Näin paljon voit säästää yhtenäisen HR- ja palkanlaskentajärjestelmän avulla

Kun yrityksessä lähdetään pohtimaan uuden HR- ja/tai palkanlaskentajärjestelmän hankkimista, usein ensimmäisenä mietitään, paljonko itse järjestelmä maksaa. Pelkkää hintalappua ei kuitenkaan kannata tuijottaa, sillä lähes poikkeuksetta tehokas HR- ja palkanlaskentaohjelma tulee pidemmällä tähtäimellä yritykselle halvemmaksi. Prosesseja tehostamalla manuaalisen työn määrä vähenee, ja näin ollen kustannuksia saadaan säästettyä, kun kallista työaikaa ei heitetä hukkaan. Mepcossa poikkeuksellista on, että aikaa voidaan säästää monessa eri roolissa työskentelevältä henkilöltä, kun sekä HR- että palkanlaskentajärjestelmä ovat yhdessä.

Henkilöstöhallinnon asioihin kuluu aikaa arviolta 50 htp / kk

Olemme laskeneet auki esimerkin, jonka kautta on helpompi konkretisoida yhtenäisen HR- ja palkanlaskentajärjestelmän tuomia kustannussäästöjä.

Firma Oy:ssä työskentelee 300 henkilöä. Yrityksellä on käytössä palkanlaskentajärjestelmä, mutta ei lainkaan HR-järjestelmää.

Sen vuoksi palkanlaskennan perusprosessit hoituvat järjestelmässä, mutta kaikki muut henkilöstöön ja työsuhteiden hallintaan liittyvät asiat käsitellään järjestelmän ulkopuolella. Tiedonkulkuun käytetään muita kanavia. Esimerkiksi työntekijät kyselevät lomapäiväsaldoja sähköpostilla, ilmoittavat poissaolosta tekstiviestillä, kirjaavat lomatoiveet erilliseen Excel-taulukkoon ja ilmoittavat osoitteenmuutoksesta pikaviestisovelluksessa.

Näin paljon eri roolissa työskenteleviltä kuluu työaikaa kuukaudessa henkilöstöhallintoon liittyviin tehtäviin:

Esimiehet 30 pvä/kk
Firma Oy:ssä on yhteensä 30 esimiestä, joista jokaisella kuluu henkilöstöhallintoon liittyvien asioiden hoitoon (kuten lomat, poissaolot ja työsuhdetietojen hallinnointi) noin 2 tuntia viikossa. Tämä tekee yhden työpäivän kuukaudessa per esimies. Eli yhteensä 30 työpäivää kuussa.

Palkanlaskija 10 pvä/kk
Koska tietoa on eri kanavissa, palkanlaskijalla menee 10 päivää kuukaudessa aikaa ilmoitusten koontiin, tarkistamiseen, korjaukseen ja tietojen syöttämiseen palkanlaskentajärjestelmään.

HR 10 pvä/kk
HR:ltä menee myös 10 päivää kuussa mm. osaamisen kehittämiseen liittyviin toimenpiteisiin, raportoinnin kasaamiseen, työsuhdetietojen päivittämiseen ja tietojen keräämiseen.

Yhteensä aikaa henkilöstöhallinnon asioihin kuluu 50 päivää kuussa

Yhtenäiset HR- ja palkkaprosessit säästävät peräti 19 työpäivää kuussa

Yhtenäinen HR- ja palkanlaskentajärjestelmä säästävät organisaatiossa niin paljon aikaa, että järjestelmä maksaa itsensä hyvin pian takaisin. Yhtenäiset prosessit ja manuaalisten työvaiheiden automatisointi tuo selvää kustannussäästöä.

Esimerkkinä käyttämässämme Firma Oy:ssä otetaan käyttöön yhtenäinen HR- ja palkanlaskentajärjestelmä.

