Kohisten kasvanut rakennusalan uudistaja Lehto Group hoitaa 1,500 työsuhteen elinkaaren vaiheet Mepco HRM-ohjelmistolla
Lehto Group on kasvanut vuodesta 2013 lähtien huimaa vauhtia. Kasvun myötä myös henkilöstön määrä on noussut 287:stä noin 1,500:een henkilöön muutamassa vuodessa. Voimakas kasvu synnytti tarpeen hankkia HRM ohjelmisto, ja valinnassaan Lehto Group päätyi Mepcon Henkilöstöhallinto -ratkaisuun.
Vuonna 2017 lähtötilanteessa Lehto Groupilla ei ollut lainkaan HRM ohjelmistoa, vaan työsuhdetiedot olivat vanhassa palkanlaskentaohjelmassa.
”Kun yrityksen koko kasvoi merkittävästi, tuli tarve henkilöstöhallinnon järjestelmälle rytinällä, jotta voimme hallita koko työsuhteen elinkaarta,” henkilöstöasiantuntija Outi Kannuksela Lehto Groupista kertoo.
Lehto Groupissa kilpailutettiin muutamia ohjelmistotoimittajia. Accountor HR Solutionsin tarjoamassa Mepcossa oli myös palkanlaskennan lisäosa myöhemmin liitettäväksi HR-järjestelmän yhteyteen, ja se ratkaisi kisan. Yrityksessä tiedettiin, että myös palkanlaskentajärjestelmän uusimiselle olisi lähivuosina tarvetta, joten valittiin ratkaisu, josta löytyy molemmat.
Työsuhdetietojen hallinta ja raportointi helpottavat esimiesten työtä
Järjestelmän myötä Lehto Groupissa työsuhdetietojen hallinta ja raportointi on helpottunut huomattavasti.
Mepcon HR-järjestelmästä pystytään hakemaan esimerkiksi, kenellä on määräaikaisia työsuhteita milläkin yrityksemme palvelualueella. Työsuhteisiin liittyviä tietoja pystytään toimittamaan johdolle, esimiehille ja henkilöstöhallinnon käyttöön.
“Lisäksi meillä on vuositasoiset henkilöstöraportit, joita käytetään henkilöstösuunnitelman pohjana. Henkilöstötutkimusta varten olemme saaneet helposti kerättyä tietoja. Ilman henkilöstöhallintojärjestelmää esimerkiksi henkilöstötietojen ja listojen luominen olisivat haasteellisempia”, Kannuksela kertoo.
“Loimme järjestelmään niin kutsutun johtajaroolin, jonka avulla linjajohtajat näkevät oman organisaationsa suoraan alenevasti. Siitä olemme saaneet positiivista palautetta. Esimiestyö on helpottunut, koska nyt esimiehillä on järjestelmässä kaikkien alaistensa työsuhdetiedot, ja he pystyvät hallinnoimaan niitä sähköisesti tarvittavin osin esimerkiksi liittyen työsuhteen ehtojen muutoksiin tai työsuhteen päättämiseen. Myös rekrytointiluvat hoidetaan Mepcon kautta”, hän jatkaa.
Työntekijöiden selkeä näkyvyys omiin tietoihin lisää läpinäkyvyyttä
Lehdon työntekijät voivat tarkastella työsuhdetietojaan, ja esimerkiksi kehityskeskusteluja reaaliaikaisesti Mepco HR:stä joko omat tiedot -profiilin kautta tai esimiehen avustamana.
“Sehän on hirveän hienoa, että henkilöillä on selkeä näkyvyys omiin tietoihinsa ja he pystyvät esimerkiksi palaamaan kehityskeskusteluissa sovittuihin tavoitteisiin. Olemme pyrkineet olemaan mahdollisimman avoimia ja se on varmasti saanut henkilöstössä hyvän mielen. Ei ole tullut negatiivista palautetta”, Kannuksela kertoo.
Lomakkeiden tarkastus- ja hyväksyntävaiheet arvioitiin tarkkaan prosessin suunnitteluvaiheessa
Kun HR-järjestelmäprojekti alkoi, Lehdolla pohdittiin todella tarkasti, millaisia automatisoitujen prosessien tulisi olla, jotta ne palvelisivat kattavasti eri tarpeita yrityksessä.
“Pyrimme tekemään prosesseista mahdollisimman selkeät ja johdonmukaiset, jotta ne palvelisivat myös johdon tarpeita. Esimerkiksi rekrytointiluvan hakeminen tai työsopimuksen perustaminen suunniteltiin niin, että siellä on tarvittavat tarkastus- ja hyväksyntävaiheet kuitenkaan tekemättä prosessista liian raskasta. Tällä tavalla olemme saaneet oikeanlaisen rakenteen, jotta sähköiset lomakkeet ja niihin liittyvä toiminta saadaan etenemään halutun kaavan mukaisesti niin, että se palvelee sekä esimiehiä ja yrityksen johtoa, HR:ää unohtamatta”, Kannuksela kertoo.
Erityiskiitosta Accountor HR Solutions saa ammattitaitoisista konsulteista
“Erityisesti haluan kiittää konsulttiamme, koska olemme olleet erittäin tyytyväisiä järjestelmän tekniseen ymmärtämiseen. Konsultillamme Sarita Joutsenella oli syvällinen ymmärrys järjestelmästä ja sen toiminnallisuuksista käyttöönottoprojektin aikana, ja hän kykeni tukemaan meitä järjestelmän teknisissä ominaisuuksissa”, Kannuksela kehuu.
Outi Kannuksela työskentelee Lehto Groupissa henkilöstöasiantuntijana, ja toimii muiden vastuidensa ohella myös Mepco Henkilöstö -järjestelmän pääkäyttäjänä. Lisäksi hän vastaa Kempeleen ja Vantaan toimistojen aulapalveluista ja toimii esimiehenä hallintoassistenteille. Hän on toiminut Lehto Groupissa Mepco Henkilöstö -järjestelmän käyttöönottoprojektissa projektipäällikkönä 2017-2018. Outi on työskennellyt Lehdolla kesäkuusta 2017 lähtien.
Lehto Group Oyj on suomalainen, voimakkaasti kehittyvä rakennus- ja kiinteistöalan konserni, joka on toiminut vuodesta 2019 lähtien kolmella palvelualueella: Asunnot, Toimitilat ja Hyvinvointitilat. Missiona on toimia rakennusalan innovatiivisena uudistajana.
