Miten yrityksen koko vaikuttaa palkkahallinnon ja HR:n järjestelmätarpeisiin?

Palkan maksaminen on yksi työnantajan pakollisista velvoitteista. Jokaisen työnantajan on maksettava palkka ja tämän vuoksi siihen liittyvien prosessien järkeistäminen on yksi tärkeimpiä hallinnollisia asioita. On täysin turhaa hukata aikaa manuaalisiin toistuviin asioihin sen sijaan, että edistettäisiin liiketoimintaa.

Palkanmaksamisen ja siihen liittyvien palveluiden ja järjestelmien käyttäminen on pitkälti kiinni yrityksen henkilömäärästä ja strategisista valinnoista. Ääripäitä edustavat oma palkanlaskenta ja ulkoistaminen.

Palkanlaskennan järjestelyt voidaan karkeasti jakaa kolmeen eri kategoriaan henkilömäärän mukaan:

1. Pienet alle 50 henkilön yritykset

Pienimmät yritykset ovat todennäköisesti ulkoistaneet koko taloushallinnon ja sen ohessa myös palkanlaskennan. Tämä on fiksu päätös, sillä yrityksen kokoon nähden on järkevämpää hankkia spesifi osaaminen ja järjestelmät talon ulkopuolelta.

On hyvä muistaa, että ei ole sama, millä järjestelmällä palkkahallinnon ulkoistuspalvelu tehdään. On tärkeää, että työsuhdemuutosten, poissaolojen ja työtuntien kaltaisten tietojen ilmoittaminen palkkahallintoon voidaan tehdä sähköisesti. Näin varmistetaan palkanlaskennan oikeellisuus ja ajantasaisuus.

Pahimmillaan ulkoistettu palkkahallinto vie yhtä paljon aikaa ja euroja kuin kokonaan oma järjestelmä ja henkilöstö. Oikeilla välineillä ja prosesseilla saavutetaan kuitenkin se hyöty, mitä ulkoistuksella yleisesti tavoitellaan – eli ajan ja eurojen säästö.

Lue lisää: Näin paljon hyvä palkanlaskentaohjelma säästää yrityksen aikaa

2. 50–250 henkilön yritykset

Tässä kokoluokassa alkaa olla paljon enemmän omia palkanlaskijoita kuin pienemmissä yrityksissä. Ulkoistaminen tulee kyseeseen usein muutostilanteiden, kuten eläköitymisten yhteydessä.

Ulkoistukselle on kuitenkin varteenotettava ja suosittu vaihtoehto: helposti käyttöön otettava palkka- ja HR-järjestelmä.

Tämän kokoluokan yritykset eivät tyypillisesti halua laittaa rahojaan kiinni monimuotoisiin integrointeihin. Henkilömäärän ylittäessä 50 henkilöä alkaa kuitenkin olla järjestelmätarvetta myös työsuhteen hallinnalle ja HR-prosesseille. Tällöin palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon yhdistäminen samaan järjestelmään on kustannustehokas vaihtoehto.

Erilaisten tarpeiden yhdistäminen samaan järjestelmään tehostaa entisestään toimintaa. Mikäli palkanlaskentaa ei haluta tehdä omassa järjestelmässä itse, voidaan valita myös hybridimalli, jossa omaan palkka- ja HR-järjestelmään hankitaan ulkopuolinen palkanlaskentapalvelu.

Lue lisää: Miksi HR:ää pitäisi kiinnostaa palkanlaskenta?

3. Yli 250 henkilön yritykset

Palkanlaskenta isommissa yrityksissä on tyypillisesti osa yrityksen muita prosesseja. Palkka- ja HR-järjestelmä halutaan integroida osaksi isompia kokonaisuuksia, mikä edellyttää järjestelmän käyttöönottoja ja muokkaamista yrityksen prosesseihin.

Palkanlaskijat ovat tyypillisesti palkka-asiantuntijaroolissa olevia henkilöitä, jotka huolehtivat palkanlaskentajärjestelmän automatiikoista, ja auttavat esimiehiä ja johtoa palkanlaskentaan liittyvissä kysymyksissä. Suuren massan myötä korostuu palkanlaskennan osuus työsuhteen hallintaa.

Tahtotila on tietysti, että laskentaprosessi on tehokas ja ennen kaikkea virheetön. Moderni palkanlaskenta pystyykin automatisoimaan lähes kaikki palkanlaskennan prosessit. Ison henkilömassan myötä tähän kannattaa myös panostaa. Järjestelmiin ja järjestelmien kehitykseen liittyvät kulut on hyvin harvoin isompia kuin henkilötyökulut.

Yleisesti voidaan todeta, että oli yrityksen kokoluokka tai tilanne mikä tahansa, on palkanlaskennan prosessille kaksi mittaria:

Ensimmäinen ja ehdottomasti tärkein on palkanlaskennan oikeellisuus. Oikeellisuus varmistetaan minimoimalla manuaalinen työ ja keskittämällä palkanlaskenta järjestelmälle.
Toinen on palkanlaskennan tehokkuus. Tehokkuutta mitataan usein ajalla, joka käytetään yhden palkan laskemiseen. Ensisijainen tehokkuutta tuova tekijä on palkanlaskennan oikeellisuus, sillä virheiden korjaamiseen ja selvittelyyn menee huomattavan paljon aikaa. Tehokkuutta saadaan myös kokonaisuuden kautta siten, että mahdollisimman paljon asioita tapahtuu järjestelmässä sen sijaan, että ne tehtäisiin manuaalisesti.

Jokaisen yrityksen olisi hyvä aika ajoin pysähtyä tarkastamaan oma prosessinsa ja järjestelmänsä. Tutustuminen järjestelmiin ja niiden mahdollistamiin automaattisiin prosesseihin tuo varmasti ajatuksia omaan toimintaan.

Palkanlaskennan voi hoitaa monella tapaa ja yhden tapa ei välttämättä ole se optimaalisin toiselle.

Joka tapauksessa olisi hyvä huolehtia virheettömyydestä ja tehokkuudesta, koska vain näiden avulla palkanlaskennasta voidaan säästää aikaa varsinaisen liiketoiminnan tekemiselle.