Tehokkaiden HR-prosessien avulla aikaa säästyy Nordic Regional Airlinesilla

Nordic Regional Airlinesilla on käytössä sekä Mepco Palkat että Mepco Henkilöstö -ratkaisut. Mepco Palkat on ollut yrityksessä käytössä jo vuodesta 2006 ja Henkilöstö-ratkaisu otettiin käyttöön 2013. Norrassa Mepco Web -työpöytä on käytössä työntekijöillä.

Ennen Mepcoa Norralla oli käytössä oma HR-järjestelmä, joka oli koodattu oman IT-osaston voimin. Lentoyhtiön kasvettua pienestä keskisuureksi tuli eteen kysymys nykyjärjestelmien riittävyydestä. Yhtiö kasvoi alle 300 hengen yrityksestä liki 700 työntekijän yritykseksi nopeasti.

“Teimme strategisen päätöksen, että omaa järjestelmää ei kasvateta, vaan hankimme ulkopuolisen järjestelmän, joka sopii kasvaneen yrityksen tarpeisiin. Samoihin aikoihin on uusittu myös yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä. Mepco Henkilöstö -ratkaisun valinta oli luonnollinen, sillä meillä oli jo Mepco Palkat käytössä”, kertoo HR Team Manager Sanna Sämpi.

”Sillä on suuri merkitys, että prosessit ovat kunnossa”

Ajansäästö ja se, että asiat pysyvät järjestyksessä, ovat Mepcon hyötyjä Norran henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Kun henkilöstöä on paljon, HR:n aika ei riitä manuaaliseen työhön, vaan asioita täytyy pystyä automatisoimaan tehokkaiden prosessien ja hyvän järjestelmän avulla.

“Aiemmassa järjestelmässä ei ollut mitään prosesseja valmiina, vaan kaikki piti keksiä itse. Mepcossa taas tuli paljon valmiita prosesseja ja saimme konsultilta ideoita, miten asioita voisi hoitaa fiksummin. Lisäksi lomakkeiden avulla saimme automatisoitua paljon asioita. Kun yritys kasvoi, ei HR-tiimin aika enää riittänyt manuaaliseen työhön, joten sillä on suuri merkitys, että prosessit ovat kunnossa, koska se säästää aikaa”, Sämpi kertoo.

Konkreettisena esimerkkinä Sämpi kertoo erilaisten vapaiden myöntämisen sujuvan näppärästi Mepcossa.

“Meillä on töissä paljon ihmisiä, jotka perustavat perheen työuransa aikana, joten perhevapaita myönnetään paljon. Mepcossa vanhempainvapaat ja muut vapaat pysyvät todella hyvin hallinnassa. Työntekijä hakee lomakkeella vapaan, sen jälkeen se menee hyväksyntäprosessin läpi ja tallentuu vielä palkanlaskentaan. Siinä säästetään paljon aikaa.”

”Arvostan myös Mepcossa sitä, että sitä pystyy muokkaamaan hyvin paljon omiin tarpeisiin. Prosesseja voidaan kehittää meille sopiviksi”, hän lisää.

Tieto kulkee suoraan HR:stä palkanlaskentaan yhtenäisen järjestelmän ansiosta

Palkanlaskennan ja HR:n näkökulmasta tärkeää on, että tieto kulkee saman järjestelmän sisällä.

“Kun HR:ssä tallennetaan lomake, tieto siirtyy välittömästi myös palkkoihin. Palkanlaskijan ei tarvitse enää tehdä itse muutoksia henkilöiden taakse – toisin kuin jos tieto tulisi jostakin ulkoisesta HR-järjestelmästä. Prosessi on sujuvampi, kun tieto liikkuu suoraan HR:stä palkkoihin järjestelmän sisällä”, Petri Pollarinen kertoo.

“Se on tärkeää, että meillä on toimivat liittymät ulkoisista järjestelmistä, joista työvuoromateriaalit tulevat. Tiedot ovat varmasti oikein, kun ne liikkuvat HR:n ja palkanlaskennan välillä samassa järjestelmässä. Meillä on samat oikeudet ja pääsemme tarkastelemaan samoja sivuja”, Sämpi sanoo.

Ohjelmistopalvelussa parasta ovat ylläpidon helppous ja tuki

“Arvostan, että järjestelmä on luotettava. Meidän tietokantamme on Accountorin palvelimilla, joten tieto on pilvipalvelussa. Tällöin meidän ei tarvitse ylläpitää omia servereitä, eikä vastata Mepcon ylläpidosta. Meille on helppoa, kun Accountor HR Solutions hoitaa päivitykset, ylläpidon ja varmuuskopiot”, Pollarinen kertoo.

Myös tukipalveluiden saatavuus on yksi ohjelmistopalvelun etuja, koska tuella on pääsy asiakkaan järjestelmään.

“Tuki toimii todella hyvin ja nopeasti. Ei ole väliä, koskeeko ongelma tai virhe itse järjestelmää ja sen käyttämistä tai toiminnallisia ongelmia. Tukea on nopeasti saatavilla. Pollarinen sanoo”.

“Myös päivystystuki on sujuvaa ja akuutteihin tilanteisiin saa apua erittäin ripeästi”, Pollarinen jatkaa.

Viestintä toimii hyvin sillä tulevista päivityksistä ja niiden sisällöistä tiedotetaan hyvin etukäteen.

”Tällöin pystymme hyvissä ajoissa varautumaan päivitykseen ja huomioimaan sen myötä tulevat mahdolliset muutokset omassa toiminnassamme”, Pollarinen lisää.

Pääkäyttäjäkurssi saa kiitosta

“Meillä aloitti uusi henkilö ja hänellä ei ollut Mepcosta aiempaa kokemusta. Päätimme lähettää hänet Mepcon pääkäyttäjäkurssille. Hän innostui Mepcosta täysin ja on lähtenyt kehittämään meillä esimerkiksi uusia prosesseja kurssin innoittamana. Kurssit ovat siis hintansa väärti ja aiomme lähettää muitakin sinne innostumaan”, Sämpi kehuu.

Tutustu ratkaisuun tästä!