Pesmel Oy:ssä ajansäästö on ollut merkittävää Mepco-järjestelmän käyttöönoton jälkeen
Pesmelillä oli tarve uudelle palkka- ja HR-järjestelmälle, koska käytössä oli 20 vuotta vanha palkkajärjestelmä, jossa ei ollut juurikaan HR-toimintoja. Moderni HRM-järjestelmä oli enemmän kuin tervetullut.
“Entinen järjestelmä oli tarpeisiimme nähden hyvin työläs ja kömpelö käyttää. Tarvittiin paljon turhia manuaalisia työvaiheita, kuten tulostamista, tietojenkäsittelyä Excelissä ja käsin tallentamista”, henkilöstösuunnittelija Leena Klasila kertoo.
Esimiehet eivät päässeet itse lainkaan henkilöstö- ja palkkatietoihin käsiksi, vaan kaikki tieto kulki Klasilan kautta, ja hänellä kului paljon aikaa kyselyihin vastaamiseen. Uudella järjestelmällä haettiin ratkaisua myös tähän ongelmaan.
Pesmelillä uudistettiin samoihin aikoihin myös ERP-järjestelmä ja uuden HRM-järjestelmän tuli olla hyvin integroitavissa siihen, mikä vaikutti järjestelmän valintaan. Lisäksi Klasilalla oli aikaisempaa kokemusta Mepco Palkat -järjestelmästä ja hän oli kokenut sen hyväksi ja näppäräksi. Myös muilta saadut suositukset Mepcosta vaikuttivat päätökseen.
Mepco oli myös hyvin räätälöitävissä Pesmelin tarpeisiin, koska TESien lisäksi palkanlaskennassa piti pystyä ottamaan huomioon myös erilaiset paikalliset sopimukset. Valintaan vaikutti lisäksi se, että Mepcossa on palkka- ja HR-järjestelmä samassa paketissa, joten erillisiä integraatioita ei tarvita.
Palkanlaskennassa säästynyt merkittävän paljon aikaa
“Aiemmin minulla meni noin puolitoista viikkoa palkkaprosessin hoitamiseen, eikä siihen läheskään aina riittänyt normaali työaika. Nyt olen selvinnyt normaalin työajan puitteissa alle viikossa”, Klasila kertoo.
“Palkanlaskennan kuormittavuus on vähentynyt huomattavasti. Nyt ehdin tekemään muutakin työpäivän aikana”, Klasila kertoo helpottuneena.
Mikä tämän on sitten mahdollistanut? Manuaalinen työ on vähentynyt, kun palkkaprosessiin on tullut lisää automaatiota.
“Esimerkiksi, kun esimies luo uuden työsuhteen Mepcoon, tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan asti. Ennen työsopimus tehtiin Wordissa tai Excelissä ja sen jälkeen tallensin sen käsin uudelleen palkanlaskentaohjelmaan. Tuplatyötä on saatu vähennettyä paljon Mepco-järjestelmän avulla”, Klasila sanoo.
Sopimuksien hallinta ja automaattiset muistutukset helpottavat myös henkilöstöhallinnon työtä. Lomien ja poissaolojen ilmoittaminen hoituu nykyään järjestelmän kautta. Ennen lomat ja poissaolot kirjattiin erillisiin Exceleihin, joista ne siirrettiin manuaalisesti palkanlaskentaan. Nyt esimies ja työntekijät itse näkevät lomapäiväsaldon, eikä niitä enää tarvitse kysellä sähköpostitse.
“Tieto kulkee työsuhteen alusta lähtien koko prosessin läpi, aikaa säästyy ja virheitä tulee vähemmän. Jos esimerkiksi 140 henkilön lomapäivät tallentaa käsin, myös virheen mahdollisuus kasvaa”, Klasila sanoo.
Pesmelillä on aikomuksena ottaa myös Mepcon sähköinen allekirjoitus, Mepco Allekirjoitus, käyttöön, koska toimipisteitä on eri puolilla Suomea. Sen avulla säästyttäisiin dokumenttien skannaamiselta ja lähettämiseltä postitse, jos esimerkiksi esimies on Kauhajoella ja työntekijä Helsingissä.
M2 – matka- ja kululaskujärjestelmä poistanut manuaalisia työvaiheita
Mepcon lisäksi Pesmelillä otettiin käyttöön myös M2 matka- ja kululaskujärjestelmä. Yrityksessä tulee paljon matka- ja kululaskuja, joiden käsittely manuaalisesti vei paljon aikaa.
“Nyt työntekijä täyttää matkalaskun suoraan M2-järjestelmään, eikä kuitteja tarvitse enää käsitellä manuaalisesti. Lisäksi Mepcosta siirtyvät kaikki tarvittavat henkilötiedot M2-järjestelmään, kuten työntekijän tilitiedot ja osoitteet. Nämä tiedot myös päivittyvät automaattisesti”, Klasila sanoo.
Mepco-järjestelmä on otettu innokkaasti vastaan yrityksessä
“Esimiehet odottivat innolla Mepco-järjestelmää jo projektin aikana. He ovat olleet tyytyväisiä, koska pääsevät nyt myös itse katsomaan työsuhdetietoja, kuten työsopimuksia, kehityskeskusteluja, lomia ja poissaoloja, eikä niitä tarvitse erikseen kysyä minulta,” Klasila kertoo.
Myös työntekijät ottivat Mepcon innolla vastaan. Klasilan mukaan sisäiseen koulutukseen osallistui ennätyksellisen paljon henkilöstöä.
“Työntekijät ovat olleet tyytyväisiä ja sanoneet, että Mepcoa on helppo käyttää”, Klasila sanoo.
Top 3 parhaat puolet Mepcossa Klasilan mukaan ovat helppokäyttöisyys, monipuolisuus ja muokattavuus omiin tarpeisiin sopivaksi.
Pesmelillä on yli 40 vuoden kokemus materiaalivirtoja ja logistiikkaa parantavien ratkaisujen toimittamisesta erityyppisiin tuotantolaitoksiin. Yritys palvelee asiakkaita ympäri maailmaa sellu- ja paperi-, metalli- sekä rengasteollisuudessa.
