Hyppää sisältöön
Keikkatyön hallinta
Blogi
27.2.2023

Näin tarjoat työvuoroja tehokkaasti Mepco Keikkojen avulla

Tämä teksti on osa Mepco Keikkojen käyttövinkit -juttusarjaa. Sarjassa jaetaan vinkkejä ja ohjeita Mepco Keikkojen tehokkaaseen käyttöön.

Tässä kirjoituksessa käydään läpi, miten työvuorojen tarjoaminen onnistuu Mepco Keikoilla mahdollisimman kätevästi. Mepco Keikkojen toiminnot on suunniteltu niin, että koko työvuorojen tarjoamisen prosessi voidaan automatisoida. Voit tarjota työvuoroja työntekijöille etukäteen määritettyjen sääntöjen avulla ja ennalta määritetyssä prioriteettijärjestyksessä. Parhaassa tapauksessa sinun ei tarvitse enää vuoron luonnin jälkeen koskea vuoroon!

Varaaminen vs. ehdottaminen

Planierissa voidaan määrittää kahdenlaisia sääntöjä työvuorojen tarjoamiseen:

Työvuorojen tarjoamisen oletussäännöt

Järjestelmätason oletussäännöt

Mepco Keikoissa määritetään järjestelmätasolla oletussäännöt sen osalta, ketkä työntekijät voivat varata vuoroja suoraan itselleen, ja ketkä voivat mahdollisesti ehdottaa itseään vuoroihin. Henkilöstövuokrauksessa yleisesti hyvin toimiva tapa määrittää järjestelmätason oletussäännöt on, että pooliin kuuluvat työntekijät saavat varata työvuoroja suoraan ja muut soveltuvat työntekijät saavat ehdottaa itseään vuoroihin.

Työkohdekohtaiset oletussäännöt

Tarvittaessa työvuorojen tarjoamisen sääntöihin on mahdollista määritellä myös työkohdekohtaisia tarkennuksia ja prioriteettijärjestyksiä, joita hallinnoidaan työkohdekortin Säännöt-osiossa. Työkohdekohtaisesti on siis mahdollista määrittää varaus- ja ehdotussääntöjä, joiden avulla määritetään, ketkä työntekijät voivat varata juuri kyseisen työkohteen työvuoron itselleen ja ketkä työntekijät voivat ehdottaa itseään työkohteen työvuoroihin.

Lisäksi voidaan määrittää prioriteettijärjestyksiä, joiden avulla työkohteen työvuoroja voidaan tarjota eri työntekijäryhmille (kuten pooleille) eri aikaan. Voidaan määrittää esimerkiksi, että työkohteen ensisijainen pooli saa varata vuoron heti, kun se on luotu Planieriin ja myöhemmin vuoro vapautuu muiden poolien varattavaksi, jos kukaan ei ole sitä vielä varannut.

Työvuorojen tarjoaminen prioriteettijärjestyksessä

Esimerkki:

Haluat tarjota asiakkaan A vuoroja aina ensisijaisesti Poolille X. Jos kukaan poolista X ei varaa vuoroa, esimerkiksi 4 tunnin kuluessa, haluat vapauttaa vuoron myös Poolin Y varattavaksi. Määritä työkohdekortille varaussäännöt näin:

  1. Siirry työkohdekortin Säännöt-osion Varaus-välilehdelle
  2. Valitse pudotusvalikosta oletuspoolisuodatustyypiksi ”Valitut poolit”
  3. Valitse ”Kaikki poolit” -pudotusvalikosta Pooli X
  4. Määritä, että vuoro on varattavissa, kun tapahtuman julkaisusta on 0 tuntia
  5. Lisää uusi sääntö
  6. Valitse ”Kaikki poolit” -pudotusvalikosta Pooli Y
  7. Määritä, että vuoro on varattavissa, kun tapahtuman julkaisusta on 4 tuntia
  8. Tallenna

Prioriteettijärjestys on mahdollista määrittää myös jokaiselle työvuorolle erikseen työvuoron luonnin yhteydessä, varaussäännöt-osiossa. Vuorokohtaisesti määritetyt säännöt yliajavat oletussäännöt, mutta eivät vaikuta työkohteelle määritettyihin oletussääntöihin.

Oletussäännöistä poikkeaminen työvuorokohtaisesti

Työkohdekohtaisista oletussäännöistä on mahdollista poiketa yksittäisen työvuoron osalta. Voit siis myös asettaa vuoroja työntekijöille tarjolle manuaalisesti. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

1. Asiakkaalla on yksittäisen työvuoron työntekijän osalta erityistoiveita

2. Kukaan oletussääntöjen piiriin kuuluva työntekijä ei varaa vuoroa

Työvuoron luomisen jälkeen voit käyttää kolmea eri toimintoa työvuorojen manuaaliseen tarjoamiseen. Seuraavaksi käydään läpi, millaisiin käyttötapauksiin nämä toiminnot on ensisijaisesti suunniteltu.

Aseta varattavaksi -toiminto

Aseta varattavaksi -toiminto on suunniteltu käytettäväksi, kun halutaan, että nopein työntekijä voi varata vuoron itselleen. Työntekijän näkökulmasta toiminto vastaa siis aiemmin käsiteltyä varaussääntöä.

Huom! Jos vuoro on kerran asetettu työntekijälle varattavaksi, sitä ei voi enää muuttaa ehdotettavaksi. Vuorosta voi kuitenkin tarvittaessa vielä pyytää vastausta tämän jälkeen.

Pyydä vastausta -toiminto

Pyydä vastausta -toimintoa on tarkoitus käyttää, jos halutaan yhdeltä tai muutamalta työntekijältä vastaus vuorotarjoukseen, ennen kuin vuoroa tarjotaan muille. Ominaisuutta kannattaa käyttää, jos asiakas on esimerkiksi toivonut tiettyä työntekijää vuoroon.

Toimintoa kannattaa käyttää maltilla, jotta työntekijät reagoisivat vastausta odottaviin vuoroihin paremmin. Jos työntekijät vastaanottavat jatkuvasti push-ilmoituksia, näihin ei välttämättä jakseta enää reagoida.

Aseta ehdotettavaksi -toiminto

Aseta ehdotettavaksi -toimintoa on tarkoitus käyttää, kun halutaan, että työntekijät eivät voi suoraan varata vuoroa itselleen, mutta voivat kuitenkin ilmaista halukkuutensa ottaa vuoron. Näin voit itse valita ehdotusten joukosta parhaan työntekijän.

Kannattaa varmistaa, että työvuorojen tarjoamiseen liittyvät järjestelmätason oletussäännöt ovat määriteltynä, jolloin suurin osa vuoroista voi täyttyä ilman manuaalista työtä. Esimerkiksi näin:

Asiakas tai hallintokäyttäjä tekee työvuorotilauksen Mepco Keikkoihin.

Vuoroa tarjotaan automaattisesti asiakkaan pooliin kuuluville työntekijöille.

Jos kukaan ei varaa vuoroa, vuoro aukeaa ehdotettavaksi muille soveltuville työntekijöille.

Vuoro saadaan täytettyä!

Uusimmat artikkelit: