Kotkan Energialla arki sujuu, kun kaikki työsuhdetiedot löytyvät Finago Mepco Public -ohjelmistosta

Kotkan Energiassa Finago Mepco Public on ollut käytössä vuodesta 2013 lähtien. Ennen Finago Mepco Public -ratkaisua Kotkan Energialla oli toinen palkanlaskentajärjestelmä käytössä, mutta sen ylläpito päättyi. Finago Mepco Public valikoitui, koska siinä oli sekä HR- että palkanlaskenta samassa järjestelmässä.

”Halusimme sellaisen palkanlaskentaohjelman, jossa on lomakkeet kuten poissaolot ja lomat samassa järjestelmässä. Ennen meillä oli tähän tarkoitukseen erillinen ohjelma”, HR-asiantuntija Anne Koskelainen muistelee järjestelmävalinnan perusteita.

”Jos meillä ei olisi tällaista yhtenäistä HR- ja palkkajärjestelmää, niin esimerkiksi koulutusrekistereiden ja lomien hallinta olisi todella vaikeaa. Tiedon hallinta yhdessä paikassa on varmasti ollut yksi syy Finago Mepco Public -ohjelmiston valintaan”, henkilöstö- ja hallintojohtaja Minna Junnola kommentoi.

”Tiettyyn pisteeseen saakka yrityksessä pärjätään yleensä Exceleiden avulla, mutta mitä isommaksi henkilöstömäärä kasvaa, sitä vaikeammaksi hallinta muuttuu ilman kunnollista HR-järjestelmää,” hän jatkaa.

Finago Mepco Public -ratkaisun myötä manuaaliset työvaiheet ja tietojen etsintä ovat historiaa

Manuaalisen työn määrä on vähentynyt järjestelmän käyttöönoton myötä; ennen esimerkiksi lomat ja poissaolot piti käydä tallentamassa käsin palkanlaskentaohjelmaan. Myös työsopimusprosessi sekä koulutusten hallinta on helpottunut, kun kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta.

”Meillä esihenkilöt osaavat todella hyvin käyttää Finago Mepco Public -ohjelmistoa. Kun tehdään uusia työsopimuksia, esihenkilö valmistelee Finago Mepcossa pohjatiedot, HR täydentää ne ja sen jälkeen lomakkeet saadaan suoraan ulos järjestelmästä,” Junnola kertoo.

”Myös koulutusilmoittautumiset tulevat suoraan Finago Mepco Public -järjestelmässä olevaan koulutusrekisteriin ja kaikki työsuhteeseen liittyvät lomakkeet löytyvät samasta paikasta. Se on helppoa ja arki pyörii jouhevasti, kun asiat on keskitetty yhteen paikkaan”, hän jatkaa.

Palkkaprosessi hoituu sujuvasti Finago Mepco Public -järjestelmällä

”Meillä on useampi palkanmaksupäivä kuukaudessa, ja palkkaprosessi hoituu oman kokemukseni mukaan hyvin sujuvasti Finago Mepco Public -ratkaisulla”, Minna Junnola kertoo.

Palkanlaskijan työtä helpottaa, kun Finago Mepco Public -ohjelmaan saadaan työajanseurantajärjestelmästä suoraan ylityökorvaukset ja lisät. Se toimii Anne Koskelaisen mukaan hyvin.

”Myös tulorekisterin käyttöönotto Finago Mepco Public -järjestelmässä sujui todella hyvin. Meillä oli konsultti apuna, niin se meni todella hienosti”, Koskelainen kertoo.

Liittymien rakentaminen Finago Mepco Public -ohjelmaan on ollut helppoa. Junnola kertoo, että liittymiä on pystytty rakentamaan itse, ja ne on saatu toimimaan hyvin. Järjestelmä on monipuolinen ja räätälöitävissä omiin tarpeisiin.

Esihenkilöt ja työntekijät pääsevät näkemään tietoja ja tekemään muutoksia järjestelmässä

Kotkan Energialla esihenkilöt pystyvät itse tekemään muutoksia työsuhteen elinkaareen. Se helpottaa henkilöstöhallinnon työtä merkittävästi.

”Se olisi aika kaaosta, jos kaikki muutospyynnöt tulisivat meille vaikka sähköpostilla”, Minna ja Anne naurahtavat.

Työntekijöillä on käytössä Finago Mepco Public -ratkaisun Web-työpöytä, josta he pääsevät itse tarkastelemaan omia tietojaan sekä tekemään loma- ja poissaoloilmoituksia. Työntekijät ovat kokeneet järjestelmän käytön helpoksi.

SaaSiin siirtyminen sujui moitteettomasti

Kotkan Energia siirsi Finago Mepco Public-järjestelmänsä On Premisestä SaaS-ympäristöön hiljattain.

”SaaS-siirrossa konsulttien ammattitaito ja osaaminen tuli hyvin esiin. Projektisuunnitelma oli todella hienosti tehty. Kaikki sujui jouhevasti ja nopeasti”, Junnola sanoo.

”Tässä on muitakin projekteja tehty, niin kaikkialla ei todellakaan ole toiminut näin hyvin,” Koskelainen komppaa.

”Meidän puoleltamme asiakkaana tämä yhteistyö on ollut todella helppoa, sillä teiltä löytyy asiantuntemus ja se näkyy tekemisesstä. Siirtoprojekti meni tosi hyvin”, Junnola kehuu.

SaaSiin siirtyminen on tuonut helpotusta muun muassa versiopäivityksiin ja kirjautumiseen.

Tukipalveluihin ja yhteistyöhön Finago HR Solutionsin kanssa yleisesti on oltu Kotkan Energialla tyytyväisiä.

”Finago Mepcon käyttötuki saa täyden kympin!”, Koskelainen kehuu.

Kotkan Energia on Kotkan kaupungin kokonaan omistama energiakonserni, joka tarjoaa monipuolisia energiapalveluita ja -tuotteita. Konserni tarjoaa nykyaikaiset energiaratkaisut avaimet käteen -palveluna. Sen päätuotteita on kaukolämpö ja teollisuuden tarpeisiin höyry, sähkö ja maakaasu. Lisäksi yhtiö toimittaa sähköautojen latauspalveluita, aurinkopaneeleja ja muita älykkäitä energiapalveluita koko Suomen alueelle.