Mepco Allekirjoitus säästää parhaimmillaan jopa usean viikon verran aikaa SRV:llä

SRV Yhtiöillä Mepco Allekirjoitus, sähköinen allekirjoituspalvelu, otettiin käyttöön koronapandemian aikana. Yhtiöllä oli jo ennestään käytössä Mepco HR- ja palkanlaskentajärjestelmä, jota allekirjoituspalvelu täydentää. Stina Ampuja, SRV Yhtiöiden HR Business Partner, kertoo kokemuksistaan ja pohtii uuden palvelun mukana tuomia muutoksia ja etuja.

Stina Ampujan vastuualueisiin kuuluvat pääkaupunkiseudun asuntoliiketoiminta, sisäiset palvelut ja infrastruktuuri. SRV:llä pitkän uran tehnyt ammattilainen muistaa vielä hyvin, miten yhtiön Mepco Allekirjoituksen käyttöönotto sujui.

”Projekti käynnistettiin meillä noin vuosi sitten koronapandemian aikaan. Olin itse koneen käyttäjänä meidän päässämme. Saimme Accountor HR Solutionsilta erittäin asiantuntevan konsultin tueksi, palaverit pidimme Teamsissä”, Ampuja sanoo.

Talossa toimivien palkanlaskijoiden ja HR Business partnereiden yhteistyötä hän kuvailee tiiviiksi. Alussa siirtyminen uuteen järjestelmään vaati Ampujan mukaan kuitenkin pientä totuttelua siihen, että sähköisesti allekirjoitetut työsopimukset todella kulkevat järjestelmässä aina palkanlaskentaan saakka.

”Kyllä siinä alkuun oli hieman opettelemista, kunnes palkkahallinto oppi luottamaan siihen, että sopimukset tulevat perille ja ovat samansisältöisiä kuin aikaisemmin.”

Oppimisvaiheesta selvittiin kuitenkin nopeasti, ja kiitosta esihenkilöiltä ovat saaneet Ampujan mukaan etenkin allekirjoittamisen helppous ja nopeus.

Mepco Allekirjoituksen myötä papereiden metsästäminen jäi historiaan

Mepco Allekirjoituksen ohella SRV:llä on käytössä myös oma allekirjoitusratkaisu, minkä ansiosta sopiva prosessi voidaan valita aina tilanteen ja työsopimuksen mukaan.

”Jos kyseessä on monimutkaisempi sopimus, joka ei mene Mepcon perussapluunan mukaan, muutoksia voidaan tehdä tarvittaessa manuaalisesti ja lähettää ne eri prosessiin. Kun kyseessä on puolestaan normaali työsuhde, jossa taloon tulee uusi henkilö, se menee muutamaa nappia painamalla eteenpäin palkkahallintoon asti”, Ampuja selostaa.

Konkreettisena esimerkkinä hän nostaa esiin työmaasopimukset, joita SRV:llä saatetaan tehdä kuukaudessa monta kymmentä. Uuden allekirjoitusprosessin myötä ne hoituvat nyt vaivattomasti: sopimusdokumentti tallentuu automaattisesti henkilön taakse, eikä sitä tarvitse enää erikseen skannata ja tallentaa järjestelmään.

”Paperisissa sopimuksissa on se haaste, että pitää saada esihenkilö kiinni. Allekirjoitustilaisuus hoidettiin aikaisemmin joko pääkonttorissa tai sopimus lähetettiin postin kautta, jolloin allekirjoituksia piti usein odottaa”, Ampuja muistelee.

Hän toteaa, että vanhassa menettelytavassa dokumentteja saattoi myös kadota tai unohtua johonkin, jolloin palkkahallinnon piti kysellä niiden perään.

”Nyt papereita ja allekirjoituksia ei tarvitse enää metsästää”, Ampuja summaa.

Uusi järjestelmä oli korona-ajan pelastus

Mepco Allekirjoituksen kanssa samaan aikaan SRV:llä otettiin käyttöön myös rekrytointijärjestelmä Talentadore, joka on täysin integroitavissa Mepcoon. Stina Ampujalle edut ovat ilmeiset:

”Meillä on nyt työsuhde 2.0-ratkaisu käytössä. Eli kaikki vaiheet työsopimuksesta lisätietojen pyytämiseen ja työsopimuksen syntymiseen onnistuvat sähköisesti muutamaa nappia painamalla. Tiedot siirtyvät näppärästi työsuhteeseen asti.”

Stina Ampuja on huomannut, että muutoksen myötä työvaiheet ovat vähentyneet, mikä saattaa parhaimmillaan säästää jopa usean viikon verran aikaa. Erityisen kiitollinen hän on siitä, että muutos toi helpotusta pandemian haasteisiin.

”Muutos sattui korona-aikaan, jolloin meillä oli myös omassa tiimissä paljon muutoksia. Emme olisi selviytyneet paperisopimuksilla. Mepco Allekirjoitus tuli siis todella hyvään saumaan!”