Mepco HR-järjestelmä täydentää tilitoimiston palvelutarjontaa
Priima Yrityslaskenta Oy otti Mepcon käyttöön vuoden 2018 alussa, kun vanha järjestelmä poistui käytöstä ja tilalle tarvittiin monipuolinen ohjelmistoratkaisu asiakkaiden palkanlaskentaan. Priiman liiketoimintajohtaja Anna Koivula on ollut mukana projektin alusta saakka.
HR-palvelut vaikuttivat Mepcon valintaan
Rauhala Yhtiöt konserniin kuuluva Priima Yrityslaskenta Oy on valtakunnallisesti toimiva tilitoimisto, joka työllistää 20 työntekijää.
Kun Priiman palkkatiimi lähti kartoittamaan mahdollisuuksia korvaavan järjestelmän löytämiseksi, Koivulan mukaan oli selvää, että asiakkaille haluttiin pystyä myös jatkossa tarjoamaan HR-palveluita.
– Tässä kartoitustyössä meillä oli koko palkkatiimin porukka mukana tutkimassa eri vaihtoehtoja. Siinä kohtaa tehtiin myös se päätös, että meillä täytyy olla edelleen se vankin mahdollinen järjestelmä, jotta pystymme tuottamaan mahdollisimman monipuolisesti asiakkaille palkanlaskentaa, Koivula kertoo.
Lopuksi Mepco valikoitui nimenomaan HR-ominaisuuksien ja hyvien integraatiomahdollisuuksien vuoksi.
– Mepcon myötä tuli uutena mahdollisuutena rekrytointipalikka, sitähän meillähän ei ollut aiemmin asiakkaille tarjota.
Manuaalisten työvaiheiden väheneminen tuo tehokkuutta
Koivula myöntää, että ohjelman sisäistäminen vaati alussa totuttelua sekä Priiman omalta tiimiltä että heidän asiakkailtaan.
Tulokset alkoivat kuitenkin näkyä nopeasti. Onnistumiseen vaikutti Koivulan mukaan se, että Priiman palkkatiimi oli ajanut projektia omatoimisesti eteenpäin ja oli hyvin sitoutunut.
Erityisen ilahduttavana Koivula pitää sitä, että uuden järjestelmän myötä asiakkaiden prosesseja saatiin tehostettua kokonaisvaltaisesti.
– Sitä mukaa kuin asiakkaita on saatu siirrettyä Mepcoon, heitä on saatu myös kehittämään prosessejaan, eli on tehty liittymiä työvuoro-ohjelmistoon sekä kirjanpitoon.
Muutos näkyy Koivulan mukaan manuaalisten tehtävien ja manuaalisen tiedon syöttämisen vähentymisenä. Hyödyt eivät Koivulan mukaan kuitenkaan lopu tähän.
– Jos näitä hyötyjä mietitään, niin räätälöitävät raportit ovat Mepcossa tosi hyviä. Toinen hyvä puoli Mepcossa ovat roolipohjaisuudet, Koivula listaa.
Mepco sujuvoittaa HR-tehtäviä ja rekrytointia yrityksissä
Mepcon avulla Priima Yrityslaskennan asiakkaat ovat voineet tehostaa henkilöstöhallinnon prosesseja, kuten työsuhteen avaamisia, poissaoloilmoituksia ja lomahakemuksia. Kun tiedot on kerran syötetty, niitä ei tarvitse täyttää lomakkeisiin toistamiseen manuaalisesti.
Anna Koivulan mukaan mahdollisuudet eivät kuitenkaan rajoitu pelkkiin lomakkeisiin.
– Olemme tehneet myös pidemmälle vietyjä HR-räätälöintejä, esimerkiksi koulutuksista ja perehdyttämissuunnitelmista.
Joillekin asiakkaille Mepcon käyttöönotto on ollut myös pidemmän kartoituksen tulos, jonka tarkoituksena on ollut vähentää käytössä olevien ohjelmistojen ja niistä aiheutuvien kulujen määrää.
– Asiakkaalla on saattanut olla vaikka oma erillinen HR-järjestelmä, mutta Mepcon myötä on siirrytty käyttämään Mepcon HR:ää ja sen rekrytointia, jolloin asiakkaalla on käytössä aidosti yksi HR- ja palkkajärjestelmä, Koivula selittää.
Intuitiivinen Web-työpöytä tehostaa henkilöstöhallintoa
Mepcon sähköinen Web-työpöytä saa Koivulalta kiitosta erityisesti helppokäyttöisyydestään. Hän kehuu näkymää ”nykyaikaiseksi” ja ”simppeliksi”.
Suurimmiksi hyödyiksi Priiman liiketoimintajohtaja listaa työvaiheiden automatisoinnin, joka vähentää manuaalisten tietojen syöttämistä ja sen myötä myös mahdollisia näppäilyvirheitä.
Työpöydän käyttöönotto on vaihdellut Koivulan mukaan yrityksen mukaan:
– Joissakin yrityksissä prosessi menee siten, että HR-yhteyshenkilö avaa työsuhteet ja hoitaa asiat. Sitten on myös niitä yrityksiä, joissa työntekijät itse kirjaavat sinne muuttuneet yhteystietonsa ja laittavat lomahakemukset tulille tai täyttävät jonkun koulutustarvelomakkeen.
Koivulan mukaan tämä joustavuus kuuluukin Mepcon suuriin vahvuuksiin:
– Mepcossa on se hyvä puoli, että asiakas voi itse päättää, miten haluaa sisäisesti järjestää ja roolittaa asiat – se on ohjelman puolesta mahdollista.
Mepco näyttää suuntaa palkanlaskennan tulevaisuudelle
Anna Koivula on vakuuttunut, että HR-prosessin liittäminen osaksi palkanlaskentaa tulee lisääntymään tulevaisuudessa.
Koivulan mukaan yrityksissä ollaan havahduttu siihen, että ne Excelit ja käsin allekirjoitettavat Wordit syövät todella paljon aikaa. Kun yrityksessä sitten syystä tai toisesta tulee tarvetta päivittää ohjelmia, tämäkin aspekti nousee todennäköisesti esille.
– Kun tulee tietoisuus siitä, ettei tarvitse välttämättä itse omistaa sitä ohjelmaa, vaan tilitoimistoilla on näitä tarjota, voidaan välttää omia ohjelmistokustannuksia kertahankintoina. Silloin voidaan helposti palkanlaskennan yhteydessä laittaa myös HR-asioita kuntoon, Koivula kiteyttää.
Anna Koivula työskentelee Priima Yrityslaskennassa liiketoimintajohtajana.
