Mepco kulkee nyt myös mobiilissa mukana Voimatelillä
Voimatelillä on Mepco käytössä koko henkilöstöllä ja erityisesti päivittäisenä työkaluna HR:llä, palkanlaskennassa, esimiehillä ja muilla tukifunktioilla. Jokaisella henkilöllä on pääsy omaan työsuhdenäkymään, ja he voivat sitä kautta hallinnoida omaan työsuhteeseen liittyviä asioita. Voimatel hoitaa sekä palkkahallintonsa että HR:n toiminnot Mepcossa. Mepco-järjestelmä on otettu Voimatelissä käyttöön vuonna 2015 ja käyttöä on laajennettu tarpeen mukaan. Nyt tuoreimpana heillä on otettu Mepco Web-työpöytä ja Mepco Allekirjoitus sekä TalentAdore-rekrytointiratkaisun käyttöön.
Voimatelillä on aiemmin käytetty Mepcon Client-versiota, joka toimi tietokoneella VPN-yhteyden kautta. Mepco Web-työpöydän käyttöönoton suurimpana etuna on ollut se, että järjestelmä toimii nyt myös mobiililaitteella.
“Siitä on ollut tosi iso etu meidänkaltaisessa yrityksessä, jossa suuri osa tekee liikkuvaa työtä maastossa. Tietokoneen käyttö ei silloin ole välttämättä mahdollista tai se on tosi vaikeaa. Nyt työntekijät pystyvät näkemään palkkalaskelmat ja tekemään poissaoloilmoitukset ja muut omaan työsuhteeseen liittyvät asiat näppärästi mobiilissa”, kertoo HR Business Partner Miika Miettinen.
“Meillä on ollut jo pidemmän aikaan tavoitteena saada työntekijöiden palkkalaskelmat ja omat tiedot kännykkään, jotta ne olisivat myös liikkuvassa työssä saatavilla”, Maarika Miettinen sanoo.
Sama pätee myös esimiehiin, jotka liikkuvat tiiminsä mukana kentällä. Nyt heilläkin on Mepcossa oman tiimin näkymä koko ajan saatavilla kännykässä.
Mepco Web-työpöydän käyttöönotto on myös helpottanut HR:n ja palkanlaskijan työtä
“Mepco on nyt tosi paljon helppokäyttöisempi, selkeämpi ja visuaalisempi. Sen ansiosta ei tarvita niin paljon tukea ja ohjeistusta Mepcon käytössä meiltä kuin aikaisemmin”, Miika Miettinen kertoo.
Myös lomien ja poissaolojen käsittely helpottuu Mepco Web-työpöydän ansiosta. Aiemmin Voimatelissä lomat suunniteltiin Excelissä ja sen jälkeen ne kirjattiin käsin tuntikirjausjärjestelmään.
“Me toivomme, että saamme nyt vuosilomasuunnittelut hoidettua huomattavasti helpommin kuin aikaisemmin. Lomasuunnitelma tehdään Mepcossa ja hyväksytetään esimiehellä, jonka jälkeen ne menevät suoraan palkanlaskentaan. Kun lomia ei tarvitse enää manuaalisesti näpytellä, palkanlaskijan työ helpottuu. Suuri tavoitteemme, eli yhden tallennuksen taktiikka, toteutuu nyt sitten tässäkin”, Maarika Miettinen pohtii.
Myös poissaolojen kirjaus tulee nyt aiempaa oikea-aikaisemmin ja aiemmin.
“Meillä oli ennen se haaste, että jos esimerkiksi asentaja sairastuu, eikä hän ole ottanut tietokonetta mukaan, niin hän ei ole päässyt täyttämään poissaololomaketta. Moni asentaja on myös sanonut, että kun he liikkuvat tuolla maastossa, niin ei välttämättä ole aina ollut mahdollista saada tietokoneella VPN-yhteyttä, jolloin lomakkeet jäävät myös täyttämättä. Nyt se käy kätevästi kännykällä, joka hänellä on joka tapauksessa mukana. Tämän kaltaisiin haasteisiin olemme saaneet apua”, kertoo HR Business Partner Elina Autio.
