Miksi yhtenäinen HR- ja palkkaprosessi on parempi kuin monta erillistä?

Ei pidä laittaa kaikkia munia samaan koriin, sanoo vanha sananlasku. Tämä piti varmasti paikkansa vanhassa agraariyhteiskunnassa, mutta moderneissa järjestelmäympäristöissä ei. On monin tavoin fiksumpaa yhdistää ainakin HR- ja palkanlaskentatoiminnot saman prosessin alle monen erillisen sijaan.

Teimme väitteemme tueksi vertailun, joka osoittaa selvästi yhteen integroidun järjestelmän ja monen järjestelmän hyödyt ja haitat.

Mitä tarkoittaa käytännössä, jos HR- ja palkanlaskentajärjestelmät eivät ole samassa datassa kiinni?

Monessa yrityksessä on käytössä erillisiä järjestelmiä sekä HR:n että palkanlaskennan sisällä eivätkä nämä järjestelmät ole mitenkään kytköksissä toisiinsa – saatikka sitten jakaisivat saman datan.

Lähes yhtä monessa yrityksessä on useamman järjestelmän tilanteeseen ajauduttu lähes vahingossa: kun liiketoiminta on kasvanut, ollaan hankittu erilaisia järjestelmiä sen hetkiseen akuuttiin tarpeeseen.

Täysin toisistaan erilliset järjestelmät voivat palvella hetkellisesti hyvin hankintatilanteessa, mutta tilanne muuttuu nopeasti, kun henkilöstömäärä kasvaa isommaksi. Mitä enemmän on käsiteltävää tietoa, sitä isompaan rooliin nousee järjestelmien yhteensopivuus ja toimivuus.

Erillisten HR- ja palkanlaskentajärjestelmien plussat

Tästä tulee ehkä yksi koko blogin lyhyimmistä kappaleista, mutta tulkoon. Kun mietitään HR- ja palkanlaskentajärjestelmiä, on vaikeaa löytää mitään suoranaista hyötyä sille, että data on erillisissä järjestelmissä.

Niinpä lista on lyhyt:

+ On edes jonkinlaiset järjestelmät käytössä vanhanaikaisen paperinpyörittelyn sijasta.

+ Jokin HR-funktio on niin bisneskriittinen, että sille kannattaa hankkia täysin oma järjestelmä. Tällainen voi olla esim. koulutusjärjestelmä tai rekrytointi. Tällöinkin työsuhteen hallinta pitää olla kiinteästi yhteydessä palkanlaskentaan.

Mitä haittaa on erillisistä HR- ja palkanlaskentajärjestelmistä?

Kun HR:n ja palkanlaskennan data ovat erillisissä järjestelmissä eikä kummallakaan ole näkyvyyttä toisen dataan, joudutaan tieto siirtämään toiseen manuaalisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että

1) esimies tai HR toimittaa tiedon työtunneista palkanlaskentaan (Pahimmillaan työvuorosuunnittelu voi olla omassa järjestelmässään ja toteutuneiden työtuntien seuranta omassaan.)

2) palkanlaskenta laskee palkat ja lähettää ne maksuun

3) työntekijä huomaa, ettei hänen palkankorotustaan ole huomioitu ja ilmoittaa tästä palkanlaskentaan

4) palkanlaskenta tarkastaa asian HR:ltä, joka mahdollisesti tarkastaa asian työntekijän esimieheltä (ainakin, jos ei heillä ole käytössään yhtenäistä järjestelmää, josta tieto löytyisi)

5) HR ilmoittaa palkanlaskentaan oikean palkan

6) palkanlaskenta laskee palkan oikein ja tekee tarvittavat muutokset

7) työntekijä tarkastaa vielä, että palkka on laskettu oikein

Halutessasi voit vaihtaa palkankorotuksen kohdalle minkä tahansa muun palkan suuruuteen tai palkan kirjaukseen vaikuttavan asian: loman, uuden työsopimuksen, palkallisen vapaan, TES-muutokset, bonuksen, ylityöt – listaa voisi vielä jatkaa vaikka kuinka pitkään.

Ikävä kyllä erillisten järjestelmien miinuspuolista riittääkin siis sanomista hieman enemmän kuin plussista.

– Inhimillisten virheiden määrä kasvaa, kun välissä joudutaan tekemään erilaisia manuaalisia toimenpiteitä. Palkanlaskennassa pienetkin lipsahdukset näkyvät suoraan työntekijän tilillä ja tilanteen korjaaminen vaatii ylimääräistä työtä niin työntekijöiltä, esihenkilöiltä, HR:ltä kuin palkanlaskennaltakin.

– Muutokset työntekijän työsopimuksessa, kustannuspaikassa, esimiestiedossa tai muussa tilanteessa eivät kulkeudu palkanlaskentaan tai kulkeutuvat sinne väärään aikaan.

– Ylimääräiset korjauskierrokset ja manuaalinen työ heikentävät työn tehokkuutta.

– HR:n ja palkanlaskentaprosessien puuduttavat rutiinit, manuaaliset toimenpiteet ja ylimääräiset korjauskierrokset voivat vaikuttaa henkilöstön työhyvinvointiin ja -motivaatioon.

– Esihenkilöt eivät pysty keskittymään olennaiseen eli johtamiseen, vaan käyttävät ison osan työaikaansa tiedon siirtämiseen, tarkistamiseen ja muihin hallinnollisiin töihin.

– Pitkään jatkuneet ja toistuvat ongelmat palkanlaskussa näkyvät työntekijäkokemuksessa ja pahimmillaan lyövät loven työnantajamielikuvaan. Tällöin voi olla jopa haastavaa houkutella yritykseen uusia työntekijöitä.

Pahimmillaan erillisten HR- ja palkanlaskentajärjestelmien ristipaineessa painiskeleva organisaatio kamppailee myös tehottomuuden ja huonon työhyvinvoinnin kanssa. Ei ole juuri mitään yhtä tehotonta kuin työntekijä, joka ei pysty tekemään työtään kunnolla.

Lue lisää: Palkanlaskennan työkalut vaikuttavat koko organisaation hyvinvointiin

Yhtenäisestä HR- ja palkanlaskentaprosessi on hyötyä koko organisaatiolle

Mitä sitten tarkoitetaan yhtenäisellä HR- ja palkanlaskentaprosessilla?

Lähtökohta on se, että kaikki data on yhteistä ja kaikilla on reaaliaikainen näkyvyys myös toisen dataan (omien roolien rajoissa): Palkanlaskennan ei tarvitse odottaa erikseen tietoa lomista ja palkankorotuksista, koska ajantasainen tieto on järjestelmässä. HR voi kaivaa palkanlaskennasta dataa johtoryhmän kokousta varten esim. henkilöstömääristä ja toteutuneista palkkakuluista. Työntekijä voi milloin vain tarkistaa omat tietonsa ja millä perusteella palkka hänelle maksetaan.

Eri toiminnoilla voi yhä olla omat järjestelmänsä, mutta ne on integroitu yhteen, jolloin dataa ei tarvitse erikseen siirtää yhdestä järjestelmästä toiseen. Integroinnissa pitää muistaa järjestelmissä mahdollisesti eroina olevat käytännön erot, kuten esimerkiksi tiedon voimaantulo ja lokioituminen.

Lue lisää: Vältä virheet, suunnittele HR- ja palkkajärjestelmähankinnat kokonaisuutena

Yhtenäisestä HR- ja palkanlaskentaprosessista on hyötyä monenlaista

Datan jakamisesta on siis monenlaista hyötyä:

+ Niin esihenkilöillä, palkanlaskennalla kuin HR:lläkin pääsy samaan tietoon. Tieto on heti käytettävissä ja hyväksyttävissä ilman turhia välivaiheita ja varmistuksia.

+ Yhteisesti muodostuva master-data on oikeaa ja ajantasaista, ja sitä on helppo hyödyntää eri liiketoiminta-alueiden tarpeisiin.

+ Koska järjestelmä ei tee virheitä laskutoimituksissa, jäävät monet tarkistuskierrokset pois. Muutenkin inhimillisten virheiden määrä on minimoitu, kun järjestelmät keskustelevat keskenään automaattisesti.

+ Automatisoidut sähköiset ilmoitusprosessit varmistavat tiedon oikeellisuuden erilaisissa muutostilanteissa. Tällöin palkanlaskijan ei tarvitse tehdä kuormittavaa tallennus- ja tulkintatyötä.

+ Työntekijät voivat itse tarkistaa omaan työsuhteeseensa liittyviä tietoja, kuten loma-, poissaolo- ja palkkatietoja.

+ Automatisoidut rutiinit tarjoavat esihenkilöille tilaisuuden keskittyä johtamiseen ja palkanlaskennan enemmän asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin. Parhaimmillaan aikaa vapautuu sellaisiin työtehtäviin, jotka vaikuttavat yrityksen liiketoimintaan.

+ Sujuvat rutiinit ja prosessit kohentavat sekä HR:n että palkanlaskennan hyvinvointia, mikä puolestaan vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta sekä sairauspoissaoloja.

+ Integraatioita ei tarvita, jolloin koko yrityksen kokonaisarkkitehtuuri ja infrastruktuuri yksinkertaisempi.

Yhtenäisen HR- ja palkanlaskentaprosessin miinukset

Jottei nyt luotaisi liian ruusuisia kuvitelmia, on syytä käydä läpi myös yhteisen prosessin haittapuolet.

– Uusien kyvykkyyksien hankinnasta tulee aina kustannuksia. Nämä kustannukset liittyvät sekä suoraan järjestelmähankintaan että työntekijöiden kouluttamiseen, mahdollisesti jopa uusien osaajien palkkaamiseen.

– Modernit järjestelmät panevat vanhat prosessit suurennuslasin alle. Toisinaan prosesseja ja toimintamalleja täytyy muuttaa radikaalisti.

– Uusien teknologioiden ja järjestelmien käyttöönotto vaatii työntekijöiltä oikeanlaista asennetta ja halua oppia.

– Johdon esimerkki ja tuki järjestelmähankkeissa on korvaamatonta. Tilanne vaatii myös vahvaa muutosjohtajuutta.

Kuten jo ehkä huomasit, eivät miinukset oikeastaan ole itse yhteiseen prosessiin liittyviä. Tämä ei ole yllätys, koska prosessimielessä miinuksia ei todellisuudessa ole.

Käytännössä jopa noin puolet palkka- ja HR-järjestelmien hyödyntämästä datasta on käytännössä samaa tai ainakin niillä on vaikutus toistensa oikeellisuuteen. Mitä monimutkaisemmat prosessit ja enemmän henkilöstödataa yrityksellä on, sitä kriittisempää on se, että tieto HR- ja palkanlaskentajärjestelmien välillä kulkee sujuvasti. Jotta HR ja palkanlaskenta kuitenkin jakaisivat yhteiset prosessit, tulee molempien osapuolien lisäksi myös johdon ymmärtää asian tärkeys. On siis selvää, ettei yhdelläkään yrityksellä tai organisaatiolla ole varaa jäädä junnaamaan vanhoihin toimintatapoihin.

Tutustu HR-järjestelmään tästä!