Keikkatyö ja sijaiset tehokkaasti osaksi työvuorosuunnittelua
Keikkatyön ja sijaistarpeiden hallinta on monelle yritykselle jatkuva haaste. Sairastumiset, sesonkivaihtelut, lomakaudet ja äkilliset asiakasmäärien muutokset voivat aiheuttaa tilanteita, joissa työvuoroon tarvitaan tekijä nopealla aikataululla. Miten varmistaa tehokkaasti, että oikea henkilö on oikeassa paikassa oikeaan aikaan?
Monessa organisaatiossa avoimien vuorojen täyttäminen perustuu edelleen soittorumbaan, sähköposteihin ja erillisiin Excel-taulukoihin. Aikaa kuluu turhaan ja työvuoro saattaa jäädä täyttämättä.
Lisäksi henkilöstökustannusten hallinta ja työntekijäkokemuksen kehittäminen ovat organisaatioille entistä tärkeämpiä tavoitteita. Digitaalinen keikkatyön hallinta auttaa ratkaisemaan nämä haasteet ja tekee työvuorosuunnittelusta entistä vaivattomampaa.
Miten löydät sijaiset nopeasti ja kustannustehokkaasti?
Monessa organisaatiossa sijaisjärjestely on edelleen pitkä ja manuaalinen prosessi: työntekijä ilmoittaa poissaolosta, esihenkilö selvittää sopivat tekijät, soittaa puheluita ja tarkistaa työaikamääräykset sekä vaaditut pätevyydet. Se vie aikaa ja on altis virheille. Erityisesti aloilla, joilla vuorot ja osaamisvaatimukset vaihtelevat ja poissaolot vaikuttavat suoraan palvelun laatuun tai tuotantoon.
Helppokäyttöinen keikkatyösovellus on ratkaisu tähän ongelmaan. Sen sijaan, että esihenkilö käyttäisi aikaa sopivan tekijän etsimiseen, järjestelmä auttaa löytämään avoimeen vuoroon soveltuvat henkilöt automaattisesti. Työvuorojen suunnittelu onnistuu myös samassa sovelluksessa tai on yhdistettävissä erilliseen työvuorosuunnitteluohjelmistoon.
Näin manuaalinen työ vähenee huomattavasti, resurssien hallinta on tehokkaampaa ja viestintä on parempaa kaikille osapuolille.
Seuraavaksi kerromme vaihe vaiheelta, miten tämä toimii käytännössä.
Vaihe 1: Julkaise avoin vuoro hetkessä
Kun äkillinen tarve sijaiselle ilmenee, avoin vuoro voidaan julkaista välittömästi järjestelmästä ilman erillisiä puhelukierroksia. Soveltuvat työntekijät tai keikkatyöntekijät saavat tiedon avoimesta vuorosta suoraan mobiilisovellukseen, mikä nopeuttaa reagointia merkittävästi verrattuna perinteisiin toimintatapoihin.
Vaihe 2: Kohdenna vuorot oikeille osaajille
Pelkkä vapaa työntekijä ei aina riitä. Monilla aloilla vuoron täyttävän henkilön täytyy täyttää myös osaamis- ja pätevyysvaatimukset. Keikkatyösovellus voi huomioida esimerkiksi:
- työntekijän osaamisen
- toimipisteen
- saatavuuden
- voimassa olevat työaikamääräykset
- työntekijän työvuorotoiveet.
Näin avoimet vuorot kohdistuvat henkilöille, jotka voivat aidosti ottaa vuoron vastaan.
Vaihe 3: Hyväksy vuoro nopeasti
Työntekijä näkee avoimen vuoron mobiilisovelluksestaan ja voi hyväksyä sen nopeasti ilman ylimääräistä viestittelyä. Samalla esihenkilö näkee reaaliaikaisesti vuorojen tilanteen, mikä nopeuttaa päätöksentekoa ja vähentää hallinnollista työtä.
Mitä hyötyjä yritys saa keikkatyösovelluksesta?
Kun keikkatyö, sijaiset ja työvuorosuunnittelu toimivat saumattomasti yhdessä, hyödyt näkyvät koko yrityksessä.
“Nappia painamalla saat lähetettyä vuorokutsun sadoille sijaisille, ja siitä eteenpäin homma hoituu helposti aina sijaisen palkan maksuun asti. Manuaalinen työ vähenee merkittävästi ja työntekijä saa palkkansa oikein ilman turhia manuaalisia tiedonsiirtoja.” Aleksi Ojala, varhaiskasvatuksen järjestelmäasiantuntija, Pilke päiväkodit
Operatiiviset hyödyt
- Avoimet vuorot täyttyvät nopeammin.
