Miksi työvuorosuunnittelua ei kannattaisi tehdä Excelillä?
Monessa yrityksessä työvuorolistat tehdään edelleen Excelillä tai jopa kynällä ja paperilla. Vaikka näillä keinoilla saatetaan pienimmissä yrityksissä pärjätä ja Excel on loistava työkalu tiettyihin asioihin, väitämme, että suurimman osan yrityksistä kannattaisi hyödyntää työvuorosuunnittelussa toisenlaisia vaihtoehtoja.
Miksi Excel tai kynä ja paperi eivät ole työvuorosuunnittelijan parhaita ystäviä? Oikeanlaiset työkalut helpottavat ja nopeuttavat työvuorosuunnittelijan työtä, mutta niiden avulla päädytään myös parempaan lopputulokseen: parempaan työvuorosuunnitelmaan.
Parempia työvuorosuunnitelmia
Työntekijöiden ja työvuorojen mahdollisia yhdistelmiä on lukemattomia, miten näistä voidaan valita paras? Työvuorolistan tekoa rajoittavat muun muassa lainsäädännön ja työehtosopimusten asettamat vaatimukset, kuten säännökset lepoajoista, vuorojen pituuksista ja viikkolevoista. Lisäksi työntekijöiden sopimustunnit on täytettävä ja useimmiten myös vuorotoiveet halutaan mahdollisuuksien mukaan toteuttaa. Vielä astetta monimutkaisemmaksi asian tekee kustannusnäkökulma: erilaiset työvuorolistat voivat tulla yritykselle hyvinkin eri hintaisiksi. Kaikkien näiden näkökulmien huomioonottaminen on hyvin haastavaa pelkän Excelin avulla.
Kaikki tämä tieto voidaan kuitenkin tuoda suunnittelijan saataville erilaisten laskureiden ja tunnuslukujen muodossa. Työvuorosuunnitteluun tarkoitetussa järjestelmässä suunnittelijan avuksi voidaan tuoda tunnuslukuja, joista selviää helposti mm. työvuorolistan hinta, työvuorojen täyttöaste, työaikasääntöjen toteutumisaste, työntekijöiden sopimustuntien täyttöaste ja työntekijöiden toiveiden toteutumisaste. Tällaisten tunnuslukujen avulla suunnittelija pystyy tekemään parempia ja tietoisempia päätöksiä sekä vertailemaan erilaisia suunnitelmia.
Tehokkaampaa työskentelyä
Tunnuslukujen tarjoamisen lisäksi hyvät työkalut tukevat työvuorosuunnittelijan jokapäiväistä työtä. Kun on aika aloittaa uuden työvuorolistan teko, alkaa monessa yrityksessä seuraava prosessi: Suunnittelija pyytää työntekijöiltä vuorotoiveet, jotka toimitetaan erinäisin keinoin suunnittelijalle. Suunnittelija sitten kerää toiveet omaan listaansa ja pyrkii huomioimaan ne suunnittelussa mahdollisimman hyvin.
Työntekijöiden vuorotoiveet voisivat kuitenkin olla suunnittelijan saatavilla ilman minkäänlaista manuaalista työtä. Työvuorosuunnittelujärjestelmissä työntekijät voivat usein syöttää toiveensa suoraan järjestelmään, josta työvuorojen suunnittelija näkee ne jatkuvasti listaa tehdessään.
Usein päänvaivaa aiheuttavat myös viime hetken muutokset. Kun työvuorolista on valmis, tekisi mieli huokaista helpotuksesta ja antaa työvuorojen rullata suunnitellusti. Muutostarpeita kuitenkin ilmaantuu lähes aina, tyypillisesti työntekijä ilmoittaa vuorojen suunnittelijalle muutostoiveesta tai sairastumisesta. Muutosten tekeminen ja sijaisen löytäminen jää usein työvuorosuunnittelijan vastuulle ja voi viedä paljonkin aikaa. Excelin toiminnot eivät juurikaan tue sijaista metsästävää työvuorosuunnittelijaa.
Entä jos suunnittelija näkisikin kaikki tyhjäksi jääneeseen vuoroon soveltuvat työntekijät yhdellä painalluksella ja voisi lähettää heille ilmoituksen vapaasta vuorosta? Jos suunnittelija saisikin ilmoituksen, kun joku työntekijöistä on napannut vuoron itselleen, ja muutokset olisivatkin päivittyneet suoraan työvuorolistaan? Hyvillä työkaluilla työvuorojen suunnittelijalta vaadittava manuaalinen työ vähenee ja informaatio pysyy ajantasaisena kaikille osapuolille.
Miksi siis työvuorosuunnittelua ei kannata tehdä Excelillä?
Koska on olemassa työkaluja, joiden avulla päästään parempaan lopputulokseen pienemmällä vaivalla. Työvuorosuunnitteluohjelmistolla voidaan tehdä parempia työvuorosuunnitelmia, joilla voidaan vaikuttaa työntekijätyytyväisyyteen, yrityksen tehokkuuteen ja sitä kautta myös tulokseen, joten siihen kannattaa panostaa jokaisessa yrityksessä, jossa vuorotyötä tehdään.
