Mepco minimoi manuaalisen työn

Taloushallinnon asiantuntijayritys Greenstep on nyt parin vuoden ajan käyttänyt Mepcoa. Yritys hankki järjestelmän käyttöönsä, kun asiakkaille haluttiin tarjota selkeästi laajempaa palvelua kuin mihin aiemmin käytössä ollut ohjelma taipui. Järjestelmäasiantuntija Maria Nevalainen hyppäsi mukaan käyttöönottovaiheessa.

Mitä monimutkaisempi TES, sitä enemmän vaaditaan palkanlaskentaohjelmalta

Nevalaisen tiimi vastaa asiakkaiden Mepcon käyttöönotoista ja hänellä itsellään on jo yli kymmenen vuoden kokemus Mepcosta. Kuten monilla muillakin tilitoimistoilla, myös Greenstepillä oli selvä syy järjestelmän käyttöönottoon: asiakkaiden monimutkaiset työehtosopimukset vaativat järeämpää palkanlaskentaohjelmaa.

Usein mutkikkaan työehtosopimuksen tulkitsemiseen tarvitaan kevyen perusohjelmiston lisäksi taulukkolaskentaohjelmia tai vastaavia kommervenkkeja. Mepco kuitenkin tarjoaa mahdollisuuden tehdä kaikki toiminnot samassa paikassa. Bonuksena sen kanssa saa mukaan myös henkilöstöhallinnon ratkaisut samassa paketissa.

On ohjelmassa toki muitakin etuja.

– Ensinnäkin pystymme itse ylläpitämään järjestelmää ja aktivoimaan toiminnot. Tämä onnistuu ilman koodareita tai ulkopuolisia järjestelmätoimittajia, Nevalainen kertoo.

– Lisäksi arvostan sitä, että Mepcossa on alusta alkaen ollut mukana robotiikkaa. Se automatisoi monta asiaa ja siten minimoi manuaalisen tekemisen.

– Kolmas asia on helposti rakennettavat ja ylläpidettävät rajapinnat.

Nevalainen kuvaileekin Mepcon rajapintoja lähes idioottivarmoiksi, joissa ei tapahdu virheitä, vaikka tietoa siirretään eri järjestelmien välillä. Tämä on merkittävä asia, joka konkretisoituu mutkikkaita työehtosopimuksia ja palkka-aineistoja pyöriteltäessä.

– Mepco tuottaa paljon erilaista dataa ja sieltä saa ulos kaikki palkanlaskennan perusraportit, jotka on tarvittaessa helppo siirtää toisiin järjestelmiin.

Tällaista tarpeellista dataa ovat esimerkiksi henkilöstövahvuudet, poissaolo- ja tasa-arvotilastot sekä ikäjakaumat.

Edellä mainittujen asioiden lisäksi Nevalainen arvostaa myös sitä, että Mepcoon voi kustannuksia vastaan tilata uusia toiminnallisuuksia, jotka ovat myös muiden asiakkaiden käytössä. Näin yhden asiakkaan tilaus tuo lisäarvoa kaikille.

Hyötyä laajasta palvelupaketista

Greenstep on 300 työntekijän perheomisteinen yritys, jolla on toimipisteitä ympäri Suomea sekä Tallinnassa. Yrityksellä on käytössään paketti, joka sisältää Mepco Palkat, Mepco Henkilöstön ja Kirjaamo-tuntikirjaussovelluksen. Kun asiakkaiden palkanlaskenta hoidetaan Mepcolla, valitaan muut järjestelmän tarjoamat laajennukset käyttöön asiakkaan tarpeen mukaan. HR-järjestelmää ei välttämättä kannata ottaa käyttöön, jos yrityksen toiminta on stabiilia ja henkilöstössä on vähän vaihtuvuutta.

HR-järjestelmänä Mepco tarjoaa laajasti erilaisia toiminteita, kuten kehityskeskustelut, varhaisen tuen ja välittämisen mallit sekä perehdytys- ja exit-prosessit.

Parhaimmillaan yrityksissä kuitenkin pystytään – ja osataan – käyttää Mepcoa monipuolisesti ja hyödyntää sen suomia mahdollisuuksia eri tavoin: automatisoimalla palkkaprosesseja, tuomalla liittymän avulla tietoa asiakkaan muista järjestelmistä sekä keräämällä kaikki henkilöstöhallintoon liittyvä tieto sähköiseen muotoon.

Tulevaisuudessa robotit tekevät isoimman työn

Tulevaisuudessa Greenstep haluaa hyödyntää HR- ja palkkahallinnossa vielä enemmän robotiikkaa.

– Määriteltyjä tarkistuksia tehdään vielä järjestelmän ulkopuolella. Haaveeni on, että esimerkiksi lomapalkkavarauksiin saataisiin sellainen kontrolli, että robotti tarttuisi niihin, jos sisällössä on jotain poikkeavaa.

Näitä robotteja odotellessa Nevalainen jaksaa yhä ilahtua siitä, kun asiat tapahtuvat helposti.

– Kaikkien vuosien jälkeen ilahdun aina siitä, kun palkanlaskenta onnistuu nappia painamalla.

Ja niinhän se on. Paljon on prosesseissa ehtinyt tapahtua, kun palkanlaskennan tärkein toiminto on enterin napauttaminen.

Maria Nevalainen toimii Greenstepillä Mepco HRM järjestelmäasiantuntijana. Hänen tiiminsä vastaa asiakkaiden käyttöönotoista ja prosessien läpikäynneistä.