Bevenic Group otti harppauksen nykyaikaan ja siirtyi Mepcon ohjelmistopalveluun

Mepco-palkanlaskentajärjestelmä on ollut Bevenic Groupissa käytössä jo vuodesta 2008. Järjestelmän laajempi päivitys ja uusien osioiden käyttöönotto tuli ajankohtaiseksi konsernin yritysstrategioiden ja kehitysprojektien suunnittelun myötä alkuvuodesta 2020.

“Päätimme, että päivitämme kaikkia IT-järjestelmiämme. Ehdotin, että myös palkanlaskentaa päivitettäisiin, koska Mepco on ollut meillä vuodesta 2008 lähtien ja sen jälkeen emme ole suurempaa päivitystä siihen tehneet”, Carola Paro Bevenic Groupilta kertoo.

Bevenic Groupilla ei ollut aiemmin Mepco-palkanlaskentajärjestelmän lisäksi HR-järjestelmää käytössä, vaan Mepcon HR-moduuli päätettiin ottaa päivityksen yhteydessä täydentämään järjestelmäkokonaisuutta. Lisäksi järjestelmää haluttiin päivittää muiltakin osin, ja järjestelmä siirrettiin omalta palvelimelta SaaS-palveluun.

“Siinä vaiheessa emme vielä olleet suunnitelleet SaaS-ympäristöön siirtymistä, mutta sitä suositeltiin meille, joten se tehtiin päivityksen yhteydessä syksyllä 2020. Koska Mepcon kehityspolkuun SaaS-siirtyminen kuului olennaisena osana, päätimme, että pistämme senkin nyt samalla kuntoon”, Paro kertoo.

Päivitysprojektiin sisältyi paljon muutoksia lyhyessä ajassa

Aloituspalaverit pidettiin toukokuussa, jolloin päätettiin, että projekti aloitetaan lomien jälkeen. Projekti alkoi elokuussa ja joulukuussa se oli valmis.

Bevenic Groupilla oli samaan aikaan menossa Mepco Palkkojen päivitys, SaaS-siirto, Mepco Henkilöstön ja M2-matkalaskujärjestelmän käyttöönotto ja ERP-ohjelmiston päivitys. Lisäksi tehtiin paljon integraatioita järjestelmien välille. Projektikokonaisuus oli suuri ja haasteiltakaan ei vältytty.

“Kaikkien ohjelmien osalta otettiin suuri harppaus uuteen. Tahti oli kova, mutta Mepcon osalta projekti sujui kuitenkin hyvin ja aikataulussa pysyttiin haasteellisesta kokonaisuudesta huolimatta suhteellisen hyvin”, Paro kertoo.

Yhteydenpito Accountor HR Solutionsin kanssa oli tiivistä projektin alusta lähtien.

“Palavereja oli säännöllisesti ja tiesimme kyllä, missä mennään. Viestintä sujui hyvin, vaikka näin korona-aikana se tapahtuikin vain Teamsin kautta,” Paro kertoo.

Bevenic Groupissa on oltu tyytyväisiä Mepco HR-moduuliin

Bevenic Groupissa on saatu paljon enemmän irti Mepcosta uusien ominaisuuksien käyttöönoton jälkeen.

“Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Mepcon HR-järjestelmään. Käytämme vasta aika pientä osaa järjestelmästä, mutta olemme jo huomanneet sen hyödyt. Vielä kun saamme kaikki osiot otettua haltuun, niin uskomme, että saamme vielä enemmän hyötyjä järjestelmästä irti”, Paro kertoo.

“Meillä ei ollut aikaisemmin mitään ohjelmaa, joka olisi koonnut henkilöstöhallinnon asiat yhteen ja se on ollut meille suuri helpotus. Pyrimme siihen, että kokoamme nyt kaikki henkilöstöön liittyvät asiat Mepcoon, jolloin ne ovat helposti hallittavissa yhdessä paikassa ”, Paro lisää.

Mepco Web-työpöytä on tällä hetkellä Bevenic Groupissa toimihenkilöiden käytössä. Paro kertoo, että esimiehet ovat ottaneet Web-työpöydän hyvin vastaan ja tykänneet sen modernista käyttöliittymästä. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa web-työpöytä tulisi kaikille työntekijöille käyttöön, jotta he voisivat sieltä itse lähettää loma- ja poissaoloilmoituksia, tarkistaa palkkalaskelmat, omat tietonsa ja lomakertymänsä.

Ohjelmistopalvelu on nykypäivää

Ohjelmistopalveluun siirtymisen myötä mm. versiopäivitykset hoituvat automaattisesti, eikä niitä tarvitse itse tehdä. Lisäksi sen myötä on mahdollista saada käyttöönsä uusia ominaisuuksia, joita ei On Premise-ympäristöön ole saatavilla. Myös muiden ohjelmien integrointi onnistuu paremmin SaaS-ympäristössä olevaan Mepco-järjestelmään.

“Ei versiopäivityksiä edes huomaa. Sähköpostiin tulee ilmoitus, että jotain on tekeillä, mutta ei se vaikuta ohjelman käyttöön. Ei ole ollut käyttökatkoksia”, Paro kertoo.

“Suosittelisin ohjelmistopalveluun siirtymistä muillekin Mepcon käyttäjille. Sen mukana tulee niin paljon uutta, ja SaaS on nykypäivää. Jos olisimme pitäneet Mepcon omalla palvelimella, niin se olisi varmasti kaventanut ohjelman käyttöä ja ulkopuolisten ohjelmien integrointia siihen”, hän jatkaa.