Näin paljon hyvä palkanmaksuohjelma säästää yrityksen aikaa
Monessa yrityksessä palkanlaskennassa on edelleen paljon manuaalisia työvaiheita ja pyöritellään Exceleitä. Toisinaan liiketoimintaa on automatisoitu ja toimintoja on viety jopa tekoälyn suuntaan, mutta palkkahallinto on unohdettu tästä yhtälöstä tyystin.
Joskus organisaatioissa ollaan niin tottuneita vanhentuneisiin toimintatapoihin, ettei niitä osata kyseenalaistaa. Ajatellaan, että tiettyjen tehtävien kuuluukin olla hankalia ja aikaa vieviä. Tänä päivänä helpotus löytyy kuitenkin usein järjestelmäautomaatiosta.
Toisinaan on hankala hahmottaa, kuinka suuren helpotuksen järjestelmä voi organisaation arkeen tuoda. Siksi tässä blogissa käyn läpi esimerkin kautta, paljonko hukkatunteja hyvä palkanmaksuohjelma voi säästää.
Lähtökohta: Yrityksessä kuluu runsaasti hukkatunteja tiedon etsimiseen ja välittämiseen
Erillisten dokumenttien varassa pyörivä palkanlaskentaprosessi on usein aikaavievää ja turhauttavaa. Prosessin aikana tulee paljon toistoa, ylimääräisiä tarkistuskierroksia sekä uudelleenlaskemisia, kun sormi lipsahtaa epähuomiossa väärälle näppäimelle.
Manuaalinen palkanlaskentaprosessi sisältää monta vaiheita ja se työllistää tyypillisesti monia henkilöitä: ensiksi yksi tekee tunti-ilmoituspohjat, joihin työntekijät tuntinsa kirjaavat. Sen jälkeen esimies tarkistaa ja hyväksyy tunnit, ja lopuksi palkanlaskija vielä tallentaa tiedot ohjelmaan tehden samalla vielä viimeisen tarkistuksen.
Prosessin aikana täytyy ottaa huomioon myös monia muuttujia, kuten eri alojen työehtosopimukset sekä mahdolliset ylityötunnit. Näihin uppoaa hurjasti aikaa, puhumattakaan työsuhteeseen liittyvistä muutoksista, joilla on aina suora vaikutus myös palkanlaskentaan.
Kysymys kuuluukin, miten yritys voi toimia tehokkaasti, jos ihmisten aika menee sisäisiin prosesseihin?
Lopputulos: Automatisaatio yksinkertaistaa prosessia ja säästää aikaa
Palkanlaskennan automaatio säästää runsaasti aikaa koko organisaatiolta: tunnit kirjataan suoraan tuntikirjausjärjestelmään, josta ne myös poimitaan palkkajärjestelmään. Palkanmaksuohjelma laskee tässä välissä automaattisesti mukaan myös mahdolliset muuttujat, kuten työehtosopimusten vaikutukset ja ylityötunnit. Sen jälkeen esimies voi hyväksyä tunnit yhdellä klikkauksella ja näin siirtää ne automaattisesti palkkatapahtumaksi. Joissain tapauksissa erillistä tuntikirjausjärjestelmää ei edes tarvita, vaan tunnit voidaan kirjata ja hyväksyä itse palkkajärjestelmässä!
Koska palkanmaksuohjelma ei tee virheitä laskutoimituksissa, jäävät monet tarkistuskierrokset pois. Näin ollen työntekijän vastuulle jää tuntien kirjaus ja palkanlaskijalle asiantuntijatyö sekä prosessin seuranta.
Vaikutukset näkyvät myös tuntitietojen ulkopuolella. Palkanlaskennan tietovirroissa mukana kulkeviin työsuhde-, loma- ja poissaolotietoihin liittyvien muutosten automatisointi ja roolitus tehostaa palkanlaskentaa vähintään tuntien kirjausten verran. Tehokkuuden kannalta on oleellista tunnistaa, että näihin tietoihin voidaan tehdä muutoksia myös palkanmaksuohjelmassa ilman erillisiä HR- tai muita järjestelmiä. Nykyaikainen palkanmaksuohjelma ei ole siis vain palkanlaskijan työkalu, vaan koko organisaation järjestelmä, jossa tieto liikkuu automaattisesti käyttäjältä toiselle.
