Työntekijän osallistaminen vähentää henkilöstöhallinnon työtä

Jos ennen työntekijöitä pyydettiin kirjaamaan lomatoiveensa kahvihuoneen seinällä olevaan paperiin, niin nykypäivänä henkilökunta kannattaa valjastaa mukaan käyttämään HR-järjestelmää.

Monesti perinteisempiin toimintatapoihin tottuneissa yrityksissä voidaan aluksi vierastaa ajatusta siitä, että henkilöstö pääsisi käsiksi HR-järjestelmään. Ehkä ajatellaan, että heidän opettaminen järjestelmän käyttöön on hankalaa, pelätään työntekijöiden negatiivista suhtautumista uutta järjestelmää kohtaan tai pelätään heidän tekevän virheitä järjestelmässä. Tämä on kuitenkin usein turha huoli.

Kun HR-järjestelmän käyttöliittymä on intuitiivinen, sen käytön oppii nopeasti. Hyvä järjestelmä ohjaa käyttäjää ja ehkäisee virheitä. Yleensä lyhyehkö koulutus riittää. Lisäksi moni haluaa itse päästä näkemään omat lomasaldonsa, lähettämään lomahakemukset tai täydentää omia henkilötietojaan. Useimmiten HR-järjestelmän käyttöönotto nähdään henkilöstön keskuudessa positiivisena asiana. Sen koetaan lisäävän avoimuutta ja läpinäkyvyyttä organisaatiossa, kun aikaisemmin tiedot ovat olleet hyvin pienen piirin saatavilla palkka- ja henkilöstöhallinnossa.

Kun esihenkilöt ja työntekijät pääsevät käyttämään HR-järjestelmää, kaikki hyötyvät. Se helpottaa huomattavasti HR- ja palkka-asiantuntijoiden työtä, kun kaikki täyttävät itse tietonsa ja lähettävät lomakkeita järjestelmän kautta. Lisäksi he näkevät järjestelmästä tarpeelliset tiedot ilman, että niitä tarvitsee kysyä henkilöstöhallinnolta tai palkanlaskennasta. Tieto kulkee sujuvasti kautta organisaation, eikä kenenkään tarvitse toimia viestinviejänä.

HR-järjestelmä mahdollistaa työntekijälle useiden asioiden tekemisen itse ilman, että siihen tarvitaan organisaation muita henkilöitä. Näin säästytään välikäsiltä ja HR:ssä voidaan keskittyä asiantuntijatyöhön rutiinien sijaan.

Esihenkilöt pääsevät helposti käsiksi oman tiiminsä tietoihin HR-järjestelmän kautta. Käsitellyt tiedot päivittyvät suoraan HR- ja palkkaohjelmaan.

HR:n tehtäväksi jää työntekijöiden ja esihenkilöiden opastus järjestelmän käyttöön. Helppokäyttöinen ja intuitiivinen ohjelma on helppo oppia. Kun opastus on tehty, työntekijät ja esihenkilöt hoitavat oman tonttinsa ja HR:n työaikaa säästyy. Näin HR- ja palkkahallinnon käytössä on reaaliaikainen data henkilöstöstä ja he voivat keskittyä asiantuntijarooleihinsa, kun tieto kulkee kaikille osapuolille kätevästi järjestelmän kautta.

Mepcossa työntekijät ja esihenkilöt voivat tehdä seuraavia asioita:

Mepcossa työntekijä voi

tarkastella ja tarvittaessa muuttaa omia perustietoja suoraan HR-järjestelmässä, kuten tilinumeroa tai osoitetietoja.
luoda lomahakemuksia ja tehdä poissaoloilmoituksia. Sen jälkeen jaksot menevät esimiehelle hyväksyttäväksi ja ne voidaan käsitellä tarvittaessa suoraan palkanlaskennassa.
katsella reaaliaikaista lomasaldotilannetta.
tarkastella historiaan kertyneitä palkkalaskelmia.
syöttää tuntitietoja tuntikirjaussovelluksen kautta esimiehelle hyväksyttäväksi.

Mepcossa esihenkilö voi

hallita työsuhteen elinkaarta: uusien työsuhteiden perustaminen, työsuhdemuutokset ja työsuhteen päättäminen.
laatia työsopimuksia. Järjestelmä tukee toimintaa erilaisten selkeiden ohjeistusten, päättelyiden ja tarkistusten avulla.
hyväksyä alaistensa tekemiä hakemuksia, kuten lomahakemuksia.
toteuttaa suorituksen johtamista (tavoitteet ja keskustelut)
toteuttaa osaamisen johtamista
raportoida ja seurata erilaisia työntekijöitä koskevien tietoja.
ottaa vastaan muistutuksia esim. määräaikaisuuden tai koeajan lähestyessä loppuaan
ottaa vastaan huomautuksia esimerkiksi hyväksymättä jääneistä lomista tai työaikakirjauksista.