Mikä tekee Mepcon sähköisestä allekirjoituksesta erityisen?

Mepco Allekirjoitus tuottaa enemmän lisäarvoa yritykselle kuin perinteiset sähköisen allekirjoituksen työkalut.

Kyseessä on saumaton kokonaisratkaisu, jossa mihin tahansa Mepcon työnkulkuun voidaan liittää allekirjoitusprosessi, mikä tuo yritykselle helppokäyttöisyyttä ja joustavuutta. Olipa kyseessä sitten työsuhdeasia tai mikä tahansa muu tilanne, jossa yrityksellä on tarve saada vahvalla tunnistautumisella varmennettu sähköinen allekirjoitus dokumenttiin, se on mahdollista Mepco Allekirjoituksen avulla täysin sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta.

Mepcon sähköinen allekirjoitus on muutakin kuin pelkkä allekirjoitus

Perinteinen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu antaa mahdollisuuden vain sähköiseen allekirjoitukseen, eikä paljon muuta. Dokumenttien käsittelyyn jää vaihteleva määrä manuaalisia työvaiheita, joista osa suoritetaan HR- tai palkkajärjestelmässä ja osa niiden ulkopuolella. Integraatiot saattavat tuoda apuja yksittäisiin osiin prosessissa, mutta harvoin käyttäjän käsin tekemistä ylimääräisistä toimenpiteistä päästään kokonaan eroon.

Tämä näkyy käyttäjälle irrallisina työvaiheina ja katkoina muuten hienosti soljuvassa prosessissa. Vaikka HR-järjestelmään tallennetut tiedot saisi siististi koostettua työsopimusdokumentiksi, se ei välttämättä siirry automattisesti allekirjoitukseen. Allekirjoituksen osapuolet saattavat olla suoraan tunnistettavissa työsuhde- tai organisaatiotiedoista ja silti ne joudutaan naputtelemaan käsin allekirjoitusratkaisuun. Lopulta, kun henkilöt on tunnistettu ja sähköiset allekirjoitukset on kerätty onnellisesti, dokumentit pitää vielä pyöritellä manuaalisesti arkistoihin ja rekistereihin. Prosessi on muuttunut sähköiseksi, mutta dokumentin käsittelyssä saa helposti kulumaan tulostettua versiota vastaavan ajan. Suurin hyöty, säästetty työaika, ei realisoidu ainakaan täydessä mittakaavassa.

Mepco Allekirjoitus on täysin integroitu osa muuta henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan kokonaisratkaisua. Edellä mainituista manuaalisista työvaiheista ei tarvitse erikseen huolehtia, sillä ne tapahtuvat automaattisesti, tietoturvallisesti ja ennen kaikkea käyttäjäystävällisesti. Kaikki esimerkiksi työsopimuksen teossa vaadittava tieto on suoraan käytettävissä allekirjoitusprosessissa, ja dokumentit arkistoidaan Mepcoon automaattisesti.

Mepco Allekirjoituksella hoidat kaikki nämä allekirjoitusprosessin vaiheet:

1. Sähköinen allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella
Allekirjoitusprosessi voidaan liittää osaksi mitä tahansa Mepcon työnkulkua eli lomakeprosessia. Allekirjoitettavat dokumentit muodostetaan automaattisesti järjestelmässä käsiteltävien tietojen perusteella.

2. Dokumenttien lähetys allekirjoittajalle
Dokumenttien allekirjoittajat päätellään automaattisesti ja he saavat reaaliaikaisesti tiedon odottavasta allekirjoituksesta. Voit unohtaa tulostamisen ja postittamisen.

3. Dokumenttien arkistointi
Allekirjoittamisen jälkeen lomakkeet löytyvät Mepcosta ilman erillistä tallennusta ja arkistointia. Esimerkiksi allekirjoitettu työsopimus muodostuu Mepcoon suoraan henkilön tietoihin.

4. Järjestelmä hoitaa herätteet automaattisesti
Ilmoituksia saapuneista dokumenteista ei tarvitse lähettää itse. Allekirjoitettavien dokumenttien etenemistä voi myös seurata suoraan Mepcosta.

Mepco Allekirjoitus on tietoturvallinen tapa allekirjoittaa ja käsitellä lomakkeita

Sähköinen allekirjoitus vaatii vahvan tunnistautumisen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, jolloin tietoturva paranee. Prosessi on täysin sähköinen, eikä dokumentteja käsitellä tai säilytetä missään järjestelmän ulkopuolella. Ne eivät siis pääse unohtumaan työntekijän tietokoneelle, sähköpostiin, tulostimeen, työpöydälle, saati faksiin, eikä tietosuoja vaarannu. Dokumentit ovat myös aina löydettävissä ja oikeiden henkilöiden nähtävillä järjestelmässä. Lisäksi dokumenteille voidaan määritellä säilytysaika ja ne on mahdollista siivota järjestelmästä hyvässä GDPR-hengessä.

Tietoturva säilyy koko prosessin läpi!

Tutustu sähköiseen allekirjoitukseen tästä!