Mitä lisäarvoa HR-järjestelmä voi tuoda kehityskeskusteluihin?

Moni yritys on viime vuosina kyseenalaistanut perinteisen kehityskeskustelukäytännön, osa on jopa luopunut kehityskeskusteluista kokonaan. Muutos on ymmärrettävä: riittääkö kerran vuodessa käytävä kehityskeskustelu? Eikö samoista aiheista pitäisi pystyä keskustelemaan ihan tavallisen työarjen lomassa?

Käytännöt muotoutuvat ja hakevat jatkuvasti uutta suuntaa, mutta työntekijän ja työnantajan välinen tarve päästä yhteisymmärrykseen tulevaisuuden suunnasta ei ole kadonnut.

Päinvastoin: se on nyt ehkä tärkeämpää kuin koskaan aiemmin.

Miksi kehityskeskusteluja tarvitaan edelleen?

Hyvästä kehityskeskustelusta on hyötyä sekä työntekijälle että työnantajalle. Kehityskeskustelun tavoitteena on määritellä työntekijän tavoitteet sekä kirkastaa työntekijälle, miten hänen oma työpanoksensa tukee yrityksen tavoitteiden saavuttamista.

Joissain yrityksissä kehityskeskustelu saattaa jopa olla ainoa tilanne, jossa työntekijän kanssa käydään läpi yrityksen strategiaa ja tavoitteita sekä työntekijän roolia isossa kuvassa.

Lisäksi keskustelussa tarkastellaan työntekijän työssä suoriutumista ja henkilökohtaisia kehittymistavoitteita. Samassa yhteydessä on hyvä vilkaista myös menneeseen ja tehdä yhteenveto siitä, miten aiemmin asetetut tavoitteet on saavutettu.

Yksipuolinen palautetilaisuus vai kehittämisen väline?

Kun kysyin esimiesasemassa toimivalta tutultani, mitä asioita hän käsittelisi kehityskeskustelussa, sain vastaukseksi:

”Kävisin läpi kaikki ne asiat, joissa työntekijällä on parannettavan varaa. Pari alaista hoitaa hommansa mallikkaasti, joten heidän kohdallaan kehityskeskustelu olisi täysin turha.”

Valitettavasti tällainen yksipuolinen palautekeskustelumalli taitaa edelleen vastata aika monen esimiehen ja työntekijän käsitystä kehityskeskustelusta.

Kehityskeskustelun tärkein tavoite on kuitenkin molempien osapuolten tavoitteita ja päämääriä tukevien tekijöiden ymmärtäminen. Parhaimmillaan kehityskeskustelu auttaa työntekijää ymmärtää oman roolinsa yrityksen strategiassa ja sitoutumaan entistä paremmin yrityksen tavoitteisiin.

Lisäksi se auttaa esimiestä ja työnantajaa huomioimaan työntekijän henkilökohtaiset toiveet ja tarpeet, minkä ansiosta työntekijä kokee itsensä arvostetuksi ja motivaatio säilyy tulevaisuuteen asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tehokas dokumentointi helpottaa seurantaa

Kehityskeskustelu on hyvä pyrkiä pitämään rentona ja vapaamuotoisena tilaisuutena, jotta molemmat osapuolet kokevat voivansa tuoda avoimesti omat näkökantansa esille. Jotta tavoitteisiin ja niiden toteutumiseen voidaan palata myöhemmin, kehityskeskustelu on kuitenkin tärkeää dokumentoida.

Paperiset keskustelulomakkeet kannattaa kuitenkin unohtaa, sillä ne jäävät helposti vain pöytälaatikon perälle pölyttymään.

Tehokkaan sähköisen dokumentoinnin ansiosta:

Sekä esimiehellä että työntekijällä itsellään on tarvittaessa mahdollisuus tarkistaa helposti keskustelussa sovitut asiat, mm. tavoitteet ja toimenpiteet niiden saavuttamiseksi.
Tärkeät tiedot liikkuvat organisaatiossa tehokkaasti eteenpäin. Henkilöstöhallinto ja johto saavat tarvittavat koonnit keskusteluista (esimerkiksi asetetuista tavoitteista sekä koulutustarpeista) ja lisäksi he voivat seurata kehityskeskusteluiden toteutumisastetta.

HR-järjestelmä toimii kehityskeskustelun apuna

Hyvä HR-järjestelmä mahdollistaa sähköisen kehityskeskustelulomakkeen käytön ja helpottaa kehityskeskusteluiden dokumentointia, seurantaa ja raportointia.

Järjestelmän avustama kehityskeskusteluprosessi voi mennä esimerkiksi seuraavasti:

Heini HR-johtaja lähettää järjestelmän kautta henkilöstölle tiedotuksen kehityskeskustelukierroksen käynnistymisestä.
Essi Esimies kirjaa järjestelmässä sähköiselle lomakkeelle kehityskeskustelussa sovitut asiat.
Jotta varmistutaan siitä, että molemmat keskustelun osapuolet ovat yhtä mieltä lomakkeelle kirjatuista asioista, lähtee lomake vielä hyväksyttäväksi Tytti Työntekijälle ennen kuin tiedot päivittyvät järjestelmään.
Tarvittaessa järjestelmään voidaan tallentaa esimerkiksi yksikkö- tai osastokohtaiset tavoitteet, jolloin ne saadaan helposti haettua yksittäisen työntekijän kehityskeskustelulomakkeelle. Näin vältytään kirjaamasta samoja asioita usealle työntekijälle.
Kehityskeskustelulomakkeelle kirjatut tiedot tallentuvat järjestelmään työntekijän tietoihin, jolloin ne ovat helposti myös jälkikäteen esimiehen ja työntekijän tarkistettavissa.
Kehityskeskustelun yhteydessä järjestelmään päivitettävät tiedot, kuten sovitut tavoitteet, mittarit ja kehittymissuunnitelma, ovat monipuolisesti ja helposti raportoitavissa.
Järjestelmään voidaan myös määritellä muistutusviesti esimiehelle, mikäli järjestelmään ei ole tehty kirjauksia sovitun aikataulun puitteissa.

Tutustu HR-järjestelmään tästä!