Resurssipohjainen työvuorosuunnittelu on avain yrityksesi menestykseen

Nykyajan työelämässä joustavuus ja tehokkuus ovat avainasemassa. Yritykset etsivät jatkuvasti uusia tapoja optimoida toimintaansa, parantaa työntekijöidensä sekä asiakkaidensa tyytyväisyyttä ja vastata nopeasti muuttuviin markkinatilanteisiin. Tämän monitahoisen haasteen edessä resurssipohjainen työvuorosuunnittelu on noussut esiin merkittävänä työkaluna.

Lue tästä blogista lisää, mitä resurssipohjainen työvuorosuunnittelu oikein on, mitä etuja se tarjoaa ja mistä lähteä liikkeelle.

Resurssipohjainen työvuorosuunnittelu keskittyy oikeiden ihmisten sijoittamiseen oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan. Toisin sanoen resurssipohjainen työvuorosuunnittelu auttaa yritystä suunnittelemaan työvuoroja asiakasvirtojen mukaan, jolloin resurssit käytetään tehokkaasti niin, ettei kiire kuormita työntekijöitä tai heikennä asiakaspalvelua.

Resurssipohjaisen työvuorosuunnittelun 4 etua

Resurssipohjainen työvuorosuunnittelu hyödyttää kaikkia osapuolia – yritystä, työntekijöitä ja asiakkaita.

Tehokkuuden parantaminen

Resurssipohjaisella työvuorosuunnittelulla voidaan merkittävästi parantaa työvoiman käyttöä, vähentää ylityötunteja ja minimoida aikaa, jolloin työntekijät ovat paikalla ilman tuottavaa työtä. Kun työvuorot suunnitellaan tarkasti vastaamaan todellista tarvetta, työn tuottavuus kasvaa.

Joustavuus

Tämä suunnittelutapa mahdollistaa suuremman joustavuuden muutoksissa, kuten äkillisissä sairaustapauksissa tai kysynnän vaihteluissa. Koska suunnittelu perustuu resurssien todelliseen saatavuuteen ja tarpeeseen, on helpompi tehdä nopeita muutoksia suunnitelmiin.

Työntekijöiden tyytyväisyyden lisääminen

Työntekijöiden tyytyväisyyteen vaikuttaa oleellisesti työn kuormittavuus. Jatkuva kiire aiheuttaa stressiä, uupumusta ja lisää tyytymättömyyttä työhön. Toisaalta myös sekin, ettei ole tarpeeksi tekemistä työpäivän aikana voi johtaa tyytymättömyyteen.

Resurssipohjaisessa suunnittelussa työntekijämäärä on suhteutettu ennusteiden avulla asiakasmääriin eli työmäärään, jolloin vältetään sekä liiallinen kiire että tyhjänpanttina seisoskelu, ja työtyytyväisyys paranee.

Parempi asiakaspalvelu

Kun työvuorot suunnitellaan asiakasvirtojen mukaan, varmistetaan, että oikea määrä henkilöstöä on aina paikalla vastaamassa asiakkaiden tarpeisiin. Tämä parantaa asiakaspalvelun laatua ja nopeutta, mikä puolestaan vaikuttaa positiivisesti asiakastyytyväisyyteen, ja mikä parasta tyytyväiset asiakkaat palaavat käyttämään palveluita tulevaisuudessakin.

Miten aloittaa resurssipohjainen työvuorosuunnittelu?

Resurssipohjaisen työvuorosuunnittelun käyttöönotto vaatii selkeää ymmärrystä organisaation tarpeista, työntekijöiden taidoista ja saatavuudesta sekä joustavien työkalujen käyttöä suunnitteluprosessin tueksi. Monet yritykset käyttävät erikoistuneita työvuorosuunnitteluohjelmistoja, jotka auttavat analysoimaan tarpeita ja optimoimaan työvuoroja reaaliajassa.

Työvuorosuunnitteluohjelmamme Mepco Työvuorovelho ja Mepco Maraplan tarjoavat ratkaisun resurssipohjaiseen suunnitteluun.

Näissä työvuorosuunnitteluohjelmissa resurssitarve kullekin vuorolle muodostetaan ennusteiden ja tarkan datan perusteella. Data tuodaan ohjelmaan 15–60 minuutin tarkkuudella, jolloin sen perusteella voidaan muodostaa työvuorot mahdollisimman fiksusti.

Resurssitarve, eli kuinka monta henkilöä vuoroon tarvitaan, voidaan muodostaa esimerkiksi työpistekohtaisesti tai muun datan perusteella. Lisäksi vuoroihin voidaan määritellä tarvittavat pätevyydet, kuten anniskelupassi, lääkeluvat jne. Suunnittelussa otetaan resurssitarpeen vaihtelut eri viikonpäivinä – esimerkiksi arkisin vuoroihin voidaan tarvita selkeästi eri määrä henkilöitä kuin viikonloppuisin.

Näiden määritelmien ja datan perusteella järjestelmä muodostaa avoimet työvuorot resurssitarpeeseen pohjautuen, jolloin varmistetaan juuri oikea määrä työntekijöitä juuri oikeaan aikaan. Älykkäillä optimointitoiminnoilla hoidat koko työvuorosuunnitteluprosessin: ohjelma muodostaa tarvittavat työvuorot ja jakaa ne työntekijöille fiksusti!

Resurssipohjainen työvuorosuunnittelu tarjoaa modernin ratkaisun työvoiman hallintaan, joka hyödyttää sekä työnantajaa että työntekijää. Sen avulla voidaan saavuttaa parempi tehokkuus, joustavuus, työntekijöiden tyytyväisyys ja asiakaspalvelun laatu.

Katso myös video resurssipohjaisen työvuorosuunnittelun hyödyistä: