Näin tarjoat työvuoroja tehokkaasti Mepco Keikkojen avulla
Tämä teksti on osa Mepco Keikkojen käyttövinkit -juttusarjaa. Sarjassa jaetaan vinkkejä ja ohjeita Mepco Keikkojen tehokkaaseen käyttöön.
Tässä kirjoituksessa käydään läpi, miten työvuorojen tarjoaminen onnistuu Mepco Keikoilla mahdollisimman kätevästi. Mepco Keikkojen toiminnot on suunniteltu niin, että koko työvuorojen tarjoamisen prosessi voidaan automatisoida. Voit tarjota työvuoroja työntekijöille etukäteen määritettyjen sääntöjen avulla ja ennalta määritetyssä prioriteettijärjestyksessä. Parhaassa tapauksessa sinun ei tarvitse enää vuoron luonnin jälkeen koskea vuoroon!
Varaaminen vs. ehdottaminen
Planierissa voidaan määrittää kahdenlaisia sääntöjä työvuorojen tarjoamiseen:
- Varaussäännöt: Työvuoroa koskevan varaussäännön piiriin kuuluvat työntekijät näkevät työvuoron mobiilisovelluksessa ja pystyvät varaamaan sen suoraan itselleen. Varaussääntöä käytetään, kun halutaan, että nopein työntekijä voi varata vuoron itselleen.
- Ehdotussäännöt: Työvuoroa koskevan ehdotussäännön piiriin kuuluvat työntekijät näkevät työvuoron mobiilisovelluksessa ja voivat ehdottaa itseään työvuoroon, jonka jälkeen hallintokäyttäjän tulee erikseen hyväksyä työntekijän vuoroehdotus. Ehdotussääntöä kannattaa käyttää silloin, kun vuoroon halutaan valita tietty työntekijä kaikkien halukkaiden joukosta.
Työvuorojen tarjoamisen oletussäännöt
Järjestelmätason oletussäännöt
Mepco Keikoissa määritetään järjestelmätasolla oletussäännöt sen osalta, ketkä työntekijät voivat varata vuoroja suoraan itselleen, ja ketkä voivat mahdollisesti ehdottaa itseään vuoroihin. Henkilöstövuokrauksessa yleisesti hyvin toimiva tapa määrittää järjestelmätason oletussäännöt on, että pooliin kuuluvat työntekijät saavat varata työvuoroja suoraan ja muut soveltuvat työntekijät saavat ehdottaa itseään vuoroihin.
Työkohdekohtaiset oletussäännöt
Tarvittaessa työvuorojen tarjoamisen sääntöihin on mahdollista määritellä myös työkohdekohtaisia tarkennuksia ja prioriteettijärjestyksiä, joita hallinnoidaan työkohdekortin Säännöt-osiossa. Työkohdekohtaisesti on siis mahdollista määrittää varaus- ja ehdotussääntöjä, joiden avulla määritetään, ketkä työntekijät voivat varata juuri kyseisen työkohteen työvuoron itselleen ja ketkä työntekijät voivat ehdottaa itseään työkohteen työvuoroihin.
Lisäksi voidaan määrittää prioriteettijärjestyksiä, joiden avulla työkohteen työvuoroja voidaan tarjota eri työntekijäryhmille (kuten pooleille) eri aikaan. Voidaan määrittää esimerkiksi, että työkohteen ensisijainen pooli saa varata vuoron heti, kun se on luotu Planieriin ja myöhemmin vuoro vapautuu muiden poolien varattavaksi, jos kukaan ei ole sitä vielä varannut.
Työvuorojen tarjoaminen prioriteettijärjestyksessä
Esimerkki:
Haluat tarjota asiakkaan A vuoroja aina ensisijaisesti Poolille X. Jos kukaan poolista X ei varaa vuoroa, esimerkiksi 4 tunnin kuluessa, haluat vapauttaa vuoron myös Poolin Y varattavaksi. Määritä työkohdekortille varaussäännöt näin:
- Siirry työkohdekortin Säännöt-osion Varaus-välilehdelle
- Valitse pudotusvalikosta oletuspoolisuodatustyypiksi ”Valitut poolit”
- Valitse ”Kaikki poolit” -pudotusvalikosta Pooli X
- Määritä, että vuoro on varattavissa, kun tapahtuman julkaisusta on 0 tuntia
- Lisää uusi sääntö
- Valitse ”Kaikki poolit” -pudotusvalikosta Pooli Y
- Määritä, että vuoro on varattavissa, kun tapahtuman julkaisusta on 4 tuntia
- Tallenna
Prioriteettijärjestys on mahdollista määrittää myös jokaiselle työvuorolle erikseen työvuoron luonnin yhteydessä, varaussäännöt-osiossa. Vuorokohtaisesti määritetyt säännöt yliajavat oletussäännöt, mutta eivät vaikuta työkohteelle määritettyihin oletussääntöihin.
Oletussäännöistä poikkeaminen työvuorokohtaisesti
Työkohdekohtaisista oletussäännöistä on mahdollista poiketa yksittäisen työvuoron osalta. Voit siis myös asettaa vuoroja työntekijöille tarjolle manuaalisesti. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
1. Asiakkaalla on yksittäisen työvuoron työntekijän osalta erityistoiveita
- Tällöin oletussääntöjä kannattaa muokata vuoron luonnin yhteydessä niin, että vuoroa ei tarjota heti kenellekään. Tämän jälkeen vuoroa voidaan tarjota manuaalisesti halutuille työntekijöille työvuorojen listanäkymän Hae työntekijää -rivitoimintoa hyödyntäen.
2. Kukaan oletussääntöjen piiriin kuuluva työntekijä ei varaa vuoroa
- Tässä tapauksessa voit jälkikäteen tarjota vuoroa uusille työntekijöille laajentamalla työntekijäjoukkoa, jolle vuoroa tarjotaan. Oletussääntöihin ei tarvitse tehdä muokkauksia.
Työvuoron luomisen jälkeen voit käyttää kolmea eri toimintoa työvuorojen manuaaliseen tarjoamiseen. Seuraavaksi käydään läpi, millaisiin käyttötapauksiin nämä toiminnot on ensisijaisesti suunniteltu.
Aseta varattavaksi -toiminto
Aseta varattavaksi -toiminto on suunniteltu käytettäväksi, kun halutaan, että nopein työntekijä voi varata vuoron itselleen. Työntekijän näkökulmasta toiminto vastaa siis aiemmin käsiteltyä varaussääntöä.
- Toimintoa käyttämällä vuoro menee valituille työntekijöille mobiilisovellukseen varattavaksi eli he voivat varata kyseisen työvuoron suoraan itselleen
- Vuoro näytetään työntekijöille mobiilisovelluksessa ”Varaa”-labelillä ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen
Huom! Jos vuoro on kerran asetettu työntekijälle varattavaksi, sitä ei voi enää muuttaa ehdotettavaksi. Vuorosta voi kuitenkin tarvittaessa vielä pyytää vastausta tämän jälkeen.
Pyydä vastausta -toiminto
Pyydä vastausta -toimintoa on tarkoitus käyttää, jos halutaan yhdeltä tai muutamalta työntekijältä vastaus vuorotarjoukseen, ennen kuin vuoroa tarjotaan muille. Ominaisuutta kannattaa käyttää, jos asiakas on esimerkiksi toivonut tiettyä työntekijää vuoroon.
- Vuoro näytetään valituille työntekijöille mobiilisovelluksessa varattavien vuorojen listan kärjessä ja työntekijät voivat joko hyväksyä tai hylätä vuorotarjouksen
- Vuoro näytetään työntekijöille mobiilisovelluksessa ”Odottaa vastausta” -labelillä ja työntekijä saa vuorosta personoidun push-ilmoituksen
Toimintoa kannattaa käyttää maltilla, jotta työntekijät reagoisivat vastausta odottaviin vuoroihin paremmin. Jos työntekijät vastaanottavat jatkuvasti push-ilmoituksia, näihin ei välttämättä jakseta enää reagoida.
Aseta ehdotettavaksi -toiminto
Aseta ehdotettavaksi -toimintoa on tarkoitus käyttää, kun halutaan, että työntekijät eivät voi suoraan varata vuoroa itselleen, mutta voivat kuitenkin ilmaista halukkuutensa ottaa vuoron. Näin voit itse valita ehdotusten joukosta parhaan työntekijän.
- Vuoro näytetään valituille työntekijöille mobiilisovelluksessa ehdotettavana vuorona eli he eivät voi suoraan varata kyseistä työvuoroa, mutta voivat ehdottaa itseään siihen
- Vuoro näytetään työntekijöille mobiilisovelluksessa ”Ehdota”-labelillä ja työntekijä saa vuorosta push-ilmoituksen
- Kun hallintokäyttäjä hyväksyy työntekijän vuoroon, työntekijä saa tästä push-ilmoituksen ja muille ehdotuksen jättäneille työntekijöille vuoro näkyy ”Ei enää saatavilla” -labelillä
Kannattaa varmistaa, että työvuorojen tarjoamiseen liittyvät järjestelmätason oletussäännöt ovat määriteltynä, jolloin suurin osa vuoroista voi täyttyä ilman manuaalista työtä. Esimerkiksi näin:
Asiakas tai hallintokäyttäjä tekee työvuorotilauksen Mepco Keikkoihin.
Vuoroa tarjotaan automaattisesti asiakkaan pooliin kuuluville työntekijöille.
Jos kukaan ei varaa vuoroa, vuoro aukeaa ehdotettavaksi muille soveltuville työntekijöille.
Vuoro saadaan täytettyä!
