Rinta-Joupin Autoliike otti henkilöstödatan haltuun Mepco HR-järjestelmän avulla

”Me olimme hyvin pitkälti Excelien varassa ennen Mepcoa. Ja siinä olikin alun perin syy HR-järjestelmän hankinnalle. Ohjelmiston valinnassa painoi se, että järjestelmässä olisi työtä nopeuttavia toimintoja takana ja siten järjestelmän automaatiosta saataisiin mahdollisimman paljon helpotusta kasvavaan työmäärään, henkilöstöjohtaja Eeva Puska kertoo.

Rinta-Joupin Autoliikkeen palkanlaskenta on ulkoistettu Accountor Servicesille. Aikaisemmin Accountorilla oli käytössä toinen palkanlaskentajärjestelmä, mutta kun Mepco HR-järjestelmä otetiin Rinta-Joupin Autoliikkeessä käyttöön, myös palkanlaskentajärjestelmä vaihdettiin Mepcoon.

”Vaikka meillä ei ole itsellä palkanlaskentaa, moni asia menee kuitenkin palkanlaskennan kanssa ristiin. On iso etu, että käytämme samaa järjestelmää ja näemme sieltä itsekin tapahtumia. Kaikki linkittyy hienosti järjestelmän sisällä”, Eeva Puska kertoo.

Yhtenäinen palkanlaskenta- ja HR-järjestelmä on Eeva Puskan mielestä ehdottomasti paras ratkaisu, koska silloin näkee koko työsuhteen elinkaaren.

”Kyllä se on äärettömän kätevää, että järjestelmässä pääsee kiinni ihan koko työsuhteen elinkaareen, jossa palkanlaskenta on tärkeässä roolissa”, Puska sanoo.

Manuaalisen työn väheneminen ja pääsy dataan helpotti henkilöstöhallinnon työtä

”Manuaalista työtä oli ennen Mepcoa todella paljon. Lisäksi jouduimme aina pyytämään kaikkia tietoja palkanlaskijalta, koska meillä ei ollut pääsyä järjestelmään. Kun lähdimme HR-järjestelmää hankkimaan, taustalla oli halu saada asiat toimimaan ketterästi. Mepcon avulla saimme sujuvoitettua sekä henkilöstöpuolen prosesseja että palkanlaskentaa sekä vähennettyä manuaalista työtä”, Puska sanoo.

Vanhasta palkkajärjestelmästä saatavilla olevat henkilöstötiedot olivat vähäisiä. Kun yrityksessä ei ollut varsinaista HR-järjestelmää käytössä ja tiedot olivat pääasiassa Exceleissä, myös datan hallinta oli hyvin hankalaa. Etenkin kun yritys kasvoi, tarve uudelle järjestelmälle kasvoi.

”Meillä ei ollut mitään järjestelmää olemassa, missä olisi ollut esimerkiksi henkilöstön osaamistietoja. Vähimmillään työsuhteesta löytyi alkupäivä ja henkilönumero”, hän jatkaa.

”Nyt kun ajattelee aikaa taaksepäin, niin emme olisi millään hallinneet tätä kaikkea ilman Mepcoa. Se on helpottanut niin monia asioita”, Puska jatkaa.

Mepco Web-työpöytä on kätevä ja helppokäyttöinen työkalu esimiehille ja työntekijöille

Rinta-Joupin Autoliikkeen työntekijöillä on käytössä Mepcon web-työpöytä sekä tuntikirjausohjelma Kirjaamo. Niiden käyttö on ollut helppoa ja sujuvaa.

”Esimiehille näkyvät helposti lomat ja poissaolot. Myös työntekijät näkevät omat tietonsa sieltä. Meillä on myös Kirjaamo käytössä, jonka ansiosta tuntien kirjaaminen ja lähettäminen on helppoa. Lisäksi hyväksyntäprosessi on selkeä. Esimerkiksi ylityötunteja ei tarvitse kenenkään miettiä, koska Kirjaamoon kirjataan vain tunnit ja järjestelmä osaa laskea ylityöt automaattisesti”, Puska sanoo.

”HR:n näkökulmasta olemme saaneet paljon oikeellisuutta palkka-aineistoihin, koska järjestelmä korjaa osan käyttäjien merkintöjen virheistä automaattisesta ja poikkeamia on helppo löytää datasta. Se helpottaa paljon, koska datan ja tapahtumien määrä meillä on todella suuri,” toteaa Eeva Puska.