Vältä virheet, suunnittele HR- ja palkkajärjestelmähankinnat kokonaisuutena

Suuri osa yrityksistä hankkii HR-järjestelmän ja palkkajärjestelmän erikseen, eikä ihmekään: palkkahallinnon ratkaisu tarvitaan heti yrityksen alkutaipaleella (ja se hankitaan usein esimerkiksi tilitoimiston palveluna), HR-järjestelmälle puolestaan on tarve vasta yrityksen kasvaessa.

Pitkällä tähtäimellä paras ja kustannustehokkain ratkaisu on hankkia heti alussa sellainen palkkahallinnon järjestelmä, joka laajenee tarpeiden muuttuessa myös HR-käyttöön. Mitä hyötyä kokonaisratkaisusta on yrityksille käytännössä?

Miksi järjestelmähankinnat kannattaa suunnitella yhdessä?

Moni HR-järjestelmähankinta päättyy kompromissiratkaisuihin, mutta miksi? Kaksi isointa syytä ovat seuraavat:

Hankkeiden vaatimusmäärittelyt tehdään puhtaasti nykytilan ja nykyisten prosessien perusteella, eikä tulevaisuuden muutostarpeita oteta huomioon.

Yrityksen järjestelmäinfrastruktuuria ei nähdä kokonaisuutena. Yllättävän harva esimerkiksi hahmottaa palkkahallinnon olevan kiinteä osa HR-prosesseja myös järjestelmämielessä!

Kun tilannetta katsoo lähempää, se on yritysten näkökulmasta oikeastaan hyvin ymmärrettävä.

HR-järjestelmähankinta pyörähtää käyntiin siinä vaiheessa, kun nykyinen palkka- tai HR-järjestelmä pysty enää vastaamaan yrityksen muuttuviin tarpeisiin. Se hankitaan useimmiten vasta yrityksen kasvaessa, kun yrityksessä kasvaa tarve täydentäville HR-prosesseille, kuten esimerkiksi osaamisen ja henkilöstön kehittämiselle.

Toisin kuin HR-järjestelmä, jokaisessa yrityksessä on alusta asti jonkinlainen palkkahallinnon ratkaisu – joko oma palkkajärjestelmä tai ulkoistettu palkkahallinto. Ongelmia tulee silloin, jos ensimmäistä palkkaratkaisua hankkiessa ei ole osattu ennakoida yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Tällöin myös HR-järjestelmähankinnassa päädytään helposti puolivillaiseen ratkaisuun.

Kokonaisratkaisun 4 hyötyä yritykselle

Jotta henkilöstödataa voisi hyödyntää kokonaisvaltaisesti, HR-järjestelmän tulee aina integroitua vähintään palkkajärjestelmään, mutta usein varsinkin pk-yrityksille paras vaihtoehto on kokonaisratkaisu, jossa palkka- ja HR-prosessit hoituvat samasta järjestelmästä.

Kokonaisratkaisussa on ainakin 4 suurta hyötyä yritykselle:

HR-prosessien kehittäminen helpottuu.

Noin puolet palkka- ja HR-järjestelmien hyödyntämästä datasta on käytännössä samaa. Mitä monimutkaisemmat prosessit ja enemmän henkilöstödataa yrityksellä on, sitä kriittisempää on myös se, että tieto liikkuu saumattomasti vähintään HR- ja palkkajärjestelmien välillä. Jos järjestelmät keskustelevat keskenään automaattisesti, kaikki kriittiset tiedot (esim. ajantasaiset henkilötiedot, loma- ja poissaolotiedot ja muut työsuhteeseen liittyvät tiedot) päivittyvät järjestelmien välillä laadukkaasti ja ilman manuaalista työtä, inhimillisen virheen riskiä tai kalliita ja jatkuvaa valvontaa vaativia integraatiokerroksia.

Tiedonkulku ja -hallinnointi helpottuvat.

Henkilöstödataa käytetään useissa eri järjestelmissä ja useisiin eri käyttötarkoituksiin, joten sen täytyy olla laadukasta ja siirtyä saumattomasti kaikkien tarvittavien järjestelmien välillä. Tietojen keskittäminen on siksi usein paras ratkaisu myös prosessienhallinnan ja henkilöstödatan käsittelyn kannalta.

Kokonaiskustannukset laskevat.

Kokonaisratkaisu laskee myös järjestelmäinfran kustannuksia pitkällä aikavälillä. Ensinnäkin erilliset järjestelmähankinnat ja käyttöönotot vaativat aina enemmän resursseja kuin yhden järjestelmän hankkiminen ja sen käytön laajentaminen jälkikäteen. Kokonaisratkaisun ansiosta säästytään lisäksi kalliilta ja työtunteja vieviltä integraatioprojekteilta.

Järjestelmäkartta selkiytyy.

Jos samasta järjestelmästä löytyvät sekä HR- että palkkapuolen toiminnallisuudet, on yrityksen kokonaisinfrastruktuuri simppelimpi ja kriittisiä integraatioita yksi vähemmän. Henkilö- ja työsuhdetiedosta muodostuu selkeä yhden lähteen master data, jota on helppo hyödyntää eri liiketoiminta-alueiden tarpeisiin.

Miksi yritykset päätyvät kompromissiratkaisuihin?

Kuten jo alussa totesin, yksi suurimmista syistä on se, ettei yrityksen prosessi- ja järjestelmäinfrastruktuuria nähdä kokonaisuutena. Jos palkka- ja HR-järjestelmien hankinnat nähdään toisistaan ja muusta järjestelmäinfrasta erillisinä palasina, päädytään järjestelmiä hankkimaan liian kapeilla kriteereillä.

Yksi iso haaste on se, että järjestelmähanke on jo kovassa vauhdissa, kun kokonaisratkaisun hyödyt huomataan, ja kesken kilpailutuksen on vaikea pistää jarrua pohjaan. Lisäksi HR-järjestelmähankkeelle voi olla palkkajärjestelmää helpompi löytää budjettia, koska siinä missä palkkaratkaisu on ns. pakollinen menoerä, HR-järjestelmä nähdään sitä useammin investointina osaamisen kehittämiseen ja sitä kautta myös liiketoimintaan.

Jos järjestelmäinfraa ja prosesseja sen sijaan tarkastellaan kokonaisuutena, huomataan että kaikkein kriittisintä on nimenomaan se, miten hyvin nämä kaksi osa-aluetta keskustelevat keskenään.

Jos siis järjestelmähankinnoista haluaa kaiken kustannus- ja liiketoimintahyödyn irti, ennen järjestelmähankkeen aloittamista pitäisi aina miettiä yrityksen – niin HR:n kuin liiketoiminnankin – pitkän aikavälin tarpeita ja lisäksi koko järjestelmäinfraa kokonaisuutena.