Esimerkki: Palkanmaksuohjelma säästää useita tunteja työaikaa viikossa
Konkreettiset säästöt hahmottaa parhaiten esimerkin kautta:
Palkanlaskenta manuaalisesti: aikaa valuu hukkaan työntekijöiltä, esimiehiltä ja palkanlaskennalta
Esimerkkiyritys Oy:ssä työskentelee 250 henkeä. Yrityksen palkanlaskennassa on käytössä vanha palkanmaksuohjelma ja tuntitiedot tuotetaan työajanseurannasta, mutta työsuhteiden käsittely, lomat ja poissaolot käsitellään manuaalisesti erillisillä ilmoituksilla tai sähköposteilla.
Työntekijät kirjaavat tuntinsa normaalisti järjestelmään, mutta joutuvat kysymään lomasaldojaan, työajanlyhennyksiä ja muita tietojaan esimiehiltä.
Jokainen kahdestakymmenestä esimiehestä käyttää joka kuukausi kyselyihin, työsuhdetietoihin, lomiin ja poissaoloihin yhteensä 6 tuntia aikaa. Yhteenlaskettuna esimiehiltä kuluu aikaa tähän siis huimat 120 tuntia kuukaudessa.
Palkanlaskentaan manuaalisesti tulevat tiedot puolestaan työllistävät palkanlaskijaa yhden päivän ylimääräistä jokaisen palkanlaskennan yhteydessä, eli parhaassa tapauksessa kolme kertaa kuukaudessa.
Aikaa tuhlaantuu myös virheiden korjauksiin. Mikäli valmiiseen palkkalaskelmaan eksyy virhe, vie sen korjaaminen pahimmillaan useita tunteja.
Palkanlaskentajärjestelmän avulla: tietovirtojen automatisointi säästää n. 80 tuntia kuukaudessa
Palkanmaksuohjelman avulla tunteja karsiutuu prosessin jokaisesta vaiheesta.
Esimiehen pöydältä poistuu kaikki manuaalinen työ. Työsuhteen tiedot, lomat ja poissaolot voidaan viedä suoraan määrämuotoisena järjestelmään, jolloin erilliset ilmoitukset jäävät kokonaan pois. Vähintään puolet esimiesten manuaaliseen työhön kuluvasta ajasta säästyy ohjelman avulla. Parhaassa tapauksessa työntekijät ilmoittavat asiat itse palkkajärjestelmässä, jolloin esimiesten työmäärä vähenee entisestään.
Palkanlaskijan koko työnkuva mullistuu palkanlaskennan automaation myötä. Tunnit, lomat ja poissaolot siirretään järjestelmään suoraan liittymän avulla. Manuaalisen työn määrä lähenee nollaa koko palkkaprosessin osalta ja hänellä jää aikaa asiantuntijatyöhön.
Samalla palkkaprosessista poistuvat turhat tarkastukset ja virhealttius. Tällä on oleellinen vaikutus eri roolien säästämään aikaan palkkaprosessissa.
Näiden tietovirtojen automatisoinnilla säästetään aikaa jo n. 80 tuntia kuukaudessa, mikä vastaa 0,5 henkilötyövuoden panosta esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen. Kokonaisuudesta saa vielä tehokkaamman kun palkkaohjelma jaetaan käyttöön koko henkilöstölle työntekijöistä johtoon. Näin jokaiselle roolille oleellinen tieto on aina tarpeen tullen saatavilla. Ja säästö luonnollisesti kasvaa organisaation kokoluokan kasvaessa.
Sujuvan arjen avulla työntekijät ja koko organisaatio voivat paremmin. Voidaan siis perustellusti sanoa, että palkanlaskentajärjestelmä vaikuttaa koko yrityksen toimintaan.
