Palkkahallinto pk-yritykselle: oma palkkajärjestelmä vai ulkoistettu palkkahallinto?
Yli puolet Elinkeinoelämän keskusliiton suurista jäsenyrityksistä oli ulkoistanut palkkahallintonsa jo vuonna 2014 – pienet yritykset vielä sitäkin useammin. Ulkoistaminen houkuttelee monia pieniä ja keskikokoisia helppoudellaan, mutta se ei välttämättä ole joka tilanteessa paras ratkaisu. Mitkä kaikki asiat siis vaikuttavat palkkahallinnon ratkaisun hankintaan ja mistä tietää, mikä vaihtoehto sopii parhaiten omalle yritykselle? Oma palkkahallinto, ulkoistettu palkkahallinto vai oma palkkaohjelma?
Millainen on paras palkkahallinto pk-yritykselle: oma, ulkoistettu vai jotain siltä väliltä?
Käytännössä palkkahallinnon voi hoitaa kolmella eri tavalla: kokonaan itse, kokonaan ulkoistamalla tai hankkimalla oman palkkaohjelman mutta ulkoistamalla asiantuntijapalvelut.
Palkanlaskenta ulkoistetaan usein ensimmäisten joukossa, kun yritykset ryhtyvät keventämään hallintoaan – eikä ihmekään, sillä palkanlaskennan osaaminen on erityisosaamista, jota pitää kehittää ja seurata samalla muuttuvaa lainsäädäntöä.
Tukitoimintojen ulkoistamista ei kuitenkaan kannata tehdä kiireessä, sillä jos ulkoistaessa tuijottaa pelkkää palkkalaskelman hintalappua, voi tulla vahingossa ulkoistaneeksi pelkästään lopputuotteen, ei koko palvelukokonaisuutta. Toinen todellinen riski on, että palkkahallinto ulkoistetaan liian suoraviivaisesti muun taloushallinnon mukana ilman, että palkkahallinnon erityisvaatimuksia osataan ottaa huomioon.
Vaihtoehto 1: Oma palkkahallinto
Oma palkkahallinto on monen suuryrityksen ykkösvaihtoehto, sillä se takaa täydellisen päätäntä- ja hallintavallan kaikkiin palkkahallinnon prosesseihin.
Pk-yrityksille ja varsinkin kaikkein pienimmille yrityksille oma palkkahallinto sen sijaan on harvoin realistinen vaihtoehto puhtaasti kustannus- ja resurssisyistä. Joissakin tapauksissa voidaan kuitenkin turvautua erityisjärjestelyyn, jossa esimerkiksi kirjanpitäjä maksaa myös palkat. Tällöin on aina olemassa riski, että kaikkea tarvittavaa palkkahallinnon osaamista ei välttämättä löydy talon sisältä.
Vaihtoehto 2: Ulkoistettu palkkahallinto
Ulkoistaminen on monelle pienelle ja keskisuurelle yritykselle helpoin vaihtoehto, sillä palkkahallinto vaatii paljon spesifiä erityisosaamista.
Parhaimmillaan se vapauttaa yrityksen investoimasta palkkahallinnon erityisosaajiin, keventää ja tehostaa yrityksen hallinnollisia rutiineja ja vapauttaa resursseja liiketoiminnan kannalta tärkeämpiin ja tuottavampiin toimiin.
Ennen kuin palkkahallintoa kiirehtii ulkoistamaan suoriltaan, kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin asioihin:
- Onko palkkatietojen käsittely kumppanin kanssa oikeasti sujuvaa, eli saako palkkatiedot toimitettua laskentaa varten luotettavasti, ajallaan ja ennen kaikkea tarpeeksi helposti? Jos prosessi sakkaa, on todellinen riski, että lomarahoja tai ylityötunteja jää maksamatta huithapelin esimiehen takia.
- Saako datan tarvittaessa siirrettyä järjestelmästä toiseen (ja palveluntarjoajalta toiselle) helposti ja laadukkaassa muodossa? Yrityksen tulevaisuuden näkökulmasta tämä on erityisen kriittistä, sillä palveluntarjoajan vaihtaminen tulee lähes jokaiselle yrityksellä jossakin vaiheessa ajankohtaiseksi. Varsinkin jos yrityksen suunnitelmissa on kasvaa voimakkaasti lähitulevaisuudessa, kannattaa palvelutoimittaja ja palkkaratkaisu valita sen mukaan, että dataan pääse tarvittaessa käsiksi myös itse.
- Toimivatko prosessit myös työntekijöiden ja esimiesten näkökulmasta, eli saako esimerkiksi väärin maksetun palkan korjattua tai palkkatodistuksen tarvittaessa käsiinsä tarpeeksi vaivattomasti?
Vaihtoehto 3: Oma palkkajärjestelmä, ulkoistetut prosessit
Yhä suurempi osa yrityksistä haluaa hallinnoida työaika- ja palkkatietojaan mahdollisimman helposti, mutta kuitenkin joustavasti. Tällöin hyvä ratkaisu etenkin kasvuhaluisille pk-yrityksille on hallinnoida palkkajärjestelmää itse, mutta ulkoistaa ammattitaitoa vaativa työ esimerkiksi tilitoimistolle.
Hybridiratkaisussa on kaksi isoa etua verrattuna kokonaan omaan tai kokonaan ulkoistettuun palkkahallintoon:
- Kun järjestelmä on yrityksen omassa hallinnassa, myös henkilöstödata on automaattisesti sen hallinnassa. Näin yritys pääsee siihen tarvittaessa käsiksi helposti ja kumppanin vaihtaminen käy sujuvammin kuin jos data sijaitsisi kumppanin järjestelmässä. Myös tulevat ohjelmistointegraatiot ja -uudistustarpeet onnistuvat helpommin, kun yrityksellä on alusta asti ollut sanavalta siihen, miten sen henkilöstödataa käsitellään.
- Kun työtä tehdään yhteistyössä asiantuntevan kumppanin kanssa, tarvittava erityisosaaminen löytyy valmiiksi ja yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa eikä sen tarvitse erikseen investoida palkanlaskennan erityisosaajiin, jotka ymmärtävät palkkalajien, säädösten, työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten päälle. Parhaassa tapauksessa kumppani pystyy toimittamaan yritykselle sekä ohjelmiston että tarjoamaan siihen liittyvät palkanlaskennan palvelut.