“Mepco Web-työpöytä tukee myös viestintää, koska sen kautta pystyy nyt laittamaan viestiä henkilöstölle. Sen kautta viestit tulevat nyt paremmin luettua ja kuitattua. Lisäksi henkilötiedot päivittyvät paremmin, kun esimerkiksi osoitetiedot tai osaamistiedot voidaan päivittää Mepcoon kännykällä”, Maarika lisää.
Voimatelillä otettiin käyttöön myös Mepco Allekirjoitus, joka sujuvoittaa työsuhteen alun prosessia
Samaan aikaan Mepco Web-työpöydän kanssa Voimatelissa otettiin myös käyttöön Mepco Allekirjoitus.
“Mepco Allekirjoitus on meillä vasta käytössä osana työsopimusprosessia, mutta se on kyllä jo sujuvoittanut huomattavasti työsuhteen alun prosessia. Dokumentit saadaan nyt suoraan Mepcon lomakkeelta allekirjoitusjärjestelmään. Tietoturvallisuus myös lisääntyy, kun allekirjoitetut dokumentit tallentuvat suoraan sähköisen allekirjoituksen kautta Mepcoon. Enää ei tarvitse tulostaa, skannata, lähetellä sähköpostia tai perinteistä postia. Käsin tallentaminen ja tiedostojen siirtely on jäänyt nyt kokonaan pois,” Miika Miettinen summaa Mepco Allekirjoituksen hyötyjä.
“Minulla on myös samanlaiset kokemukset Mepco Allekirjoituksesta. Erittäin positiivista on se, että työsopimukset saadaan nyt suoraan järjestelmään allekirjoitettuna. Todella paljon helpottaa ja vähentää myös virheiden mahdollisuutta ja meidän työtä täällä HR:n päässä”, Elina Autio sanoo.
Voimatelissä on aikomuksena laajentaa Mepco Allekirjoituksen käyttöä tulevaisuudessa mm. työsuhteen muutoksiin.
“Allekirjoituksen käyttöönotto sujui hyvin ja ongelmitta, pystyimme tekemään Elinan kanssa siihen aika paljon valmistelevaa työtä itse etukäteen. Ja sitten Accountor HR Solutionsin konsultin kanssa näppärästi otettiin se käyttöön”, Miika kertoo.
“Sen käyttöönotto sujui niin hiljaisesti tuolla taustalla, että kukaan ei edes huomannut, että hupsista meillä on allekirjoitus jo käytössä”, Maarika kehuu.
Voimatelin Mepco-järjestelmä on siirretty Accountor HR Solutionsin ohjelmistopalveluun
Ohjelmistopalveluun siirtyminen on tuonut huolettomuutta ja monia asioita jäänyt pois HR:n harteilta.
“Päivitykset tulevat nyt automaattisesti, joten meidän ei enää tarvitse hallinnoida niitä. Lisäksi tietokannan hallinnointi ja säilytys on nyt Accountorin palvelimella, joten sekin on poissa meidän työpöydältämme” Miika Miettinen kertoo.
“Lisenssit uusiutuvat nyt automaattisesti, eikä niitä tarvitse itse muistaa uusia”, Elina Autio sanoo.
“ja tietysti tietoturvasta on huolehdittu”, Maarika lisää.
Voimatel on sähkö- ja tietoverkkojen sekä niitä tukevien järjestelmien, elinkaaripalvelujen ja ratkaisujen tuottaja. Varmistamme asiakkaidemme kriittisten järjestelmien ja verkkojen palvelukyvyn. Rakennamme vastuullisempaa, hiilineutraalia yhteiskuntaa suunnittelemalla, toteuttamalla ja optimoimalla ilmastoa rasittamattomia energiaratkaisuja.
Alan suurimpiin kuuluvana toimijana asiakkainamme ovat mm. eurooppalaiset teleoperaattorit, Suomen merkittävimmät siirto- ja jakeluverkkoyhtiöt, globaalit laitevalmistajat sekä monet yritykset, kaupungit ja kunnat. Voimatelin noin 1000 palveluammattilaisen organisaatio palvelee asiakkaita Suomesta ja Virosta käsin (2022). Voimatelin omistaa suomalainen Osuuskunta KPY.
Lue myös:
Jydacom tarjoaa Mepcoa rakennusalan asiakkailleen osana omaa kokonaisjärjestelmäänsä
Tilitoimisto Rotio laskee Mepcolla asiakkaidensa palkat – Yksi järjestelmä taipuu kaikille toimialoille
