Seinäjoen Energiassa odotettiin innolla uutta HR- ja palkkahallinnon järjestelmää

Tällä hetkellä Seinäjoen Energialla on käytössään Mepco Total -ohjelmistoperhe, jonka sisällä ovat palkanlaskenta- ja HR-järjestelmä. Ennen Mepco HRM:ää konsernissa oli käytössä erillinen palkkajärjestelmä sekä irrallisia järjestelmiä muun muassa osaamiskartoituksia ja kehityskeskusteluja varten.

”Tavoitteenamme oli keskittää yhteen järjestelmään koko henkilöstö- ja palkkahallinto ja Mepco HRM vastasi tarpeeseemme. Lisäksi saimme lisäarvoa kun loma- ja poissaolokäsittelyt voidaan tehdä nyt myös järjestelmässä. Nyt sekä esimiehet ja työntekijät pääsevät tarkastelemaan näitä tietoja”, tietohallintopäällikkö Seppo Haapamäki kertoo.

Järjestelmän käyttöönotto on vielä suhteellisen tuore juttu ja kaikkia käyttäjiä ei olla vielä ehditty kouluttaa Mepco HRM:n käyttöön, mutta tavoitteena on kouluttaa loputkin henkilöstöstä syksyllä.

Mepco HRM oli selkeä valinta

Seinäjoen Energialla oli jo ennestään käytössä Mepco tuntikortit sekä Microsoftin Dynamics AX-järjestelmä, joten järjestelmätoimittajana entinen Mepco Oy, nykyisin Accountor HR Solutions ja Accountor Enterprise Solutions, oli jo tuttu.

”Halusimme keskittää samaan paikkaan järjestelmämme, jotta emme jää asiakkaana välikäteen, kun meille ilmaantuu palvelupyyntöjä. Jos järjestelmät ovat eri toimittajilta voi joutua tilanteeseen, jossa sanotaan, että ei tämä asia kuulu meille vaan tuolle toiselle ja niin edelleen. Lisäksi saavutimme asiakkaana synergiaetuja sillä, että meillä on nyt suurempi ohjelmistokokonaisuus samalta toimittajalta,” Haapamäki kertoo.

Valintaan vaikutti Haapamäen mukaan myös se, että talo ja ihmiset ovat jo entuudestaan tuttuja ja homma on toiminut moitteetta.

Palkkahallinnon sähköistäminen helpottaa arkea

Ennen palkkalaskelmat postitettiin perinteisellä etanapostilla. Nyt palkkakuitit kulkevat sähköpostilla työntekijöille, mikä helpottaa palkkahallinnon työtä.

”Mepco HRM:n ja etenkin Mepco Palkkojen käyttöönotto on mennyt todella hyvin ja olemmekin jo maksaneet parit palkat onnistuneesti järjestelmällä”, Haapamäki kommentoi.

Seinäjoen Energian omana erikoisuutena on, että tuntikirjauksista menee keskihinnat suoraan AX-projekteille kustannuksien laskemiseksi. Tuntihinta lasketaan palkkojen keskiarvona, koska työntekijöiden henkilökohtaisia palkkatietoja halutaan pitää suojattuna.

Uusi järjestelmä on otettu positiivisin mielin vastaan

”Meillä on siitä erikoinen käyttäjäkunta, että uusiin järjestelmiin suhtaudutaan positiivisin mielin eikä vastustusta synny. Tässäkin tapauksessa sillä on ollut suuri vaikutus siihen, että projekti on mennyt niin kivuttomasti eteenpäin”, Haapamäki iloitsee.

Käyttäjät ovat olleet hyvin tiiviisti projektissa mukana ja odottaneet innolla järjestelmän käyttöönottoa.

”Tietysti kun on tottunut pitkään käyttämään toista järjestelmää, heti ei löydy kaikki asetukset ja joutuu hieman opettelemaan uutta, mutta sekään ei ole ollut ongelma. Itseasiassa juuri puhuimme henkilöstöpäällikönkin kanssa, että pikkuhiljaa uuden järjestelmän käyttö alkaa sujua”, Haapamäki kertoo.

Mepco HRM on tällä hetkellä edistyneempien käyttäjien pilottikäytössä ja vielä hiotaan ilmoituksien kieliasuja ja muita pikkuseikkoja. Mepco HRM Web -työpöytä tulee käyttöön kaikille henkilöille ja sitä kautta kirjataan muun muassa loma- ja poissaoloilmoitukset.

”Meillä vielä tulostellaan lomalistat seinälle näkyville ja saamme nekin nyt kätevästi HRM:stä. Kyllä se paperi vaan tietyissä asioissa puoltaa edelleen paikkansa. Työntekijät näkevät muidenkin lomat ilmoitustaululta”, Haapamäki sanoo.

Haapamäki antaa Mepco HRM -järjestelmälle kouluarvosanaksi 9.

Tutustu palkanlaskentajärjestelmään tästä!