Valjasta HR-data hyötykäyttöön ja ennakoi reagoinnin sijasta

Kuulostavatko seuraavat henkilöt ja heidän tilanteensa tutuilta? Kenties olet itse joku heistä?

Tiimiesihenkilö: Joudut tekemään tiimiisi liittyviä päätöksiä esimerkiksi työajoista kokemuspohjaisesti “mutulla” kokonaisnäkymän puuttumisen vuoksi.

HR-johtaja: Kipuilet henkilöstön korkean vaihtuvuuden kanssa vahvasti kilpaillulla toimialalla, etkä pääse kiinni vaihtuvuuden juurisyihin kuukausitason Excel-raporttien avulla.

Toimitusjohtaja: Sinun pitäisi tehdä koko organisaatiosi henkilöstöä koskeviea liiketoiminnallisia päätöksiä, mutta henkilöstöön liittyvistä tunnusluvuista on vain sumea kokonaiskuva.

Talousjohtaja: Lakisääteinen palkka-avoimuus lähestyy eikä sinulla ole selkeää kokonaiskuvaa eri työtehtäviin liittyvistä palkoista.

Ennakointia reagoinnin sijaan

Äsken mainitut esimerkit ovat monessa yrityksessä kovin yleistä. Kyseinen tiimiesimies varmasti toivoisi, että pystyisi seuraamaan tiiminsä toimintaa ja suoriutumista monen eri tunnusluvun kautta. HR-johtaja puolestaan haluaisi pystyä ennakoimaan vaihtuvuutta esimerkiksi tiimikohtaisesti tai työn kuormituksen ja sairauspoissaolojen kautta. Toimitusjohtajaakin varmasti auttaisi kovasti arjessa, kun hän näkisi kokonaisvaltaisemmin ja reaaliaikaisemmin eri mittareiden ansiosta, eteneekö esimerkiksi yrityksen henkilöstöstrategia oikeaan suuntaan.  Monet päättäjät ja esimiestahot toivovat, että voisivat reagoimisen sijasta ennakoida tulevia tilanteita paremmin.

HR-datan hyödyntäminen päätöksenteossa

HR-analytiikka, henkilöstöanalytiikka, ihmisanalytiikka tai HR-raportointi. Samalle asialle on monta suunnilleen samaa tarkoittavaa termiä, joissa kaikissa on kyse yrityksen henkilöstöstä muodostuvasta datasta ja sen hyödyntämisestä päätöksenteossa – joskus pidemmälle vietyjen mallien avulla, joskus vain listauksena asioista ja tapahtumista. Henkilöstödatan määrä ei yleensä ole haasteena, päinvastoin sitä kertyy koko ajan lisää. Kun siirrytään HR-analytiikkaan, tarvitaan strategia, jonka tavoitteena on hyödyntää sen sisältämää dataa kaikessa päätöksenteossa. Eri teknologiat sekä järjestelmät toimivat vain apuvälineinä tavoitteiden saavuttamisessa.

On hyvä muistaa, että aina kun puhutaan henkilöstöstä tai henkilöstöresursseista ja siihen kytkeytyvästä raportoinnista, puhutaan itseasiassa ihmisistä ja heidän arjestaan työssä. Ihmiset ovat jokaisen yrityksen tärkein voimavara, joten olisi varmasti ihan hyvä tietää, miten heillä menee muutenkin kuin kerran vuodessa suoritettavan henkilöstökyselyn kautta.

Talouden ja liiketoiminnan seurantaan on jo pitkän aikaa hyödynnetty tiedolla johtamisen käytänteitä, joissa erilaisia datalähteitä hyödynnetään liiketoimintapäätöksiin. Henkilöstöön liittyvää data on perinteisesti alihyödynnetty, eikä sitä yhdistetä muuhun liiketoiminnan dataan. Koska HR-data kertoo ihmisistä, sitä ei voi kuitenkaan käsitellä samalla lailla kuin talouden lukuja. Ihmisiin liittyvän tiedon hyödyntäminen on yleisesti vielä lapsen kengissä.

Syitä tähän on monia ja muutamat yleisimmät syyt ovat:    

Data on hajallaan eri henkilöstöhallinnon järjestelmissä (henkilöstöhallinto, palkka, työaika, rekrytointi, suorituksen johtaminen yms.)
Järjestelmät eivät keskustele keskenään riittävän hyvin, jolloin data on usein vaillinaista eikä anna kokonaiskuvaa
Tietojen yhdistäminen ja analyysien johtaminen hajanaisesta datasta on aikaa vievää manuaalista työtä yleisimmin Exceleiden avulla
Datan esittämiseen ja analysointiin ei ole hankittu järjestelmätuettua ratkaisua, jonka avulla dataa pystytään yhdistämään, vakioimaan ja muodostamaan tunnusluvut ja mittarit.

Tunnusluvut ja mittarit piirtävät tilannekuvan, mutta päätöksentekijä voi ryhtyä toimenpiteisiin

HR-analytiikan rooli yrityksen toiminnassa on hyvin yksinkertaisesti tuottaa yksi työkalu parempiin dataan perustuviin päätöksiin. Sen avulla voidaan katsoa taaksepäin, ennakoida tulevaa ja hyödyntää kerättyä tietoa liiketoiminnan suunnittelussa. Parhaimmillaan dataa hyödyntämällä tehdyt päätökset johtavat kasvun ja tehokkuuden nousuun ja sitä kautta yrityksen parempaan menestymiseen.

Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta?

Aivan näin helppoa se ei ole, sillä tunnusluvut ja mittarit antavat tilannekuvan, mutta viime kädessä ihminen tulkitsee ja muuttaa tiedot päätöksiksi. Tärkeintä on kuitenkin alkaa hyödyntää henkilöstöhallinnon prosesseista kertynyttä dataa monipuolisesti. Alkuun pääsee esimerkiksi tutustumalla Mepco Analytiikka -ratkaisuun, joka on kehitetty nimenomaisesti tätä käyttötarkoitusta varten. Ratkaisussa on muun muassa jo valmiina EU:n palkka-avoimuusdirektiivin mukainen palkkatasa-arvoraportointi. Direktiivi tulee voimaan kansallisesti viimeistään 2026 aikana, joten valmistautuminen kannattaa aloittaa jo nyt.

Tutustu Mepco Analytiikka-ratkaisuun tästä!