Mutkaton tuntikirjaus helpottaa Työtehoseuraa
Kirjaamo täytti työajanseurannan vaatimukset
Mepco HR ja Mepco Palkat otettiin koulutus- ja tutkimusorganisaatio Työtehoseurassa käyttöön vuonna 2014. Vanhasta, vahvasti Työtehoseuralle räätälöidystä tuntikirjausjärjestelmästä oltiin luopumassa loppuvuodesta 2015 ja tuntikirjaus piti saada hoitoon uudella tavalla.
”Järjestelmän ylläpito alkoi olla hankalaa”, kertoo Työtehoseuran HR-asiantuntija Maarit Stenberg. ”Halusimme hajauttaa taloushallintoon ja koulutukseen liittyviä toimintoja muihin ohjelmistoihin, ja päätimme samalla luopua vanhasta järjestelmästä kokonaan.”
Stenberg kuuli Kirjaamosta ensimmäisen kerran Mepco HRM-käyttäjäpäivillä. ”Halusimme harkita sen käyttöönottoa, koska tuntui helpottavalta ajatukselta, että kaikki henkilöstöön liittyvät työt hoituisivat yhden ja saman järjestelmän sisällä”, hän kertoo.
Tavoite toteutui: mutkaton tuntikirjaus
Tuntikirjausjärjestelmää yksinkertaistettiin Työtehoseurassa reilusti samalla, kun Kirjaamo otettiin käyttöön. Visiona oli kirjata kulut ja työtunnit mahdollisimman helposti.
”Työtehoseura on osittain julkisrahoitteinen laitos, joten kulut ja työtunnit täytyy kohdentaa tarkasti eri kustannuspaikoille. Aiempaan järjestelmään verrattuna kirjaaminen on huomattavasti helpompaa nyt, kun Kirjaamo on käytössä. Myös työntekijämme pitävät sitä helppokäyttöisenä”, Stenberg kehuu.
Kirjaamon käyttöönotto Työtehoseurassa oli helppoa ja suoraviivaista. Lokakuun lopulla 2016 aloitetussa projektissa käytettiin Kirjaamoa jonkin aikaa rinnan vanhan järjestelmän kanssa, ja vuoden 2017 alusta pelkästään Kirjaamoa. Stenberg tuntee, että ratkaisu oli oikea: ”Määritykset, joita tehtiin olivat helppoja ja kevyitä, ja käyttöönotto sujui oikein mallikkaasti”, hän tiivistää.
Työsuhteen elinkaaren hallinta ja palkanlaskenta samassa paketissa
Accountor HR valikoitui Työtehoseuran kumppaniksi alun perin vuonna 2014, kun tarjolla oli sekä HR-järjestelmä että palkkajärjestelmä. Ohjelmiston monipuolisuus vakuutti Työtehoseuran.
Työskentely Accountor HR:n konsulttien kanssa on ollut Stenbergin mukaan tiivistä ja hyvää.
”Konsultit ovat olleet ammattitaitoisia ja pidän siitä, että tehdyt asiat dokumentoidaan tarkasti, mikä vie asioita nopeammin eteenpäin. Jos meillä on ollut kysymyksiä tai haasteita, ne selvitetään nopeasti ja hyvin.”
Vaikka Kirjaamo on suhteellisen uusi tuote, sen käyttö ei Stenbergin mukaan ole sisältänyt juurikaan yllätyksiä tai bugeja. ”Ja vaikka pieniä ongelmia olisikin, ollaan kaukana katastrofista”, hän nauraa.
Isompiinkin asioihin on löytynyt vastaus. Työtehoseurassa toivottiin esimerkiksi pääkäyttäjyyttä, ja ensimmäisen päivityksen yhteydessä sellainen saatiin. ”Kehitystoiveisiin on suhtauduttu positiivisesti ja niitä on toteutettu”, Stenberg kertoo.
”Kannattaa valita Kirjaamo, jos hakee helppokäyttöistä tuntikirjausjärjestelmää, joka on tätä päivää.”
Stenberg sanoo, että käytettävyyden puolesta Kirjaamo on järjestelmänä niin helppo, että ansaitsee kouluarvosanaksi 9.
”Esimiehen työ hyväksyntäpuolella on vielä hieman haasteellista, ja sen käyttöä vieroksutaan meillä jonkin verran, kun muutos aiempiin käytäntöihin on melko iso. Toisaalta, Kirjaamo on ollut vasta kolmisen kuukautta käytössä ja tottumus tulee varmasti ajan kanssa.”
Kaiken kaikkiaan Stenberg on tyytyväinen Työtehoseuran tuntikirjausjärjestelmään.
”Aiempi järjestelmämme oli kankea ja vei paljon kouluttajien aikaa. Nyt he voivat keskittyä tuntien kirjaamisen sijaan oikeisiin töihin. Jos hakee helppokäyttöistä tuntikirjausjärjestelmää, joka on tätä päivää ja mutkaton ottaa käyttöön, kannattaa valita Kirjaamo.”
