Mepco HR-järjestelmä sujuvoitti MSK Groupin henkilöstöhallinnon, esimiesten ja työntekijöiden arkea

Liikkuvien työkoneiden älykkäiden turvaohjaamojen valmistaja MSK Group työllistää yli 800 henkilöä Suomessa, Saksassa ja Slovakiassa. Tämän kokoluokan yrityksessä automaatio ja erilaiset prosessit ovat ainoa mahdollisuus henkilöstö- ja palkkahallinnon sujuvaan hoitamiseen, kertoo MSK Groupin henkilöstö- ja viestintäjohtaja Tero Yliselä.

“Ilman toimivaa järjestelmää emme pysyisi sähköpostien ja erilaisten lippulappujen kanssa millään kärryillä. Se helpottaa käytännön arkea ja kokonaisuuden hallintaa.”

Mikä tahansa järjestelmä ei kuitenkaan toimi, ja tämä huomattiin myös MSK Groupilla pari vuotta sitten.

“Meillä oli aiemmin palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmät erikseen. Ne olivat kuitenkin tulleet oman käyttöikänsä päähän ja halusimme hankkia tilalle yhden, modernin järjestelmän jonka avulla voisimme hoitaa kaikki työsuhteen elinkaareen liittyvät asiat. Lisäksi oli tärkeää, että se skaalautuisi tarpeisiimme yrityksen kasvaessa”, Yliselä kertoo.

Ratkaisuksi valittiin Mepco-järjestelmän koko kirjo: Henkilöstö, Palkat ja Rekrytointi. Lisäksi mukaan integroitiin M2- matka- ja kululaskujärjestelmä. Nämä kaikki tukevat toisiaan sekä henkilöstöhallinnon arkea. Yliselän mukaan Mepco on muuttanut prosesseja nykyaikaisemmaksi ja suoraviivaisemmaksi. Erityisesti Mepco Henkilöstö on sujuvoittanut yrityksen arkea merkittävästi.

Henkilöstöhallinnolle ajansäästöä

MSK Groupilla tarvitaan HR-järjestelmää Yliselän mukaan monestakin eri syystä. Henkilöstöhallinnolle se on välttämättömyys pelkästään jo lainsäädännöllisestä näkökulmasta.

“Tarvitsemme henkilöstöhallinnossa HR-järjestelmän taataksemme tietoturvan, helpottaaksemme rekrytointeja sekä seurataksemme työntekijöiden osaamista. Tällä alalla on tärkeää, että näemme helposti esimerkiksi sen, keillä kaikilla on työturvallisuuskortti sekä ensiapukoulutus voimassa ja milloin niiden voimassaolo päättyy”, Yliselä tiivistää.

Mepco Henkilöstö vastaa näihin vaatimuksiin sekä tuo helpotusta päivittäisiin työtehtäviin.

“Henkilöstöhallinnolle Mepco tarkoittaa sitä, että työntekijöiden tiedot löytyvät helposti ja nopeasti. Samalla järjestelmä tasoittaa henkilöstöhallinnon työkuormaa, kun esimiehet ja työntekijät voivat kirjata tietoja järjestelmään itse.”

Esimiehille kokonaiskuva henkilöstöstä

Yliselän mukaan esimiehille ja palkkahallinnolle yksi suurimmista eduista on se, että työsuhteen kannalta keskeiset järjestelmät ovat samassa ekosysteemissä.

“Käyttökokemus on tällöin samanlainen eikä heidän tarvitse opetella monen eri järjestelmän käyttöä. Uusien prosessien luominen muuttuu kerta kerralta helpommaksi.”

Tuore järjestelmä vaatii vielä totuttelua, mutta sen edut ovat jo nähtävissä. Muun muassa työsuhteiden perustamiset ja työehtosopimuksiin sisältyvien vaatimusten käsittely tulee keventymään tulevaisuudessa reippaasti.

“Järjestelmä tulee vaikuttamaan esimiesten arkeen huomattavasti, sillä se joustavoittaa henkilöstöhallinnollisen työvelvoitteen hoitamista. Samalla kokonaiskuvan hahmottaminen helpottuu, kun järjestelmästä näkee nopeasti muun muassa lomat, perehdyttämiset, kurssi-ilmoittautumiset ja niin edelleen.”

Työntekijöille mahdollisuus päivittää omia tietoja

Uutta HR-järjestelmää etsiessä yksi tärkeimmistä kriteereistä oli, että työntekijät voisivat katsoa ja päivittää itseään koskevia tietoja aiempaa paremmin ja GDPR:n mukaisesti.

Mepco Henkilöstössä tämä on täyttynyt ja se onkin Yliselän mukaan saanut työntekijöiltä palautetta hyvästä toimivuudesta.

“Mepcon web-käyttöliittymä on yksinkertainen ja looginen. Asiat löytyvät helposti ja perustietojen hallinta on helppoa. Työntekijä voi päivittää esimerkiksi osoitteensa, tilitietonsa ja puhelinnumeronsa parilla klikkauksella. Edellisen järjestelmän kanssa työntekijä joutui ilmoittamaan muutoksesta esimiehelle tai palkanlaskijalle ja heidän täytyi kirjata ne ylös järjestelmään.”

Organisaatiolle loputtomasti mahdollisuuksia

Organisaation ja pääkäyttäjän näkökulmasta järjestelmän mahdollisuudet ovat loputtomat ja Yliselä kehuu Mepcon joustavuutta.

“Mepco Henkilöstöllä pystyy tekemään vaikka mitä. Se on hurjan monipuolinen ja laaja järjestelmä joka skaalautuu ja antaa meidän luoda erilaisia prosesseja hyvinkin vapaasti. Laajuuden takia käytön opetteluun on toki syytä varata aikaa.”

Tällä hetkellä järjestelmästä löytyy jo työsuhteiden perustamiset, toimenkuvat, tutkinnot, kurssit ja pätevyydet, kehityskeskustelut, varhaisen tuen mallin mukainen keskustelu, muistamiset, perehdytykset, lähtökeskustelu, kurssit, palkkamuutokset, työtodistukset ja lomarahavapaat. Yliselä kertoo, että lisää on tulossa jatkuvasti.

“Tuomme pikkuhiljaa lisää ominaisuuksia järjestelmään. Emme edes pyrkineet siihen että kaikki mahdollinen olisi järjestelmässä heti, vaan jostain täytyi lähteä liikkeelle ja rakennamme siitä eteenpäin.”

Seuraavaksi tavoitteena olisi tehdä oma prosessi esimiesperehdytykselle sekä ottaa mukaan Power BI-raportointiohjelma. Sen avulla päästään visualisoimaan HR-dataa ja näin HR-analytiikka saadaan paremmin osaksi liiketoimintaa.

Mepco Henkilöstö vaikuttaa välillisesti myös asiakaskokemukseen

Yrityksen arjen sujuvoittamisen lisäksi Yliselä uskoo, että Mepco Henkilöstö vaikuttaa kustannuksiin sekä välillisesti myös asiakaskokemukseen.

“Jos järjestelmän avulla saadaan kevennettyä esimiesten työtä, antaa se heille lisää aikaa varsinaisten työtehtävien hoitamiseen. Tämä heijastuu suoraan työntekijöiden motivaatioon, joka vaikuttaa työn laatuun sekä sitä myötä myös asiakaskokemukseen,” hän linjaa.

Kaiken kaikkiaan Yliselä ja MSK Group ovat tyytyväisiä Mepco HR-järjestelmään sekä muihin ominaisuuksiin.

“Jos joku harkitsee Mepcon käyttöönottoa niin suosittelen ehdottomasti. Se laajenee hyvin ja on käyttäjille helppokäyttöinen. Toki sopimusneuvotteluihin, määrittelyyn ja käyttöönottoprosessiin kannattaa varata aikaa ja paukkuja, mutta uskon että nyt kun pääsemme järjestelmään sisälle, on siitä tulevina vuosina merkittävää hyötyä.”

Tero Yliselä on MSK Groupin henkilöstö- ja viestintäjohtaja. Hän vastaa tiiminsä kanssa yrityksen HR-asioista, palkkahallinnosta, sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä sekä markkinoinnista.