- Manuaalinen koordinointi vähenee.
- Esihenkilöiden aikaa vapautuu muihin tehtäviin.
- Resurssit saadaan käyttöön tehokkaammin.
- Työvuorojen hallinta mistä ja milloin vain.
- TES-tulkittu palkka- ja laskutusaineisto automaattisesti.
Taloudelliset hyödyt
- Vähemmän ylitöitä.
- Pienempi tarve ulkopuoliselle työvoimalle.
- Parempi työvoiman hyödyntäminen.
- Parempi kustannusten ennakoitavuus.
Henkilöstön hyödyt
- Enemmän vaikutusmahdollisuuksia työvuoroihin.
- Parempi työntekijäkokemus.
- Tasapuolisempi vuorojen jakaminen.
- Vapaus valita lisävuoroja tilanteen mukaan.
- Parempi asiakaskokemus henkilöstövuokrausyrityksille.
Älykästä vuorojen jakamista: oikeat tekijät oikeisiin vuoroihin
Keikkatyösovelluksen avulla vuorojen jakaminen voidaan tehdä fiksusti automaattisten varaussääntöjen mukaan. Niiden avulla voidaan määritellä, missä järjestyksessä vuorotarjoukset lähetetään eri työntekijäryhmille (pooleille). Vuoron voi tarjota esimerkiksi ensin työkohteen omille keikkalaisille, ja vasta tietyn ajan kuluttua laajemmalle joukolle.
Esimerkiksi:
- Vaihe 1: Vuoro tarjotaan ensin työkohteen omille keikkalaisille.
- Vaihe 2: Jos vuoroa ei varata kolmen tunnin kuluessa, se avautuu toiselle, laajemmalle poolille.
Lisäksi vuoroille voidaan asettaa erikoistaitovaatimuksia, jolloin vain pätevät työntekijät voivat varata vuoron ja varmistetaan riittävä osaaminen.
Keikkatyöläisen kokemukset keikkojen hallinnasta
Keikkalaisen näkökulmasta mobiilisovellus on avainasemassa. Keikkatyösovelluksesta työntekijä näkee:
● Avoimet vuorot: Kaikki tarjolla olevat vuorot listana tai kalenterinäkymässä.
● Omat vuorot: Tulevat ja menneet työvuorot.
● Lisätiedot ja liitteet: Työkohteen yleistiedot ja perehdytysmateriaalit, joihin voidaan vaatia lukukuittaus.
● Viestintä: Kaksisuuntainen viestintä esihenkilön kanssa sekä yleiset tiedotteet.
Työntekijä voi varata vuoron yhdellä klikillä. Tieto siirtyy välittömästi eteenpäin. Prosessi on nopea ja läpinäkyvä kaikille osapuolille.
Yhteenveto
Keikkatyön ja sijaisten hallinnan ei tarvitse olla irrallinen osa hr-suunnittelua. Kun avoimet vuorot, työvuorosuunnittelu ja keikkatyöntekijöiden hallinta yhdistetään samaan kokonaisuuteen, aukot työvuoroissa voidaan täyttää nopeammin, henkilöstökustannuksia hallita paremmin ja työntekijäkokemusta kehittää samanaikaisesti.
Modernit työvuorosuunnitteluratkaisut ja digitaaliset keikkatyöpalvelut auttavat organisaatioita löytämään oikeat osaajat oikeaan paikkaan oikeaan aikaan myös silloin, kun henkilöstötarve muuttuu nopeasti.
Täytä avoimet vuorot minuuteissa
Fingao Gigs keikkatyön sovelluksessa luot ja julkaiset avoimet vuorot hetkessä. Työntekijä saa ilmoituksen heti omaan puhelimeensa ja vuoron hyväksyminen sujuu muutamalla klikillä.
Usein kysytyt kysymykset keikkatyöstä
Keikkatyö tarkoittaa tilapäistä tai tarpeen mukaan tarjottavaa työtä, jossa työntekijä voi ottaa vastaan yksittäisiä työvuoroja tai lyhyitä työjaksoja.
Työvuorosuunnittelu- ja keikkatyöohjelmiston avulla avoimet vuorot voidaan julkaista välittömästi soveltuville työntekijöille mobiilisti.
Kyllä. Modernit järjestelmät voivat automatisoida avoimien vuorojen julkaisemisen, kohdentamisen ja hyväksymisen. Lisäksi tiedot tehdyistä töistä siirtyvät helposti palkanmaksuun.
Lue myös:
Työvuorosuunnittelu kaupan alalla – näin teet työvuorolistat sujuvasti
Saako työvuorolista olla näkyvillä ravintola-alalla?
