Mepco päihitti vanhan järjestelmän – Finn-Powerin palkkahallinto ja HR toimivat modernisti ja palvelevat uusia tarpeita

Finn-Power on teollisuusyritys, jossa työskentelee satoja ihmisiä erilaisissa tehtävissä: tehtaassa tuotantopuolella, toimistossa mm. suunnittelutehtävissä, sekä huollossa ja asennuspuolella. Pia Ylelä toimii Suomessa henkilöstöpäällikkönä ja on tätä kautta tutustunut Mepcon palkka- ja HR-järjestelmään.

Kun vanha järjestelmä ei enää taivu tarpeeksi, on aika vaihtaa uuteen

Jokunen vuosi sitten Finn-Powerilla havahduttiin siihen, että olemassa oleva HR- ja palkkahallinnon järjestelmä oli tullut tiensä päähän. Oli aika päivittää sitä tai vaihtaa kokonaan uuteen järjestelmään. Näistä päädyttiin jälkimmäiseen ja uudeksi järjestelmäksi valikoitui Mepco.

– Muutos olisi joka tapauksessa ollut iso, oli valinta sitten vanhan päivitys tai uuden järjestelmän käyttöönotto, Ylelä summaa.

Kokonaan uuden järjestelmän hankintaan päädyttiin, kun oli ensin mietitty, mitä toimintoja tarvitaan: Järjestelmän tuli olla helppokäyttöinen ja moderni, ja siihen haluttiin mukaan raportointimahdollisuudet. Myös automatisaatio nähtiin olennaisena ominaisuutena.

– Vanhassa järjestelmässä ei ollut riittävästi automatisaatiota ja uskoimme, että uusissa järjestelmissä sitä on hyödynnetty paremmin.

– Ostopäätökseen vaikutti myös edellisten asiakkaiden projektityytyväisyys, joka oli Mepcolla hyvä. Luotimme siihen, että projektissa pysytään aikataulussa ja hommat hoituvat hyvin, Ylelä kertoo.

Mepco on kaiken henkilötiedon masterdata

Vuodesta 2018 Finn-Powerilla on ollut käytössään sekä Mepco Palkat että Mepco Henkilöstö. Näiden lisäksi työntekijöiden käytössä on Mepco Web -työpöytä, joka toimii selaimella kaikilla mobiililaitteilla. Ylelä on tyytyväinen Mepco-kokonaisuuteen, jota käytetään jokapäiväisessä palkanlaskennassa ja henkilöstön tietojen hallinnassa.

– Tiedon hakeminen ja löytäminen Mepcosta on helppoa. Pystymme itsekin tekemään raportteja oman tarpeen mukaan – myös nopealla aikataululla, ilman asiantuntijoiden apua. Tämä nopeuttaa prosesseja merkittävästi.

Myös kaivattu automatiikka pelittää toiveiden mukaisesti.

– Automaatio on aika perusasia, joka jossain määrin toimi jo vanhassa järjestelmässä. Mepcossa se kuitenkin toimii paremmin.

– Järjestelmä laskee kaavojen avulla palkat oikein ja sähköiset lomakkeet helpottavat prosesseja. Esimerkiksi lomia ei tarvitse enää naputella käsin, vaan ne tulevat määritellyn hyväksymiskierron jälkeen automaattisesti järjestelmään, Ylelä kuvailee.

Ylelän mukaan Mepcosta löytyy kaiken henkilötiedon masterdata, ja tieto muihin tarvittaviin järjestelmiin tuodaan Mepcosta. Integraatiot muihin järjestelmiin toimivat Ylelän mukaan hyvin. Mepco on integroitu esimerkiksi työajanseurantajärjestelmään, josta tunnit ohjautuvat palkanlaskentaan oikeilla tiedoilla.

Mepcon käyttöönottoprosessi on vaativa mutta antoisa

Entä sitten käyttöönotto? Miten tämä usein haasteelliseksi ajaksi koettu vaihe sujui Ylelän mielestä?

– Meidän kokemuksemme mukaan käyttöönotto sujui tosi hyvin. Olimme tyytyväisiä, vaikka meillä oli tiukka aikataulu ja lisähaasteita siksi, että tehdas muutti samaan aikaan.

Ylelä kehuu etenkin Mepcon projektinjohtoa, joka toimi ammattimaisesti ja hoiti kaiken asiantuntevasti läpi.

– Aloitimme käyttöönoton määrittelemällä, miten palkkaprosessimme toimivat ja mitä käytännössä teemme prosesseissa. Tämän jälkeen Mepcoon tehtiin taustamäärittelyitä meidän tarpeiden mukaan, Ylelä kertoo.

– Jouduimme tekemään matkan varrella asioita itse, jotta ohjelma tuli tutuksi ja opimme käyttämään sitä paremmin. Saimme koko ajan enemmän vastuuta.

Ylelä kuvailee aikaa haastavaksi, mutta mielenkiintoiseksi. Hänestä oli hyvä, että ohjelma tuli tutuksi jo käyttöönottovaiheessa.

– On hyvä, että me itse teimme käyttöönoton, koska me itse myös käytämme järjestelmää.

Taustamääritysten ja prosessien määrittelyn jälkeen järjestelmää testattiin käytännössä. Kun testivaiheessa huomattiin jotain virheellisyyksiä, tehtiin prosesseihin tarvittavia korjausliikkeitä.

Omien kokemustensa pohjalta Ylelä vinkkaa miettimään, olisiko jokapäiväisiin tehtäviin syytä ottaa käyttöönottovaiheeseen lisäapua. Näin on helpompaa keskittyä ohjelman käyttöön ja rakentamiseen. Uuden järjestelmän käyttöönotto – kuten vanhan päivityskin – on kuitenkin aina kaiken muun työn ohessa tehtävä lisäprojekti.

Aina on varaa kehittää tekemistä lisää

Tällä hetkellä Finn-Powerilla käytetään Mepcoa vaihtelevasti ja sillä on monenlaisia käyttäjäryhmiä: esimiehet näkevät heille rajattuja asioita, matkahallinnolla on toisenlainen näkymä ja IT katsoo järjestelmää omasta näkökulmastaan.

– Alkuun työntekijät kävivät ahkerasti katsomassa omia tietojaan, mutta into on hieman laantunut. On kuitenkin koettu hyväksi, että henkilöstö pääsee näkemään tietonsa.

Vaikka Ylelä ei pysty suoraan kertomaan euroissa järjestelmän tullessaan tuomia säästöjä, korostaa hän, että säästöjä on tullut.

– Meillä on ollut muutoksia myös työajanseurantajärjestelmässä ja tämä muutosprosessi on yhä käynnissä. Voidaan silti sanoa, että säästöjä on tullut, kun enää ei ole paperisten lomakkeiden käsittelyä ja palkkatapahtumat ynnä muut toimivat automaattisesti.

– Uskomme, että pitkässä juoksussa tullaan näkemään ajansäästöä paljon.

Ajansäästön lisäksi uudella järjestelmällä haettiin myös parempia raportointimahdollisuuksia. Vaikka raportointi on kehittynyt jo nyt, kokee Ylelä, että prosesseissa on aina jotain kehitettävää.

– Kunhan saamme kaikki uudet järjestelmät käyttöön ja jää enemmän aikaa, voimme miettiä, mitä voimme tehdä vielä paremmin.

Kuten liiketoiminta kaiken kaikkiaan, on myös HR jatkuvaa kehitystyötä. Kun käytössä on modernit järjestelmät ja prosessit on hiottu sujuviksi, on kaikki kehitystyö helpompaa.

Pia Ylelä toimii Finn-Powerilla henkilöstöpäällikkönä. Hän vastaa Suomen ja Suomen alla olevien kiinteiden toimipaikkojen henkilöstöasioista, joihin sisältyvät myös palkanlaskenta ja matkahallinto.