Oho mikä moka! Miten vähentää virheitä kunnan HR- ja palkkahallinnossa?

Kunnan HR- ja palkkahallinnon virheet ovat valitettavia: pahimmillaan tuhannet työntekijät saavat esimerkiksi väärin lasketun palkan. Harmi vaikuttaa vähintäänkin työilmapiiriin. Pitkällä tähtäimellä ongelmat näkyvät jopa kunnan imagossa ja vaikeutena houkutella uusia työntekijöitä.

HR- ja palkkahallinnossa pienetkin virheet ovat suuri työllistäjä. Jo kerran tehtyyn työhön palaaminen vie aikaa muilta töiltä ja kulut suhteessa tuottavuuteen kasvavat. Mitä jätetään silloin tekemättä? Tai mistä otetaan rahat virheiden korjaamiseen?

Kenen syytä tämä on?

Jos virhe on jo sattunut ja maito maassa, on tietysti tärkeintä korjata tapahtunut. Heti hyvänä kakkosena on syyllisten etsiminen – tai vakavasti puhuen syyn paikallistaminen, jotta estettäisiin virheen toistuminen.

Hyvin usein virhe johtuu ihmisestä: tietämättömyys tuottaa vääriä valintoja tai huolimattomuus liian nopeaa “ok”-valinnan klikkausta. Onko varsinainen syy kuitenkaan aina ihmisen?

Väitän, että suurin syyllinen on prosessi.

Ongelmia syntyy, kun perinteinen paperisiin lomakkeisiin perustunut prosessi siirretään sellaisenaan järjestelmään. Digitoidaan eikä digitalisoida HR- ja palkkahallintoa. Tuloksena on liian monimutkainen systeemi, jossa on liian helppo tehdä vääriä valintoja.

Virheiden korjaamisesta virheiden ehkäisyyn

Meiltä pyydetään usein työkaluja virheiden korjaamiseen. MepcoPro -järjestelmässä toki on tiettyjä tilanteita varten Rästikäsittely -ominaisuus, mutta parasta olisi ennaltaehkäistä virheet tykkänään. Lähtökohta tulisi aina olla aikataulussa ja kerralla oikein valmistunut työ.

Virheettömyys lähtee prosesseista. Kun prosesseja sähköistetään, tulisi ne arvioida uudelleen. Voidaanko turhia prosessin vaiheita poistaa ja luoda tilalle oletuksia? Näin suurimmassa osassa tapauksia ihmisen tekemien valintojen määrä pienenee ja samoin käy virheen todennäköisyydelle.

Järjestelmän tulisi muutenkin palvella käyttäjäänsä ja ohjata tekemään oikeita valintoja. Esimerkiksi kenttien välisillä sidonnaisuuksilla ja järjestelmään asetetuilla tarkistuksilla tehdään virheelliset valinnat vaikeiksi tai jopa mahdottomiksi.

Kun virkasuhteita ja palkansaajia on parhaimmillaan tuhansia, on pakko voida luottaa järjestelmän apuun. Inhimilliset resurssit eivät kertakaikkiaan näin suuressa mittakaavassa riitä.

Paikanna prosessin riskikohdat

Matka virheettömäksi HR- ja palkkahallinnoksi kannattaa aloittaa omien prosessien tarkastelulla. Missä vaiheissa virheitä sattuu? Kun pullonkaula on tunnistettu, voidaan miettiä, korjaantuisiko se järjestelmällä vai tarvitaanko vaikkapa työntekijöiden lisäkoulutusta.

Autamme mielellämme sinua eteenpäin. Kun olet paikantanut ongelman, lähetä meille viesti ja pyydä meitä kertomaan, korjaantuisiko virhepaikka järjestelmän avulla. MepcoPro voi hyvinkin auttaa vähentämään tietyn virheen mahdollisuutta prosessissa.

Tutustu ratkaisuun tästä!