4 Mepco Keikat ominaisuutta, joiden avulla teet työvuorolistan hetkessä
4 Mepco Keikat ominaisuutta, joiden avulla teet työvuorolistan hetkessä
Tämä teksti on osa Mepco Keikkojen käyttövinkit -juttusarjaa. Sarjassa jaetaan vinkkejä ja ohjeita Mepco Keikkojen tehokkaaseen käyttöön.
Työvuorojen suunnitteluohjelmiston ominaisuuksista kannattaa ottaa kaikki irti, jotta saat tehokkuutta suunnittelutyöhön ja aikaa jää muillekin töille. Tässä blogissa esittelemme 4 käytännöllistä ominaisuutta, jotka nopeuttavat työvuorosuunnittelua Mepco Keikkojen suunnittelunäkymä A:ssa.
1. Tapahtumapohjat
Tapahtumapohjia kannattaa luoda tilanteissa, joissa samoilla kellonajoilla alkavia vuoroja, kuten aamu-, päivä- ja iltavuoroja lisätään usein työvuorosuunnitteluun. Tällöin työvuorosuunnittelussa säästyy aikaa, kun tapahtumapohjia voi klikkailla suoraan kalenteriin.
Mikä on tapahtumapohja?
Tapahtumapohjat ovat pohjia, joita käyttämällä vuorolle normaalisti manuaalisesti syötettävät tiedot tulevat valmiiksi tallennetulta pohjalta.
Tapahtumapohjiin määritellään ammattinimike tai työtehtävä, sekä kellonajat. Värikoodit helpottavat tapahtumapalikoiden hahmottamista toisistaan. Voit esimerkiksi asettaa kaikki aamuvuorot samanvärisiksi, jotta näet nopealla silmäyksellä, mikäli joltakin päivältä puuttuu vielä työntekijä esimerkiksi aamuvuorosta.
Tapahtumapohjia hallinnoidaan ”Tapahtumapohjat” -sivulla ylläpitäjän käyttöliittymässä. Sen kautta voit luoda uusia tapahtumapohjia, sekä muokata ja poistaa jo olemassa olevia tapahtumapohjia. Voit luoda tapahtumapohjia myös kalenterinäkymässä suoraan tapahtumapalikasta.
Näin luot tapahtumapohjan kalenterissa:
- Valitse kalenterista se tapahtuma, josta haluat tallentaa tapahtumapohjan
- Valitse hiiren oikean painikkeen takaa ”Toiminnot” ja sieltä ”Luo tapahtumapohja” tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta ”Toiminnot”-valikosta ”Luo tapahtumapohja”
- Nimeä tapahtumapohja haluamallasi tavalla
- Tapahtumapohjat kannattaa nimetä niin, että niistä käy ilmi tarvittavat tiedot, kuten työkohde ja ammattinimike. Näin tapahtumapohjat erottaa helpommin toisistaan, jos niitä tallennetaan useampia erilaisia.
- Voit valita halutessasi tapahtumapohjalle myös värin, jolloin kaikki kyseisellä tapahtumapohjalla luodut tapahtumat näkyvät kalenterissa valitsemallasi värillä
- Huom! Värin voi valita vain tapahtumapohjalle, jonka tapahtumatyyppinä on vuoro
- Valitse ”Tallenna”
- Päivitä sivu Ctrl + F5, jonka jälkeen tapahtumapohja on käytettävissäsi
Voit käyttää aiemmin tallentamaasi tapahtumapohjaa uusien vuorojen suunnittelussa seuraavasti:
- Valitse työvuorot- tai työntekijät-kalenterista haluamasi palikan kohdalla hiiren oikean painikkeen takaa ”Lisää” ja valitse sitten haluamasi tapahtumapohja
- Huom! Tapahtumapohjat tulevat valittavaksi vain niiden työkohteiden ja/tai työntekijöiden kohdalla, joille tapahtumapohjan mukainen työvuoro soveltuu
- Valitsemasi tapahtumapohjan mukainen tapahtuma luodaan kalenteriin
2. Toistuvat tapahtumat
Hyödynnä toistuvia tapahtumia silloin, kun tietyt työvuorot toistuvat esimerkiksi tiettyinä viikonpäivinä tai tietyin aikavälein suunnittelujakson aikana.
Mikä on toistuva tapahtuma?
Toistuvat tapahtumat mahdollistavat samanlaisina toistuvien vuorojen tai muiden tapahtumatyyppien luomisen kerralla halutulle aikavälille. Toistuvan tapahtuman avulla on mahdollista luoda tapahtumia, jotka toistuvat esimerkiksi joka maanantai, joka toinen keskiviikko tai jokaisen kuukauden viimeinen päivä.
Toistuvan tapahtumasarjan luominen
Toistuvan tapahtumasarjan luominen onnistuu luomalla uuden tapahtuman ja laittamalla dialogissa ”Toistuva tapahtuma” -valinnan päälle, jonka jälkeen käyttäjä pystyy määrittelemään toistuvuuden säännöt.
- Täytä tapahtuman perustiedot
- Laita ”Toistuva tapahtuma” -valinta päälle
- Valitse pohja toistuvuudelle
- Valitse toistuvuudelle alkamispäivä ja halutessasi myös päättymispäivä
- Valitse toistuvuuden säännöt
- Valitse, miten toistuvuudelle osuvia lakisääteisiä juhlapäiviä käsitellään
- Valitse halutessasi työntekijä
- Tallenna
Useamman työntekijän lisääminen tapahtumasarjaan
Jos haluat luoda toistuvan tapahtuman niin, että tapahtumasarjan vuoroissa voi olla eri työntekijöitä, niin silloin toistuvalle tapahtumalle ei valita työntekijää. Tällöin tapahtumasarja tulee näkyviin vain työvuorokalenteriin ja jokaiselle tapahtumalle voi valita erikseen työntekijän.
Toistuvan tapahtumasarjan päättäminen
Toistuvan tapahtumasarjan pystyy päättämään valitsemalla jonkun tapahtumasarjaan kuuluvista tapahtumista hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ”Päätä tapahtumasarja”.
3. Profiilit
Hyödynnä valmiita vuoroprofiileja silloin kun tiedät vuorojen toistuvan samanlaisina viikosta tai kuukaudesta toiseen. Profiilit toimivat runkona työvuorosuunnittelulle, jos tiedät että tarvitset esimerkiksi aina tietyn määrän vuoroja viikon jokaiselle päivälle.
Mikä on profiili?
Profiilit ovat tallennettuja työvuorolistapohjia, joita voi ajatella valmiina pohjina työvuorojen muodostamiselle. Profiileja kannattaa luoda tilanteissa, joissa työvuorolistan runko pysyy samanlaisena esimerkiksi jaksosta tai kuukaudesta toiseen, ja niitä voi luoda useita. Profiileja voi luoda joko tyhjillä työvuoroilla ilman työntekijöitä tai täytetyillä työvuoroilla, jolloin myös työntekijät tallennetaan profiiliin.
Profiilin luominen tapahtumista
Aloita profiilin luominen lisäämällä siihen kuuluvat työvuorot normaalisti suunnittelunäkymään.
- Valitse työvuorot- tai työntekijät-kalenterista kaikki ne tapahtumat, jotka haluat tallentaa profiiliin
- Huom! Voit valita useita tapahtumia pitämällä CTRL-näppäimen pohjassa tai hyödyntää hiiren oikean painikkeen takaa löytyviä valintatoimintoja
- Valitse hiiren oikean painikkeen takaa ”Luo profiili” tai valitse yläpalkin oikeasta reunasta ”Toiminnot”-valikosta ”Luo profiili”
- Nimeä tapahtumaprofiili ja valitse, haluatko säilyttää myös työntekijäkiinnityksen, jolloin tapahtumissa olevat työntekijät tallentuvat myös profiilin tapahtumien mukana
- Valitse ”Tallenna”, jonka jälkeen profiili tallentuu ja on käytettävissäsi
Tapahtumien luominen profiilista
Voit tuoda aiemmin tallentamaasi profiiliin kuuluvat tapahtumat suunnittelunäkymään.
- Valitse toimintopalkin oikean reunan toiminnoista ”Luo profiilista”
- Valitse profiili, jonka haluat tuoda suunnittelunäkymään
- Profiilin nimen perässä näet, kuinka monta tapahtumaa profiili sisältää ja kuinka monelle päivälle tapahtumat jakautuvat
- Valitse päivämäärä, josta alkaen haluat, että profiili tuodaan suunnittelunäkymään
- Valitse säilytetäänkö viikkorytmi. Jos säilytät viikkorytmin, niin tapahtumat asettuvat suunnittelunäkymään samoille viikonpäiville kuin millä ne ovat olleet profiilia tallentaessa
- Jos et säilytä viikkorytmiä, niin tapahtumat asettuvat suunnittelunäkymään siitä päivästä alkaen, jonka valitsit edellisessä kohdassa
- Valitse ”Tallenna”, jonka jälkeen profiilin mukaiset tapahtumat luodaan suunnittelunäkymään
4. Massatoiminnot
Säästä aikaa valitsemalla suunnittelunäkymästä useampi tapahtuma kerralla, ja muokkaa niitä massana parilla hiiren klikkauksella.
Kun haluat tehdä useammalle tapahtumalle saman toiminnon, voit valita tapahtumia suunnittelunäkymästä Ctrl-näppäimen ja hiiren avulla.
Tapahtumalle tehtävät toiminnot löytyvät sekä hiiren oikean painikkeen takaa, että yläpalkin Toiminnot-painikkeen takaa. Huomaathan, että toiminnot ovat aktiivisia tai disabloituina sen mukaan, mitä toimintoja valitulle tapahtumalle on mahdollista suorittaa.
- Valitse haluamasi tapahtumat pitämällä Ctrl-nappia alhaalla samalla kun klikkailet hiirellä tapahtumapalikoita.
- Tapahtumat valittuna, klikkaa hiiren oikeaa nappia, jolloin avautuu tapahtumien toimintovalikko. Vaihtoehtoisesti voit myös avata toimintovalikon oikeasta yläkulmasta.
Voit esimerkiksi muokata tapahtumien tietoja tai kopioida/siirtää tapahtumia. Voit myös lisätä tai poistaa työntekijän tai merkitä tapahtumat poissaloiksi. Lue lisää tapahtumalle tehtävistä toiminnoista