Alla kuvaamme, kuinka paljon uusi ohjelma voi säästää kussakin roolissa työaikaa

Esimiehet –50 %
Järjestelmä vähentää esimiesten manuaalisen työn määrää niin paljon, että henkilöstöasioiden hoitamiseen kuluva aika puolittuu. Näin ollen yrityksessä esimiesten aikaa kuluu jatkossa henkilöstöasioihin 30 sijaan 15 työpäivää kuussa. Tekeminen perustuu pitkälti sähköisiin hyväksyntöihin ja tallentamiseen.

Palkanlaskija –20 %
Palkanlaskijan työn määrästä napsitaan 20 %, koska säästyneen ajan tilalle tulee järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä töitä. Jatkossa palkanlaskijalta kuluu siis 10 päivän sijaan 8 työpäivää kuussa.

HR -20 %
Henkilöstöhallinnon puolella säästö on niin ikään 20 % samasta syystä kuin palkanlaskennassakin.

Näin paljon työaikaa säästyy yhteensä

Ajan säästö ei välttämättä ole kovin suuri, jos pohditaan pelkkää palkka- ja HR-puolta. Kun huomioon otetaan koko organisaatiossa säästynyt työaika, yhteisvaikutus on jo selvästi merkittävämpi.

Jatkossa Firma Oy:n palkka- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen kuluu kuussa aikaa:
palkanlaskijalta 8 työpäivää + HR:ltä 8 työpäivää + esimiehiltä 15 työpäivää
= yhteensä vain 31 työpäivää kuukaudessa

Ajan säästöä edelliseen syntyy 50 htp – 31 htp= 19 htp/kk

Aikaa säästyy peräti 209 työpäivää vuodessa

Mitä tämä sitten tarkoittaa rahassa?

Jos ajatellaan säästynyttä aikaa rahassa, voimme peilata sitä esimerkiksi keskipalkkoihin*.

Palkanlaskijan keskipalkka on 2 822 euroa / kk = 128,27 € / pvä

Esihenkilön keskipalkka on 4 245 euroa / kk = 192,95 € / pvä

HR-asiantuntijan 3 703 euroa / kk = 168,31 € / pvä

Kuukausitasolla rahallista säästöä syntyy seuraavasti:

Esihenkilöiden työaikaa säästyy 15 työpäivää kuussa = 2894,25 € / kk

Palkanlaskijan työaikaa säästyy 2 työpäivää kuussa = 256,54 € / kk

HR-asiantuntijan työaikaa säästyy 2 työpäivää kuussa = 336,62 € / kk
Yhteensä säästyy: 3487, 41 € / kk

Vuodessa rahallista säästöä syntyy täten 38 361,51 €

Todellisuudessa rahallinen hyöty voi olla vielä suurempi, sillä säästynyt työaika voidaan käyttää fiksummin, jolloin yritys voi tehdä säästyneellä ajalla tulosta! Sen vuoksi järjestelmähanketta kannattaakin aina ajatella investointina tulevaisuuteen.

*keskipalkat perustuvat koko maan palkkatietoihin vuonna 2020

Mepco-järjestelmän hinta koostuu monesta tekijästä

Koska kuitenkin Mepco-järjestelmän hintalappu kiinnostaa kerromme hieman, miten hinta muodostuu. Järjestelmän hintaan vaikuttavat mm. yrityksen koko, käyttöönottomalli, otetaanko lisäksi muita täydentäviä palveluita, millaisia integraatioita tarvitaan jne. Siksi kartoitamme ensin asiakkaan todelliset tarpeet, minkä pohjalta annamme hinta-arvion järjestelmän käyttöönotolle. Täältä löydät alkaen hinnat käyttöönottotavasta riippuen.

Saat parhaan arvion siitä, mitä HR- ja palkanlaskentajärjestelmä teidän yrityksellenne tulisi maksamaan, kun jätät meille tarjouspyynnön!

Tutustu HR-järjestelmään tästä!

Tutustu palkanlaskentaohjelman tästä!