Näin työvuorosuunnittelu vaikuttaa yrityksen tulokseen
Usein työvuorosuunnittelu nähdään pääasiassa keinona varmistaa, että kaikki työt saadaan tehtyä ja työntekijöiden sopimustunnit täytettyä. Sillä, miten työvuorot ja työntekijäresurssit yrityksessä järjestetään, voi kuitenkin olla huomattavia vaikutuksia yrityksen tulokseen.
Hyvällä työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa positiivisesti yrityksen tulokseen, mutta miten tämä käytännössä tapahtuu?
Yrityksen tulos saadaan vähentämällä liikevaihdosta kulut. Työvuorosuunnittelulla on mahdollista vaikuttaa varsinkin liiketoiminnan kustannuksiin, mutta joissain tapauksissa myös liikevaihtoon.
Työvoimakustannusten alentaminen
Jos ajatellaan käytettävissä olevaa työvoimaa ja työn tarvetta (eli sitä työmäärää, joka täytyy saada tehtyä jonain tiettynä aikana ja tietyillä kriteereillä), on mahdollisia työntekijöiden ja työvuorojen erilaisia yhdistelmiä olemassa loputon määrä. Ja toiset näistä yhdistelmistä ovat edullisempia kuin toiset.
Millä keinoin työvuorosuunnittelulla sitten voidaan vaikuttaa työvoimakustannuksiin?
Työn tarpeen ja työntekijöiden sopimustuntien optimaalinen yhdistäminen
Työntekijöiden sopimustunnit on täytettävä ja välillä ajaudutaan tilanteeseen, jossa ainakin osalle työntekijöistä joudutaan suunnittelemaan ”hukkatyötunteja”, joille ei välttämättä todellisuudessa olisi tarvetta, mutta niistä joudutaan kuitenkin maksamaan palkkaa. Pahimmassa tapauksessa samaan aikaan joihinkin toisiin työvuoroihin on vaikeaa löytää työntekijää ja joudutaan varautumaan vuokratyövoimaan tai teettämään ylitöitä.
Usein tällainen tilanne olisi mahdollista välttää paremmalla työvuorosuunnittelulla. Kun työntekijäresurssit saadaan järjestettyä työvuoroihin optimaalisesti, sekä hukkatyö että ylityöt saadaan minimoitua.
Vähemmän sairauspoissaoloja ja pienempi vaihtuvuus
Työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa merkittävästi työntekijätyytyväisyyteen ja työhyvinvointiin. Tässä yhteydessä puhutaan usein ergonomisesta työvuorosuunnittelusta, jonka painopisteenä on työntekijöiden hyvinvoinnin ja terveyden tukeminen. Työterveyslaitoksen mukaan ”1 ̶̶ 3 vuorokautta kestävät lyhyet sairauspoissaolot ovat yleisimpiä pitkien työaikojen, useiden peräkkäisten yövuorojen ja alle 11 tuntia kestäneiden lyhyiden vuorovälien jälkeen” (ttl.fi). Kun työvuorot suunnitellaan työntekijöiden kannalta mahdollisimman ergonomisesti, edesautetaan työntekijöiden työssäjaksamista sekä ehkäistään uupumusta ja sairauspoissaoloja. Näin voidaan suoraan vaikuttaa poissaoloista syntyviin työvoimakustannuksiin.
Hyvässä työvuorosuunnittelussa otetaan huomioon myös työntekijöiden toiveet ja mahdollistetaan heille sujuva työn ja vapaa-ajan yhdistäminen. Kun työntekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihinsa, on sillä positiivinen vaikutus työhyvinvointiin, mikä näkyy lopulta myös alhaisempina sairauspoissaolokustannuksina (ttl.fi). Kun työntekijätyytyväisyys on kohdillaan, myös kustannuksia aiheuttava työntekijöiden vaihtuvuus on yrityksessä pienempää.
Matka-aikojen minimointi
Vuorojen väliset matka-ajat nousevat isoon rooliin aloilla, joilla työntekijä tekee työtä useassa eri kohteessa saman päivän aikana. Matka-aikojen ja vuorojen väliin jäävien siirtymäaikojen suunnittelu lisää työvuorosuunnittelun monimutkaisuutta entisestään, mutta esimerkiksi siirtymäajan palkan ja kilometrikorvausten huomioiminen jo suunnitteluvaiheessa kannattaa.
Kun liikkuvaa työtä tekevien työntekijöiden työvuorot suunnitellaan myös reittien osalta järkevästi, voidaan sillä vaikuttaa huomattavasti työvoimakustannuksiin.
Lue myös aikaisempi kirjoituksemme: mitä on sijaintipohjainen työvuorosuunnittelu ja miksi se kannattaa.
Liikevaihdon kasvattaminen
Työvoimakustannusten alentamisen lisäksi työvuorosuunnittelulla voidaan siis jossain määrin myös vaikuttaa positiivisesti liikevaihtoon. Mihin tämä sitten perustuu?
Enemmän aikaa tuottavalle työlle
Kun työ on järjestetty järkevästi, pystytään samalla määrällä ihmisiä tekemään enemmän töitä. Tämä tarkoittaa hukkatyön minimoimista ja työvuorojen järjestämistä niin, että varsinaisen tuottavan työn osuus työntekijän työpäivässä maksimoituu.
Tämä korostuu varsinkin aloilla, joilla suoritettava työ laskutetaan asiakkaalta. Kun ”hukkatunnit” (esimerkiksi matkustamiseen tai odotteluun käytetty aika) on minimoitu, voidaan käyttää enemmän työtunteja tuottavaan, laskutettavaan työhön, mikä vaikuttaa suoraan liikevaihtoon.
Tehokkuutta työhyvinvoinnilla
Työhyvinvointiin panostamalla voidaan vaikuttaa myös työtehokkuuteen, mikä voi osaltaan vaikuttaa yrityksen tekemään liikevaihtoon. Hyvinvoivat työntekijät ovat motivoituneempia, tehokkaampia ja tuottavampia (terveystalo.com). Ja kuten ylempänä jo mainittiin, hyvällä työvuorosuunnittelulla on merkittävä positiivinen vaikutus työhyvinvointiin. Työhyvinvointi on siis ehdottomasti asia, johon työvuorosuunnittelussa kannattaa panostaa.
Työvuorosuunnittelussa on paljon muuttujia, eikä optimaalisen lopputuloksen löytäminen ole helppoa. Suunnittelijan työtä voidaan kuitenkin helpottaa hyvällä ohjelmistolla. Mepco matkat helpottaa suunnittelijan työtä ja ohjaa tätä kohti oikeita päätöksiä työvuorosuunnittelussa.
