Palkanlaskenta-ohjelman hankinta
Mitä tulee huomioida ennen ostopäätöstä?
Palkanlaskentajärjestelmän hankinta on organisaatiolle iso rutistus. Palkkahallinnon tärkein tehtävä on varmistaa, että palkanmaksu ja muut prosessit hoituvat luotettavasti ja ajallaan. Yksinkertaista – mutta sama simppeli ratkaisu, joka toimii pienen yrityksen alkutaipaleella ei useinkaan palvele tarpeita enää muutaman vuoden päästä. Myös vakiintunut yritys voi törmätä kankeisiin prosesseihin, jos järjestelmähankintaa ei ole tehty alunperin ajatuksella.
Miten siis hankkia palkkaohjelma, joka ottaa huomioon myös tulevaisuuden tarpeet?
SIVUSTON SISÄLLYS
1. Milloin palkanlaskentaohjelman hankinta tulee yritykselle ajankohtaiseksi?
2. Oma vai ulkoistettu palkkahallinto – plussat ja miinukset
3. Palkanlaskentaohjelman tärkeimmät ominaisuudet
4. Miten valita sopiva palkanlaskentaohjelma?
5. Mitä palkanlaskentaohjelman hankinnassa täytyy huomioida?
6. Näin saat palkkaohjelmasta enemmän irti
1 Milloin palkanlaskentaohjelman hankinta tulee yritykselle ajankohtaiseksi?
Järjestelmähankinta tai palkkahallinnon prosessien uudistaminen muuten on ennemmin tai myöhemmin edessä jokaisella yrityksellä. Yleisimpiä tilanteita ovat seuraavat:
1. Yrityksen kasvu (tai sen ennakoiminen)
Moni pieni yritys pyörittää HR-ja palkkaprosessejaan Excelissä viimeiseen asti, mutta viimeistään kasvun myötä tarve prosessien tehostamiselle – eli digitalisoimiselle ja automatisoimiselle – sekä uusille ominaisuuksille.
2. Järjestelmän elinkaaren päättyminen tai lisenssin umpeutuminen
Myös lainsäädäntöuudistukset, kuten GDPR, Kansallinen tulorekisteri tai vuosilomalakien uudistaminen saattavat antaa alkusysäyksen vanhentuvien prosessien ja järjestelmien uusimiselle. Tällöin yritys haluaa usein panostaa uuden järjestelmän integroitavuuteen ja skaalautuvuuteen.
3. Muun järjestelmäinfrastruktuurin uusiminen
Muun infrastruktuurin, kuten esimerkiksi ERP-järjestelmäuudistuksen yhteydessä voi tulla ajankohtaiseksi hankkia myös uudet henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmät, jotta master data saadaan hyötykäyttöön yrityksen kaikkien prosessien osalta.
Lue lisää aiheesta: Onnellisia asiakastarinoita – Miten muut ovat onnistuneet HR- ja palkkahallinnon digitalisoimisessa?
2 Oma vai ulkoistettu palkkahallinto – plussat ja miinukset
Se, miten yrityksen kannattaa hoitaa palkkahallinto, riippuu mm. yrityksen koosta ja toimialasta ja tulevaisuudennäkymistä. Käytännössä palkkahallinnon prosesseista huolehtimiseen on olemassa kolme eri vaihtoehtoa:
1. Palkkahallinnon prosessien ulkoistaminen
+ Tilitoimistolle ulkoistaminen keventää ja tehostaa usein yrityksen hallinnollisia rutiineja eikä yrityksen tarvitse investoida erikseen palkkahallinnon henkilöstöön.
− Kankeus. Yrityksen kasvaessa myös käsiteltävän datan volyymit kasvavat, ja yritykselle saattaa tulla tarve vaihtaa palveluntarjoajaa. Haasteeksi nousee tällöin se, että data on tilitoimiston omissa järjestelmissä, mikä tekee ulkoistamisesta pitkän projektin.
2. Oman palkanlaskijan ja palkkajärjestelmän hankkiminen
+ Päätäntävalta omasta ohjelmasta ja omasta tekemisestä
− Palkkahallinto vaatii erityisosaamista, joten yritys joutuu investoimaan erikseen osaajiin, jotka ymmärtävät esimerkiksi eri palkkalajien, säädösten, työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten päälle.
3. Oman palkkaohjelman hankkiminen ja työn ulkoistaminen
+ Ketterin vaihtoehto kasvuhaluisille yrityksille. Kun datan omistaa itse eikä se sijaitse esimerkiksi tilitoimiston järjestelmissä, siihen pääsee tarvittaessa käsiksi ja ohjelmistointegraatiot ja -uudistukset onnistuvat helpommin.
+ Yrityksen ei tarvitse panostaa erikseen palkanlaskennan erityisosaajiin vaan se voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa
− Ei sovellu kaikkein pienimmille yrityksille, jotka voivat sen sijaan ratkaista tilanteen hoitamalla palkanmaksun erikoisjärjestelyllä, jossa kirjanpitäjä maksaa myös palkat.
Lue lisää aiheesta: Palkkahallinto pk-yritykselle: oma palkkajärjestelmä vai ulkoistettu palkkahallinto?
3 Palkanlaskentaohjelman tärkeimmät ominaisuudet
Hyvä palkkahallinnon järjestelmä tehostaa toimintaa ansaintaprosessin joka vaiheessa: tiedonkeruussa, palkanlaskennassa ja raportoinnissa. Mitä ominaisuuksia palkkahallinnon järjestelmässä siis pitää olla?
Valmiit järjestelmäliitännät
Valmiit järjestelmäliitännät mahdollistavat tehokkaan tiedonkeruun muista järjestelmistä. Tehokkain tapa kerätä palkkatapahtumat ja työaikatiedot palkkahallinnon järjestelmään on hakea ne liittymien avulla esijärjestelmistä, kuten kulunvalvonnasta, työajanseurannasta ja tuotannonohjauksesta, mutta tapahtumia pitää voida tarvittaessa syöttää palkanlaskentaohjelmaan myös käsin.
Avoimet rajapinnat
Avoimien rajapintojen ansiosta integrointi muihin järjestelmiin onnistuu myös jälkikäteen. Ilman avoimia rajapintoja integrointi voi tulla hyvinkin kalliiksi.
Muokattavuus yrityksen tarpeisiin
Tärkeää on myös mahdollisuus muokata palkkajärjestelmä helposti yrityksen tarpeisiin, esim. käytössä olevien työehtosopimusten, palkkalajien, työajanlyhennysten, palkitsemismallien tai loman kertymisten mukaisesti. Mitä helpompi järjestelmän parametrointia on tehdä itse, sitä parempi.
Hajautettu käyttö ja käyttöoikeuksien hallinta
Hajauttaminen mahdollistaa tehokkaan tiedonkeruun suoraan henkilöstöltä. Kun palkansaaja itse voi täyttää esimerkiksi mahdolliset perustietojen muutokset tai lomaehdotukset järjestelmään itse, säästyy aikaa ja vaivaa. Sähköisten lomakkeiden avulla voidaan helposti kerätä esimerkiksi työsuhde-, poissaolo- ja lomatietoja, muuttaa kustannuspaikan tietoja tai vaikkapa hyväksyä palkankorotusehdotus.
Automatisoitu palkkatapahtumien käsittely
Mahdollisimman pitkälle automatisoitu ja tehokas palkkatapahtumien käsittely säästää aikaa, vakioi palkkaprosessit ja estää virheiden syntymistä. Kun palkkatiedot on kerätty tarvittavista lähteistä, ennalta määritellyt toimenpiteet taloushallinnon kirjauksiin, pankkisiirtoihin ja palkkalaskelmien toimittamiseen asti tulisi voida hoitaa helposti ja yksinkertaisesti napin painalluksella.
Monipuoliset analysointi- ja raportointimahdollisuudet
Raportointimahdollisuudet sekä mahdollisuus saada kaikki yleisimmät ja lakisääteiset tilastot vakioraportteina, jotka myös pysyvät ajan tasalla käytäntöjen muuttuessa. Lisäksi käyttäjillä on hyvä olla mahdollisuus laatia itse tarvitsemiaan raportteja.
Helppokäyttöisyys kaikille käyttäjäryhmille
Työtuntien kirjaamisen, kohdistamisen, seurannan ja hyväksynnän tulisi olla mahdollisimman vaivatonta kaikille osapuolille työntekijöistä esimiehiin.
Onnistunut palkkaohjelmauudistus ja toimivat palkkahallinnon prosessit eivät näy lainkaan tavalliselle työntekijälle – sen sijaan uudistuksesta hyötyvät käyttäjäryhmät ovat palkanlaskenta ja talousosasto!
4 Miten valita sopiva palkanlaskentaohjelma?
Palkanlaskentaohjelma valintaan vaikuttavat useat eri tekijät, kuten esimerkiksi:
Yrityksen koko
Työsuhteen elinkaareen liittyvät asiat, kuten palkanmaksu ja erilaiset hyväksyntäketjut, ovat jokaisen yrityksen tärkeimpiä tukiprosesseja, mutta varsinkin pienillä yrityksillä palkkahallinnon ratkaisuja valitessa saattaa korostua kustannustehokkuus.
Kasvunäkymät
Jos yrityksen suunnitelmissa on kasvaa lähitulevaisuudessa, kannattaa palkkaratkaisu tai palvelutoimittaja valita sen mukaan, että dataan pääse tarvittaessa itse käsiksi. Kasvun myötä tärkeäksi nousevat myös erilaiset täydentävät prosessit (esim. uusien henkilöstöryhmien myötä uudet työehtosopimukset), joten järjestelmän tulisi pystyä vastaamaan helposti myös tähän tarpeeseen.
Toimiala ja työn luonne
Siinä missä asiantuntijaorganisaatioissa henkilöstödatalta vaaditaan varsin paljon, vaikkapa vähittäiskaupassa kriittiset prosessit ja suurin osa datasta kulkevat ERP-järjestelmän kautta, ja henkilöstö- ja palkkahallinnossa saattaa riittää kevyempi ja vähemmän kustomoitava ratkaisu.
Järjestelmäinfrastruktuurin tulevaisuuden tarpeet
Palkkaohjelma kannattaa usein yhdistää henkilöstöhallinnon järjestelmään tai ainakin varmistaa tulevaisuuden integraatiovalmius, sillä jälkikäteen tehtävä integraatio voi tulla kalliiksi ja vaivalloiseksi, jos tarvittavia valmiuksia ei ole. Varsinkin pienen yrityksen kannattaa ottaa tulevaisuuden tarpeet huomioon jo ensimmäistä palkkajärjestelmää hankittaessa.
Lue lisää aiheesta: Palkkahallinnon järjestelmä pk-yritykselle – ota nämä 3 asiaa huomioon
5 Mitä palkanlaskentaohjelman hankinnassa täytyy huomioida?
Palkkahallintoa uusittaessa tärkeintä on saada perusprosessit toimimaan tulevaisuudenkestävällä tavalla. Tavoitetilaa ei siis kannata riskeerata puhtaasti lisäarvoa tuottavien ominaisuuksien takia, vaan jos perustoiminnallisuudet uhkaavat kärsiä kiireessä, kannattaa lisäominaisuudet ja integraatiot toteuttaa mieluummin jatkokehitysprojektina.
Ennen järjestelmäuudistukseen ryhtymistä kannattaa tarkastella kriittisesti ainakin seuraavia asioita:
Ovatko uudistuksen tavoitteet realistisia?
