HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönotto: 5 vinkkiä

HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönotto ei enää ole suuri IT-projekti. Nykyaikaiset järjestelmät ovat helposti muokattavia ja niissä on valmiina monia yleisimpiä ominaisuuksia.

HR- ja palkkajärjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa on kuitenkin syytä kiinnittää huomiota seuraaviin viiteen asiaan.

1. Kokoa HR- ja palkkajärjestelmän tulevista käyttäjistä kommenttiryhmä

Kun HR-järjestelmä on onnistuneesti hankittu, kannattaa sen käyttöönoton projektivaiheessa kerätä tulevista käyttäjistä kommenttiryhmä. Ryhmä voi kertoa HR- ja palkkajärjestelmään liittyvistä tarpeistaan ja kommentoida niihin suunniteltuja ratkaisuja. Samalla kommenttiryhmästä saadaan muutosagentteja auttamaan ohjelmiston jalkautuksessa.

2. Kouluta käyttäjät ennen HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönottoa

HR- ja palkkajärjestelmän loppukäyttäjien osaaminen korreloi suoraan ohjelmasta saataviin hyötyihin – niin ajansäästön kun tiedon oikeellisuudenkin osalta. Käyttäjäkoulutus on siis yksi järjestelmän käyttöönoton tärkeimpiä osioita.

Hyviä koulutustapoja ovat esimerkiksi yhteiset tilaisuudet ja videomateriaalit. Asiakkaamme PerkinElmerin HR-järjestelmän käyttöönottokoulutus on loistava esimerkki siitä, miten uusi järjestelmä saadaan käyttöön mahdollisimman kivuttomasti.

Enää ei tietenkään olla vain face-to-face-koulutusten varassa, vaan nykyaikaisiin ohjelmiin saadaan myös sisällytettyä kattavasti ohjeita loppukäyttäjille.

3. Huomioi HR- ja palkkajärjestelmän tietosuoja-asetus

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on asettanut ohjelmiston tietoturvalle uusia vaatimuksia, jotka on syytä huomioida. Tämän vuoksi myös HR-ja palkkajärjestelmiin tulee viedä käyttöönotossa vain yrityksen kannalta oleelliset tiedot ja dokumentoida tiedon käsittelyyn liittyvät prosessit sekä tiedon käyttötarkoitus.

4. Ota vastaan järjestelmätoimittajan apu

Me Accountor HR:llä autamme asiakkaitamme tekemään oikeita ratkaisuja ja koulutamme pääkäyttäjät tekemään tulevaisuuden muutoksia itsenäisesti. Asiakkaan tehtävänä on kertoa, miten ohjelmistoon toteuttavien prosessien tulisi kulkea ja millaisia käyttöoikeuksia henkilöstölle annetaan. Järjestelmän käyttöönoton jälkeen apua saa tukipalvelustamme.

HR- ja palkkaohjelmiston käyttöönotto on parhaimmillaan keskusteleva, uusia ajatuksia herättävä oppimispolku, jossa samanaikaisesti luodaan yritykseen uusia sähköisiä menetelmiä sekä opitaan uuden järjestelmän ominaisuudet ja niiden käyttö.

5. Katso HR-järjestelmän tulevaisuuteen

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönottoa kannattaa palastella pienempiin osiin, jotta se ei tunnu niin massiiviselta kertarysäykseltä.

Ensimmäisenä järjestelmään tulee saada työsuhteen hallinta ja mahdollisesti palkanlaskenta. Tämän jälkeen ohjelmistoon on helppo lisätä muun muassa osaamisen hallinnan ja suorituksen johtamisen kokonaisuuksia.

Käyttäjien ajatuksia kannattaa kuunnella ja ottaa huomioon etenkin ensimmäisten kuukausien käytön aikana, koska käyttökokemuksista on hyötyä koko järjestelmän jatkokehityksessä. Parhaimmillaan kehitys on jatkuvaa keskustelua loppukäyttäjien, liiketoiminnan ja ohjelman pääkäyttäjien välillä.