Reality check kannattaa tehdä heti alussa. Paraskaan järjestelmä ei tue automaattisesti jokaista eri työehtosopimusta tai yrityksen sisäisiä erityisiä lomajärjestelyitä. Ja koska vain harvalle yritykselle sopii keskiverto, myös täysin toimiva avaimet käteen -ratkaisu on harvinaisuus.
Ovatko projektin aikataulu, budjetti ja henkilö- ja muut resurssit realistisia?
Kunnianhimoista järjestelmäuudistusta saa harvoin nollatyömäärällä, eli yrityksen sisäisen projektitiimin työaikaa kannattaa varata tarpeeksi. On eri asia toteuttaa 30 työpäivän projekti kolmessa tai kuudessa kuukaudessa! Myös järjestelmän käyttöönotto ja tarkoituksenmukainen parametrointi vaativat oman aikansa.
Ovatko projektin resurssit linjassa tavoitteiden kanssa?
Moni järjestelmäprojekti alkaa liian kunnianhimoisesti suhteessa siihen varattuihin resursseihin. Jos budjetti tai aikataulu eivät ole linjassa tavoitteiden kanssa, projekti kokee helposti mahalaskun, jolloin tavoitetilakäyttöönoton sijaan joudutaan tyytymään nykytilakäyttöönottoon.
Kun suunnittelet järjestelmäuudistusta, muista, että liian tiukka aikataulu saattaa torpedoida hyödyt, jos prosessien kehittämisestä joudutaan luopumaan ja tekemään sen sijaan kiireinen, nykytilan mukaisiin käytäntöihin perustuva käyttöönotto. Realistinen aikataulu on siis kaiken A & O!
Perinteisesti palkkahallinnon järjestelmäuudistukset on pyritty ajoittamaan vuodenvaihteeseen, mutta nykyään aikataulu ei ole enää sidottu kalenteriin.
6 Näin saat palkkaohjelmasta enemmän irti
Miten uudesta palkkaohjelmasta saa varmasti kaiken irti? Tässä 5 vinkkiä palkkaohjelman tehokkaaseen hyödyntämiseen!
1. Tunnista organisaation ja henkilöstön todelliset tarpeet
Ja tee se jo reilusti ennen käyttöönottoa! Palkkajärjestelmän tulisi olla kaikkien työväline – ei ainoastaan henkilöstöosaston ja palkanlaskennan.
2. Hajauta järjestelmän käyttö koko henkilöstölle
Organisaation yhteispeliä helpottaa ja prosesseja tehostaa, jos jokainen palkansaaja pääsee itse tarkastelemaan omia lomakertymiään ja korjaamaan virheellisesti kirjatut tunnit.
3. Älä tuudittaudu nykytilaan vaan tehosta käyttöä jatkuvasti
Kyseenalaista alussa järjestelmän oletusprosessit ja myöhemmin käyttöönottovaiheessa määritellyt prosessit, ja pidä itsesi jatkuvasti ajan tasalla ohjelmistopäivityksistä. Älä siis tuijota pelkästään sitä, mitä järjestelmäpäivitysten mukana tulee, vaan käytä aikaa myös niiden mahdollistamien hyötyjen arvioimiseen.
4. Selkeytä organisaation palkkahallinnon prosessit
Jo ennen järjestelmäuudistuksen aloittamista – ja kyseenalaista ne tarvittaessa! Hyödynnä tehostamisessa uuden järjestelmän ominaisuuksia: esimerkiksi hajautetun käytön avulla palkanlaskentaprosessi.
5. Haasta organisaation vanhat raportointikäytännöt
Onko käytössä raporttilistauksia, joita ajetaan ulos vain ajamisen ilosta? Saisiko saman tiedon koottua tehokkaammin? Pääsevätkö kaikki helposti käsiksi itselleen tarpeellisiin tietoihin?
Haluatko nähdä miten Mepco palkanlaskentaohjelma toimii?
Lataa demo:
Täyttämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojakäytäntömme.